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App per organizzare la giornata

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Hai presente quando devi fare tante cose diverse e hai la sensazione che il tempo non basti mai? Non hai nemmeno fatto in tempo a svegliarti e a pensare a ciò che c’è da fare che già sta tramontando il sole! OK, forse così è un po’ esagerato, ma presumo di aver reso l’idea, sai di cosa sto parlando.

Organizzare la giornata è molto importante per essere produttivi, portare a termine più cose possibili e tutte fatte per bene. Avere metodo nel disporre gli impegni e saperli rispettare ti porterà a notare che si possono fare veramente tante cose nell’arco di un intero giorno.

Come fare a schematizzare i vari impegni, dandone la giusta importanza e dedicando il tempo necessario a tutto? Se stai leggendo questo tutorial, sappiamo entrambi che la soluzione, a volte, è proprio a portata di mano, o meglio, di smartphone. Oggi, infatti, ti mostrerò alcune app per organizzare la giornata che ti aiuteranno sicuramente a ottimizzare il tuo tempo: mettile alla prova e ti assicuro che non te ne pentirai!

Indice

Informazioni preliminari

To-Do List Pexel

Che tu voglia semplicemente organizzare la giornata o, più in grande, gestire interi progetti, tenere traccia di quanto tempo dedichi a ogni attività o fissare degli appuntamenti, di seguito trovi tutto ciò che fa al caso tuo. Ho preparato una lista di applicazioni disponibili sia per Android che per iOS/iPadOS, con la possibilità di sincronizzare i dati su più dispositivi, ideali per soddisfare le tue esigenze.

Avere sempre a portata di mano una lista di cose da fare e poterla consultare e aggiornare con immediatezza rappresenterà una svolta nelle tue giornate. Senza ulteriori indugi, ti auguro una buona lettura e ricorda: il tempo è prezioso e non va sprecato!

Todoist

Todoist

Todoist è un’app così semplice e minimale ma, al tempo stesso, estremamente funzionale, considerata una delle migliori nell’ambito delle to-do list. È utilissima per organizzare attività con immediatezza, per ricordare scadenze utilizzando date e promemoria, monitorare i progressi compiuti e creare progetti, sia individuali che collettivi da condividere con i tuoi collaboratori.

Puoi utilizzarla su tutti i dispositivi, così da renderla fruibile in qualsiasi momento grazie alla sincronizzazione automatica dei dati. È infatti disponibile per Android e iOS/iPadOS, ma anche per PC con Windows 10, macOS e Linux e, infine, come plugin per (Gmail e Outlook) ed estensione per i browser (Google Chrome, Firefox, Safari).

Se non dovesse bastare la versione gratuita, sono disponibili due pacchetti a pagamento: Premium e Business. Tra le differenze, ci sono la quantità di progetti che si possono creare (fino a 80 progetti per la versione gratuita, fino a 300 per Premium e fino a 500 per Business), la quantità di collaboratori per ogni progetto (fino a 5 per la versione gratuita, fino a 25 per Premium e fino a 50 per Business). Invece, solo per Premium e Business vengono aggiunti i promemoria, i commenti alle attività o ai progetti, il caricamento di file, etichette, filtri, andamenti di produttività, temi premium, un registro attività e l’assistenza prioritaria. Infine, soltanto per gli utenti Business sono disponibili funzionalità come l’assegnazione di ruoli (amministratore e membri), una team inbox condivisa e la fatturazione centralizzata.

Il costo del pacchetto Premium è di 4 euro/mese, oppure, con pagamento annuale, di 36 euro (sostanzialmente 3 euro al mese), mentre il prezzo del pacchetto Business (con periodo di prova gratuita di 30 giorni) è di 6 euro/mese oppure, con pagamento annuale, di 60 euro (sostanzialmente 5 euro al mese).

Una volta scaricata, Todoist chiede di effettuare l’iscrizione (puoi accedere tramite Facebook, account Google oppure registrarti utilizzando l’email). Come ti dicevo, l’app si presenta fluida e intuitiva, ti basta infatti premere sul pulsante con il simbolo (+) per aggiungere una nuova attività e, successivamente, scrivere qual è il tuo obiettivo. Inoltre, puoi scrivere un giorno preciso della settimana, così da assegnare automaticamente la tua attività al giorno prestabilito usando un linguaggio naturale (es. "Domenica cena con i parenti" viene inserita come impegno per domenica).

Quando hai terminato di stilare la lista di cose da fare, puoi visualizzare le varie attività premendo sull’icona del menu (le tre linee orizzontali) posizionata in alto a sinistra. Qui trovi il menu Inbox contenente tutte le attività non svolte (passate, di oggi e dei prossimi giorni), il menu Oggi che ti mostra le attività da svolgere nel corso della giornata e il menu Prossimi 7 giorni che contiene tutte le cose da fare nei prossimi giorni. Infine, per spuntare un’attività ormai completata, fai tap sul cerchio posizionato alla sinistra dell’attività stessa.

A volte, potresti aver bisogno di raggruppare le tue attività per obiettivi che, magari, coinvolgono più persone, oppure potresti aver bisogno di separare le attività lavorative da quelle personali. Non preoccuparti: ci sono i Progetti fatti apposta per questo! Per creare un nuovo progetto, premi sull’icona del menu (le tre linee orizzontali) posizionata in alto a sinistra, dopodiché premi sul pulsante Progetti e, infine, sul pulsante Aggiungi progetto.

Nella schermata che si apre, compila i dettagli del tuo progetto, scrivendo il Nome da assegnargli, scegliendo un colore e, se il progetto richiede la partecipazione di più persone, premi sul pulsante Aggiungi collaboratori. Quando è tutto pronto, fai tap sull’icona a forma di freccia, posizionata in alto a destra. Completata la creazione del progetto, premi sul pulsante con il simbolo (+), per iniziare ad aggiungere delle attività.

Todoist - Creare un progetto

Altre funzioni sono visibili premendo sull’icona del menu (le tre linee orizzontali) posizionata in alto a sinistra. Come vedi c’è il menu delle Etichette (disponibili solo per premium e business), il menu dei Filtri, per vedere soltanto attività che hanno un determinato filtro (es. tutte le attività con filtro "Priorità 1") e, infine, il menu delle Impostazioni, per modificare dati personali, temi e quant’altro.

Una volta provata, diventerà sicuramente la tua "agenda tascabile" per le cose da fare, aiutandoti a organizzare per bene tutte le tue giornate!

ATracker

ATracker

ATracker è un’app di tracciamento dei tempi per le varie attività giornaliere. Molto intuitiva e semplice da usare, permette anche di monitorare l’andamento dei tempi grazie all’utilizzo di pratici grafici a barre o a torta. È disponibile per Android e iOS/iPadOS in versione gratuita, versione Pro (al prezzo di 3,09 euro per Android e di 5,49 euro per iOS) e Premium (con abbonamento di 2,89 euro/mese oppure 28,99 euro/anno per Android e di 2,99 euro/mese oppure 27,49 euro/anno per iOS).

La differenza sostanziale tra i vari pacchetti è che la versione Pro consente di inserire un numero illimitato di "compiti" (nella versione gratuita il massimo è di 5 compiti), permette di esportare i dati in CSV o i grafici via email, consente di personalizzare lo sfondo dell’app, rimuove gli annunci pubblicitari, mentre, solo per dispositivi iOS, diviene compatibile con Apple Watch e permette la sincronizzazione di più dispositivi (iOS) via Dropbox. Invece, la versione Premium, oltre a ciò che è compreso nella versione Pro, consente l’accesso ad ATracker via Web su PC e Mac, permette la sincronizzazione di più dispositivi (Android, iOS e Web) e, infine, consente un numero illimitato di etichette numeriche o a discesa per i "compiti".

Una volta scaricata e installata l’app, verrai accolto da un tutorial che ne illustra le funzionalità principali. Per creare un nuovo compito, premi dunque sul pulsante rotondo con il simbolo (+) e compila tutti i campi che vengono richiesti. Scegli il nome del compito, l’icona che vuoi assegnargli, il colore, e aggiungi una descrizione. Inoltre, puoi attivare un allarme stabilendo dopo quante ore o minuti esso deve suonare. Quando hai finito di compilare tutti i campi, premi sul pulsante Fatto posizionato in alto a destra.

Non ti rimane, ora, che avviare un’attività da svolgere, facendo tap su di essa. La stessa cosa vale se vuoi fermare un’attività che è già in corso: ti basta premere sul compito che vuoi fermare oppure premere su un altro compito, per avviare un’attività diversa fermando quella precedente.

ATracker gestione compiti

Per vedere l’andamento delle tue attività hai a disposizione un calendario, uno storico e due tipi di grafici. Per visualizzare il dettaglio di un intero giorno, premi sul pulsante Calendario posizionato nella parte bassa dello schermo. Come vedi è presente l’intera giornata suddivisa in ore e, inoltre, il suo scopo non è soltanto quello di fornire un riferimento visivo. Difatti, premendo su un determinato orario, puoi aggiungere un’attività che magari avevi dimenticato di segnare, impostando orario di inizio e di fine.

Anche premendo il pulsante Storico, posto nella parte bassa dello schermo, puoi vedere un riepilogo delle tue attività giornaliere con, a fianco, il relativo tempo trascorso. Inoltre, da qui puoi modificare un’attività, premendoci sopra, o eliminarla, sfiorandola leggermente da destra verso sinistra e poi premendo sull’icona a forma di cestino.

Come ultimo riepilogo, hai a disposizione i grafici che puoi visualizzare premendo sul pulsante Rapporto, anch’esso posizionato nella parte bassa dello schermo. In questa sezione puoi scegliere se guardare il grafico a torta, premendo sull’icona a forma di grafico a torta, o il grafico a barre, premendo sull’icona a forma di grafico a barre (entrambe posizionate in alto a sinistra).

Goal Meter

Goal Meter

Goal Meter è un’ottima app per migliorare la routine quotidiana, pianificare le giornate e, come lascia intendere il suo nome, per fissare e raggiungere obiettivi. Il suo design è davvero ben realizzato, i disegni e i personaggi che la caratterizzano la rendono ancora più piacevole da utilizzare. Disponibile solo per dispositivi Android in versione gratuita oppure in versione Premium, al prezzo di 4,59 euro, che permette di aggiungere un numero illimitato di obiettivi (in versione gratuita il massimo è di 3 obiettivi), aggiunge più disegni e rimuove gli annunci pubblicitari.

Una volta scaricata e installata, effettua la registrazione (puoi accedere con Facebook, con account Google, oppure registrarti utilizzando l’email). Successivamente, puoi leggere il tutorial, per capire come utilizzare Goal Meter. Come prima cosa, bisogna creare un nuovo obiettivo: per fare ciò, premi sul pulsante con il simbolo (+) posizionato in basso a destra, dopodiché premi sul pulsante Aggiungi Obiettivo. Qui troverai una lista di obiettivi divisi in categorie e, ognuna di esse, è divisa in sottocategorie.

  • Studiare – a sua volta è divisa in Studiare sodo, Leggere un libro e Preparare un esame.
  • Esercitarsi – a sua volta è divisa in Esercitarsi, Stretching, Correre, Camminare, Bicicletta, Nuoto, Fare yoga, Arrampicata, Danza, Calcio, Rugby e Sci.
  • Alimentazione – a sua volta è divisa in Fare colazione, No Fast Food, Perdere peso, Mangiare frutta e verdura e Mangiare pesce.
  • Lavorare – a sua volta è divisa in Lavora sodo, Pianifica la giornata, Rete di relazioni, Proponiti per un nuovo lavoro, Organizzare il mio luogo di lavoro e Stare concentrato a lavoro.
  • Salute – a sua volta è divisa in Controllo medico, Controllo dentale, Meditare, Dormire abbastanza, Pausa pranzo e Andare in vacanza.
  • Brutte abitudini da smettere – a sua volta è divisa in Smettere di fumare, Smettere di drogarsi, Non guardare troppa TV e Stop abuso di analgesici.
  • Soldi – a sua volta è divisa in Risparmiare, Ripagare i debiti, Pagare le carte di credito, Ripagare i debiti studenteschi, Fondi per emergenze e Vivere con meno di quello che guadagno.

Se non dovessi trovare il tuo obiettivo tra quelli disponibili, in tutte le categorie hai la possibilità di creare un obiettivo personalizzato. Per fare questo, una volta scelto l’obiettivo e la sottocategoria che preferisci, premi sul pulsante Crea obiettivo, quindi scegli il Nome dell’obiettivo e definisci l’obiettivo finale dandogli un’unità di misura (es. quanto tempo è necessario per il completamento dell’obiettivo diviso in ore o minuti, quanta distanza compiere per raggiungere un obiettivo scegliendo la quantità di metri o chilometri, la quantità di peso per un determinato obiettivo calcolato in grammi o chili ecc.). Quando hai terminato di perfezionare il tuo obiettivo, premi sul pulsante con il simbolo di spunta posizionato in alto a destra, per confermare.

A un obiettivo puoi aggiungere vari compiti necessari per il suo raggiungimento: per fare ciò, premi nuovamente sul pulsante con il simbolo (+) posizionato in basso a destra. Questa volta premi sul pulsante Aggiungi Compito, scegli il nome della tua routine, indica i giorni della settimana, seleziona un obiettivo creato in precedenza, così da assegnare il compito a quel determinato obiettivo e, se preferisci, puoi scegliere un orario di inizio e di fine per il compito che stai creando. Quando è tutto pronto, premi sul pulsante con il simbolo di spunta che si trova in alto a destra, per confermare.

Per visualizzare il tutto, premi sull’icona del menu (le tre linee orizzontali) posizionata in alto a sinistra e poi premi sul pulsante Cose da fare, se vuoi vedere tutti i tuoi compiti; premi, invece, sul pulsante Routine se vuoi vedere la tua routine giornaliera, mentre per visualizzare la lista di tutti gli obiettivi da raggiungere o controllare graficamente i tuoi progressi, premi rispettivamente sui pulsanti Obiettivi e Resoconto.

Doodle

Doodle

Doodle è un’app per organizzare appuntamenti con altre persone, ideale per trovare l’orario o il giorno migliore per ogni tipo di evento. Se pensi di programmare riunioni, incontri di lavoro o, perché no, anche più semplicemente una festa o una grigliata, è l’app che fa per te. Disponibile per Android e iOS/iPadOS in versione gratuita, in versione Starter al prezzo di 3,50 euro/mese, in versione Pro al prezzo di 5 euro/mese, in versione Team al prezzo di 25 euro/mese, per 5 utenti (50 euro/mese per 10 utenti e 100 euro/mese per 20 utenti) e, infine, in versione Enterprise, per le organizzazioni che hanno necessità di maggiore personalizzazione, controllo e assistenza con prezzo da stabilire insieme ai gestori dell’app.

Il pacchetto Starter consente di rimuovere le pubblicità, sincronizza gli incontri sui calendari, permette di aggiungere scadenze e promemoria, consente di richiedere email, telefono e indirizzo dei partecipanti, di monitorare gli inviti agli incontri (es. chi ha visualizzato e ancora non ha dato risposta) e consente di collegare Doodle con più di 1.000 app per automatizzare le attività.

Il pacchetto Pro, oltre a tutto ciò che è compreso nel pacchetto Starter, permette di aggiungere logo e branding personali, di scegliere un URL personalizzato e consente di creare incontri Doodle 1:1 (un’organizzazione più veloce tra due persone).

Il pacchetto Team è pensato per gruppi di persone (da un minimo di 5 utenti a un massimo di 20) e, oltre a tutte le funzionalità del pacchetto Pro, aggiunge assistenza prioritaria, gestione di più utenti e un Bot Doodle per pianificare automaticamente gli incontri.

Infine, il pacchetto Enterprise, oltre a tutte le funzioni precedenti, aggiunge funzioni uniche ad-hoc, fatturazione e termini legali personalizzati, success manager dedicato, un tempo di risposta garantito da parte dell’assistenza (entro 6 ore) e consente l’autenticazione unica con le credenziali della tua azienda.

Una volta scaricata e installata, Doodle ti dà il benvenuto con qualche slide di spiegazione, dopodiché richiede di effettuare l’iscrizione (puoi accedere con Facebook, con account Google oppure registrarti utilizzando l’email). Fatto ciò, bisogna creare un sondaggio: premi, quindi, sul pulsante con il simbolo (+) posizionato in basso a destra e procedi seguendo le indicazioni a schermo.

Ci sono due tipi di sondaggi che puoi realizzare: se vuoi organizzare un evento dando ai partecipanti la possibilità di scegliere tra vari giorni disponibili, premi sul pulsante Trova una data. Nella schermata che si apre, scegli dunque il Titolo del tuo sondaggio, seleziona le date da mettere a disposizione e, se preferisci, puoi stabilire un luogo, aggiungere delle note al sondaggio e modificarne le impostazioni come, ad esempio, rendere il sondaggio nascosto garantendo l’anonimato dei nomi e dei voti dei partecipanti, oppure dare la possibilità di un solo voto per partecipante. Quando il tuo sondaggio è completato, premi sul pulsante Crea posizionato in alto a destra e invita i partecipanti (tramite WhatsApp, Messenger, SMS, Email oppure copiando il link del tuo evento).

Se, invece, vuoi creare un sondaggio dove i partecipanti devono prendere una scelta tra varie opzioni, premi sul pulsante con il simbolo (+) posizionato in basso a destra e, successivamente, fai tap sul pulsante Fai una scelta. Qui puoi scegliere il Titolo del tuo sondaggio, aggiungere le varie opzioni di scelta e, come prima, in modo facoltativo, scegliere un luogo, aggiungere note e personalizzare le impostazioni. Quando hai perfezionato il tuo sondaggio, premi sul pulsante Crea, posizionato in alto a destra, e invita i partecipanti.

Doodle creazione di un sondaggio

Per visualizzare il riepilogo dei tuoi sondaggi, premi sull’icona del menu (le tre linee orizzontali) posizionata in alto a sinistra e, successivamente, premi sul pulsante Sondaggi. Veloce e immediata, Doodle rende l’organizzazione di appuntamenti davvero un gioco da ragazzi.

Altre app per organizzare la giornata

TimeTune

Oltre alle applicazioni che ti ho mostrato in precedenza, ce ne sono tante altre utili per organizzare la giornata. Ecco, dunque, un’ulteriore lista di app alle quali dare un’occhiata.

  • Things 3 (iOS): è un task manager adatto a ogni esigenza che ti permette, in modo semplice e intuitivo, di organizzare le cose da fare in giornata, pianificare i tuoi programmi futuri, fare progetti e raggiungere i tuoi obiettivi.
  • TimeTune (Android): mirata per aumentare la produttività e migliorare la routine quotidiana o settimanale. Permette una personalizzazione completa di ogni attività, di ogni notifica, insomma, tutto può avere l’aspetto che più preferisci.
  • Wunderlist (Android/iOS): una to-do list ben organizzata, ottima per stilare liste di impegni visibili su tutti i tuoi dispositivi sincronizzati (smartphone, tablet e computer). Puoi condividere le tue attività, allegare foto o PDF e iniziare conversazioni riguardanti le tue liste di cose da fare.
  • Microsoft To Do (Android/iOS: aumenta la produttività e pianifica le tue giornate. Il nome è certamente una garanzia, infatti, l’app viene spesso aggiornata, sistemata e ampliata. Puoi personalizzare i tuoi elenchi e i tuoi impegni, oltre a sincronizzare le tue attività tra Outlook e To Do.