App per organizzare la giornata
Hai presente quando devi fare tante cose diverse e hai la sensazione che il tempo non basti mai? Non hai nemmeno fatto in tempo a svegliarti e a pensare a ciò che c'è da fare oggi che sta già tramontando il sole! OK, forse detta così è un po' esagerato, ma presumo di aver reso l'idea di cosa stia parlando.
Organizzare in modo efficace ed efficiente la giornata è molto importante per essere produttivi, portare a termine più cose possibili e tutte fatte per bene. Avere un buon metodo nel disporre gli impegni e saperli rispettare ti porterà a notare che si possono fare veramente tante cose nell'arco di un intero giorno, a patto di evitare sprechi di tempo e sfruttarle al meglio ogni singolo minuto (o quasi) a propria disposizione.
Come fare a schematizzare i vari impegni, dandone la giusta importanza e dedicando il tempo necessario a tutto? Se stai leggendo questo tutorial, sappiamo entrambi che la soluzione, a volte, è proprio a portata di mano, o meglio, di smartphone. Oggi, infatti, ti mostrerò alcune app per organizzare la giornata che spero possano aiutarti a ottimizzare il tuo tempo: mettile alla prova e ti assicuro che non te ne pentirai!
Indice
App per organizzare la giornata gratis
Che tu voglia semplicemente organizzare la giornata o, più in grande, gestire interi progetti, troverai utili le soluzioni di cui sto per parlarti. Ho preparato una lista di app per organizzare la giornata gratis, disponibili sia per Android che per iOS/iPadOS, molte delle quali permettono di sincronizzare i dati su più dispositivi, il che può tornare davvero comoda come cosa.
Todoist (Android/iOS/iPadOS)
Todoist è un'app così semplice e minimale ma, al tempo stesso, estremamente funzionale, considerata una delle migliori nell'ambito dei software per creare to-do list. È utilissima per organizzare attività con immediatezza, per ricordare scadenze utilizzando date e promemoria, monitorare i progressi compiuti e creare progetti, sia individuali che collettivi da condividere con i propri collaboratori.
È possibile utilizzarla su tutti i propri dispositivi, così da renderla fruibile in qualsiasi momento grazie alla sincronizzazione automatica dei dati. È infatti disponibile per Android (se disponi di un device senza Play Store, verifica la sua disponibilità su qualche store alternativo) e iOS/iPadOS, ma anche per PC con Windows 11, macOS e Linux e, infine, come plugin per (Gmail e Outlook) ed estensione per i browser basati su Chromium e Firefox.
Se non dovesse bastare la versione gratuita, sono disponibili due pacchetti a pagamento: Pro e Business. Tra le differenze, ci sono la quantità di progetti che si possono creare (fino a 5 progetti per la versione gratuita, fino a 300 per Pro e fino a 500 per Business), la quantità di collaboratori per ogni progetto (fino a 5 per la versione gratuita, fino a 25 per Pro e fino a 50 per Business).
Il costo del pacchetto Pro è di 5 euro/mese, oppure, con pagamento annuale, di 60 euro, mentre il prezzo del pacchetto Business (con periodo di prova gratuita di 30 giorni) è di 8 euro/mese oppure, con pagamento annuale, di 96 euro.
Una volta scaricata, Todoist chiede di effettuare l'iscrizione (puoi accedere tramite account Google, Apple oppure effettuando la registrazione utilizzando l'e-mail). Come ti dicevo, a registrazione ultimata, l'app si presenta fluida e intuitiva, ti basta infatti premere sul pulsante (+) (in basso) per aggiungere una nuova attività e, successivamente, scrivere qual è il tuo obiettivo nel campo di testo es.:.
Inoltre, puoi scrivere un giorno preciso della settimana, così da assegnare automaticamente la tua attività al giorno prestabilito usando un linguaggio naturale (es. “Domenica cena con i parenti” viene inserita come impegno per la prossima domenica). Tramite i pulsanti appositi, poi, hai la possibilità di aggiungere eventuali allegati, assegnare delle priorità, inserire dei promemoria, etc. Toccando la freccia rivolta in alto, puoi fissare l'appuntamento nella tua to-do list.
Quando hai terminato di stilare la lista di cose da fare, puoi visualizzare le varie attività navigando nelle diverse sezioni dell'app. Toccando il pulsante In arrivo, puoi vedere tutte le attività non svolte (passate, di oggi e dei prossimi giorni); il menu Oggi, ti mostra le attività da svolgere nel corso della giornata e il menu Prossime, contiene tutte le cose da fare nei prossimi giorni. Infine, per spuntare un'attività ormai completata, fai tap sul cerchio posizionato alla sinistra dell'attività stessa.
A volte, potresti aver bisogno di raggruppare le tue attività per obiettivi o categorie di attività che, magari, coinvolgono più persone, oppure potresti aver bisogno di separare le attività lavorative da quelle personali. Non preoccuparti: c'è la sezione Naviga fatta apposta per creare veri e propri progetti! Per creare un nuovo progetto, premi sul pulsante Naviga situato in basso a destra, dopodiché premi sul pulsante + annesso alla sezione I miei progetti.
Infine, tocca Aggiungi progetto, scrivi il nome del progetto nel campo di testo apposito, scegli un colore con cui contrassegnarlo e, dopo averne definito anche il layout preferito, fai tap sul pulsante (✓), posizionato in alto a destra, e il gioco è fatto.
Altra funzione visibile premendo sul pulsante Naviga è quella denominata Filtri e etichette, che permette di vedere soltanto attività che hanno un determinato filtro o una certa etichetta (es. tutte le attività con filtro "Priorità 1).
Una volta provata, diventerà sicuramente la tua “agenda tascabile” per le cose da fare, aiutandoti a organizzare per bene tutte le tue giornate!
ATracker (Android/iOS/iPadOS)
ATracker è un'app di tracciamento dei tempi per le varie attività giornaliere, il che può rivelarsi determinante per capire dove finisce il proprio tempo e, quindi, se viene sprecato in qualche attività futile, monitorando il tutto anche tramite l'utilizzo di pratici grafici a torta o a barre. È disponibile per Android (se disponi di uno smartphone o tablet senza servizi di Google, vedi se c'è su qualche store alternativo) e iOS/iPadOS in versione gratuita e versione Pro (al prezzo di 5,99 euro) e una versione Premium (da 2,99 euro/mese).
La differenza sostanziale tra i vari pacchetti è che la versione Pro consente di inserire un numero illimitato di “compiti” (nella versione gratuita il massimo è di 5 compiti), permette di esportare i dati nel menu CSV o i grafici via email, consente di personalizzare lo sfondo dell'app, rimuove gli annunci pubblicitari, mentre, solo per dispositivi iOS/iPadOS, diviene compatibile con Apple Watch e permette la sincronizzazione più dispositivi Apple. Invece, la versione Premium, oltre a ciò che è compreso nella versione Pro, consente l'accesso ad ATracker via Web su PC e Mac, permette la sincronizzazione di più dispositivi (Android, iOS/iPadOS e Web) e, infine, consente un numero illimitato di etichette numeriche o a discesa per i “compiti”.
Una volta scaricata, installata e avviata l'app, verrai accolto da un tutorial che ne illustra le funzionalità principali, che potrai visualizzare pigiando di volta in volta sulla voce Il prossimo o che, volendo, puoi saltare con un tap sulla voce Salta. Per creare un nuovo compito, premi dunque sul pulsante
(al centro, nella parte bassa della schermata) e compila tutti i campi che vengono richiesti. Scegli il nome del compito, l'icona che vuoi assegnargli, il colore, e tocca Mostra di più per espandere le altre opzioni disponibili (es. Etichetta, Obbiettivo, Allarme, Durata compito, etc.). Quando hai finito di compilare tutti i campi, premi sul pulsante Fatto posizionato in alto a destra.
Non ti rimane, ora, che avviare un'attività da svolgere, facendo tap su di essa. La stessa cosa vale se vuoi fermare un'attività che è già in corso: ti basta premere sul compito che vuoi fermare oppure premere su un altro compito, per avviare un'attività diversa fermando quella precedente.
Per vedere l'andamento delle tue attività hai a disposizione un calendario, uno storico e due tipi di grafici. Per visualizzare il dettaglio di un intero giorno, premi sul pulsante Calendario posizionato nella parte bassa dello schermo. Come vedi è presente l'intera giornata suddivisa in ore e, inoltre, il suo scopo non è soltanto quello di fornire un riferimento visivo. Difatti, premendo su un determinato orario, puoi aggiungere un'attività che magari avevi dimenticato di segnare, impostando orario di inizio e di fine.
Anche premendo il pulsante Storico, posto nella parte bassa dello schermo, puoi vedere un riepilogo delle tue attività giornaliere con, a fianco, il relativo tempo trascorso. Inoltre, da qui puoi modificare un'attività, premendoci sopra, o eliminarla, sfiorandola leggermente da destra verso sinistra e premendo sul bottone Elimina voce attività.
Come ultimo riepilogo, hai a disposizione i grafici che puoi visualizzare premendo sul pulsante Rapporto, anch'esso posizionato nella parte bassa dello schermo. In questa sezione puoi scegliere se guardare il grafico a torta, premendo sull'icona a forma di grafico a torta, o il grafico a barre, premendo sull'icona dell'istogramma (entrambe posizionate in alto a sinistra). Interessante, vero?
Notion (Android/iOS/iPadOS)
Concludo in bellezza parlandoti di quella che molti definiscono una “super-app”, nel senso che le sue potenzialità sono talmente interessanti da renderla un vero e proprio must per gli appassionati di produttività e crescita personale. Mi sto riferendo a Notion. Non è una semplice app per prendere appunti, come qualcuno potrebbe erroneamente pensare (la si può usare anche solo per quello, ma sarebbe riduttivo a mio avviso). Si tratta, infatti, di un vero e proprio gestore di progetti. Permette di organizzare scadenze, impostare obiettivi da raggiungere entro date prestabilite e, in generale, rendere più ordinata la propria routine lavorativa o scolastica.
Tra le varie funzionalità disponibili ci sono la creazione di calendari, la definizione di flussi di lavoro e la possibilità di collaborare con altre persone, qualora necessario. Essendo un software compatibile con diverse piattaforme — puoi usarlo senza problemi su computer, essendo disponibile sia per Windows e macOS, e su smartphone e tablet Android (anche su store alternativi) e iOS/iPadOS. L'unico limite da considerare è che non è disponibile in italiano, quindi tienine conto se non mastichi l'inglese. Per uso personale esiste il piano Personal gratuito, che consente di avere pagine e blocchi illimitati, spazi di lavoro condivisi, l'invito di fino a 10 collaboratori esterni e l'integrazione con app di terze parti come Slack e GitHub. Chi desidera funzionalità aggiuntive può scegliere tra piani a pagamento, con tariffe a partire da 9,50 euro al mese.
Dopo aver scaricato l'app sul tuo dispositivo mobile, effettua la registrazione tramite account Google, Apple, Microsoft, e-mail, etc. Dopodiché rispondi al breve questionario spiegando come intendi usare il servizio, quali sono le tue principali aree di interesse, etc. Segui poi le istruzioni del tutorial informativo, che comparirà a un certo punto, avanzando tra le varie schede illustrative pigiando su Continue e, quando sei pronto, tocca Finish.
Ora inizia il bello. Chiudi la pagina di benvenuto di Notion premendo sulla < (in alto a sinistra) e premi sul pulsante +. Tocca un punto vuoto dello schermo e poi fai tap sulla + comparsa sulla tastiera: in questo modo potrai aggiungere uno dei vari elementi di tuo interesse, tra cui testi (Text), to-do list, pagine (Page), citazioni (Quote), tabelle (Table), divisori (Divider), liste numerate (Numbered list), elementi multimediali (Media), database, e moltissimo altro ancora. Potrai organizzare le varie pagine del tuo spazio su Notion come meglio credi, in base a come e cosa intendi monitorare nelle tue giornate.
Dal momento che si tratta di un'app relativamente complessa, ricca di funzionalità, potrebbe essere meglio approfondirne bene il suo funzionamento tramite la mia guida specifica su come usare Notion: ti sarà molto utile avere una guida ad hoc dedicata a quest'app.
Altre app per organizzare la giornata
Oltre alle soluzioni che ti ho mostrato in precedenza, ci sono tante altre app per organizzare la giornata. Ecco, dunque, un'ulteriore lista di applicazioni alle quali dovresti dare un'occhiata. Se disponi di un device Android senza Play Store, vedi se le app menzionate sono presenti eventualmente su store alternativi.
- TimeTune (Android) — mirata per aumentare la produttività e migliorare la routine quotidiana o settimanale. Permette una personalizzazione completa di ogni attività, di ogni notifica, insomma, tutto può avere l'aspetto che più preferisci. Acquistando la versione completa, che costa 9,99 euro, è possibile sbloccare tutte le sue funzioni.
- Microsoft To Do (Android/iOS) — si tratta di una soluzione che, come suggerisce il suo nome, è sviluppata da Microsoft e che è stata ideata per creare to-do list personalizzate in modo facile e gratuito, offrendo la possibilità di sincronizzare il tutto tra Outlook e To Do.
- Things (iOS/iPadOS) — è un task manager adatto a ogni esigenza che permette, in modo semplice e intuitivo, di organizzare le cose da fare in giornata, pianificare i propri programmi futuri, fare progetti e raggiungere gli obiettivi posti. Costa 9,99 euro per iPhone e 22,99 euro per iPad.
Se sei alla ricerca di soluzioni che, oltre a permetterti di organizzare come si deve la giornata ti possano consentire anche di essere più produttivo nello studio o nel tuo lavoro, dai un'occhiata alla mia guida dedicata alle app per la produttività, dove troverai un'infinità di soluzioni pensate a questo scopo. Oltre a includere molte delle app di cui ti ho parlato in questa guida, ne troverai altre che potrebbero fare al caso tuo.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
