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Come automatizzare le operazioni più frequenti al PC

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Ormai sei diventato un vero fenomeno. Hai compiuto così tante volte le stesse operazioni al PC che potresti consultare la posta elettronica, navigare su Internet, aprire il programma di instant messaging e fare tante altre cose a occhi chiusi. Complimenti, davvero… però secondo me dovresti imparare a sfruttare un po’ meglio il tuo tempo. Che ne dici, ad esempio, di automatizzare le operazioni più frequenti al PC, in modo da velocizzare il tuo lavoro e non ripetere le stesse cose cento volte al giorno?

Ti stuzzica l’idea? Fantastico! Allora lascia che ti dia qualche “dritta” in merito e ti dica come muoverti sia su Windows che su macOS. Ti anticipo già che potrai ricorrere sia ad alcune utility presenti “di serie” sul tuo PC che ad alcune utilissime applicazioni di terze parti. Sì, lo so, non ti ritieni un “mago” dell’informatica e quindi credi di non saper sfruttare bene le soluzioni che sto per consigliarti… e invece ti sbagli! Puoi stare certo che, grazie alle mie spiegazioni, non avrai il benché minimo problema nell’automatizzare il tuo lavoro al computer.

Allora, si può sapere cosa aspetti? Mettiti subito all’opera: concentrati sulla lettura dei prossimi paragrafi, segui passo-passo le indicazioni che troverai nelle prossime righe e vedrai che non avrai il benché minimo problema nell’automatizzare le operazioni che compi con maggiore frequenza quando utilizzi il tuo computer. Ti auguro buona lettura e, soprattutto, buon lavoro!

Indice

Utilità di pianificazione (Windows)

Usi Windows e vorresti automatizzare le operazioni più frequenti che svolgi al PC? Magari vorresti pianificare l’avvio automatico dei programmi che usi in determinati momenti della settimana o del giorno? Beh, allora devi assolutamente provare l’Utilità di pianificazione integrata in Windows, la quale, come facilmente intuibile dal nome, permette di pianificare molteplici operazioni. Utilizzarla non è affatto complicato, dal momento che offre la possibilità di avviare la creazione guidata delle varie azioni da pianificare: vediamo insieme come.

Per richiamare lo strumento Unità di pianificazione, clicca sul pulsante Start (l’icona della bandierina collocata nell’angolo in basso a sinistra dello schermo), digita “utilità di pianificazione” nel menu che si apre e fai clic sulla corrispondenza migliore (ovvero il primo risultato in elenco). A questo punto, fai clic sulla voce Crea attività di base… che si trova nella barra laterale dell’Utilità di pianificazione (nella sezione Azione) e partirà la procedura guidata per pianificare una nuova operazione.

Digita, quindi, il nome e la descrizione dell’attività che vuoi pianificare e pigia sul pulsante Avanti. Dopodiché seleziona la frequenza con cui vuoi eseguire l’azione, selezionando una delle opzioni disponibili nell’apposito menu (es. Ogni giorno, Ogni settimana, Ogni mese, All’avvio del computer, Alla registrazione di un evento specifico, etc.), e clicca di nuovo su Avanti.

Scegli, dunque, il momento o l’evento al quale far scattare l’esecuzione automatica dell’azione, pigia sul pulsante Avanti, specifica l’evento che vuoi far eseguire con l’attività (es. Avvio programma, Invio messaggio di posta elettronica, etc.) e pigia ancora una volta su Avanti.

Arrivato a questo punto, digita nel campo di testo Programma o script il nome del programma o lo script che vuoi far eseguire in modo automatico e, se necessario, compila anche i campi Aggiungi argomenti (facoltativo) e Inizio (facoltativo). Se oltre a eseguire in automatico un programma vuoi anche fargli compiere determinate azioni, devi necessariamente compilare il campo di testo relativo agli argomenti. Per verificare quali sono gli argomenti disponibili per un programma, ti suggerisco di fare una rapida ricerca su Google utilizzando una query come “[nome del programma] parameters command-line“.

Dopo aver definito il programma o lo script da avviare in modo automatico, pigia prima sul pulsante Avanti e poi su Fine per portare a termine la pianificazione dell’azione e il gioco è fatto. Per accertarti che l’attività pianificata venga eseguita correttamente, effettua un test: clicca sulla voce Libreria Utilità di pianificazione (nella colonna di sinistra), individua l’attività che hai creato, selezionala e poi pigia sul pulsante Esegui presente nella colonna di destra. Se tutto è andato per il verso giusto, verrà eseguita l’azione che hai pianificato.

Automator (macOS)

Usi un Mac? In tal caso puoi automatizzare le operazioni svolte più frequentemente al computer tramite Automator, un’applicazione presente “di serie” in macOS che permette di concatenare varie azioni e, quindi, di automatizzare l’esecuzione di script, applicazioni e tantissime altre operazioni.

Per automatizzare operazioni ripetitive con Automator, devi per prima cosa richiamare quest’ultimo. Apri, quindi, il Launchpad, recati nella cartella Altro e fai clic sull’icona del di Automator (il robot). Nella finestra principale del programma, clicca sul pulsante Nuovo documento e seleziona la tipologia di azione che vuoi creare: Flusso di lavoro per creare uno script da eseguire tramite doppio clic; Applicazione per creare uno script da eseguire (e distribuire) come un’applicazione; Servizio per creare uno script da eseguire come un servizio di sistema; Plugin di stampa per creare uno script da usare in sede di stampa; Azione cartella per creare script legati a una determinata cartella (quando quest’ultima viene aperta nel Finder); Avviso Calendario per creare script da eseguire in base agli eventi del calendario; Plugin Acquisizione per creare uno script da usare in fase di digitalizzazione delle immagini o Comando Dettatura per creare uno script da usare durante la dettatura.

Una volta effettuata la tua scelta, seleziona la scheda Azioni dal menu situato in alto a sinistra ed espandi il menu Libreria contenente le varie applicazioni e categorie correlate alle azioni da eseguire in automatico. Dopo aver selezionato un’applicazione o una categoria dalla prima colonna (es. Foto), seleziona l’azione specifica dalla seconda colonna (es. Ridimensiona immagini), trascinala nel box in cui è presente la dicitura Trascina qui le azioni o i file per creare un flusso di lavoro (come puoi notare compare il pulsante verde +) e fai clic sul pulsante Aggiungi dal menu che si apre, in modo tale da aggiungere l’azione da inserire nel flusso di lavoro.

Ora, personalizza le varie opzioni specifiche relative all’azione che hai appena aggiunto al flusso di lavoro, in base al compito automatico che deve essere svolto, e il gioco è fatto. Se desideri aggiungere altre azioni non devi fare altro che eseguire i medesimi passaggi che ti ho appena indicato: individuare l’azione dalla colonna di sinistra, trascinarla nella parte destra della finestra, modificarne i parametri e il gioco è fatto.

Per salvare l’azione che hai appena creato, seleziona la voce Salva… dal menu File, digita il nome dell’azione nell’apposito campo di testo e, per concludere, pigia sul pulsante Salva. Per verificare che l’azione venga eseguita correttamente, poi, pigia sul pulsante Esegui (in alto a destra) e, se tutto è andato per il verso giusto, visualizzerai il simbolo (✓) accanto alla voce Risultati (sotto ciascun azione aggiunta al flusso di lavoro).

IFTTT (Online/Android/iOS)

In un tutorial dedicato all’automazione delle operazioni più frequenti al PC è impossibile non parlare di IFTTT (acronimo di If This Then That, che in italiano può essere tradotto come “se questo accade, allora fai accadere quello“), un famosissimo servizio online, disponibile anche sotto forma di app per Android e iOS, che permette la creazione di semplici catene di condizioni, chiamate in gergo applet, le quali possono essere create da zero o partendo da flussi già esistenti. È dedicato ai servizi online (es. i social network e i servizi di cloud storage), quindi non puoi usarlo per automatizzare le operazioni che compi quotidianamente sul computer, ma puoi usufruirne per mettere in collegamento e automatizzare i Tupi account sui servizi Web.

Il funzionamento di IFTTT è molto semplice: l’utente sceglie la condizione che deve verificarsi per far scattare l’azione da eseguire e questa viene eseguita in automatico al verificarsi della condizione in questione. Grazie a IFTTT è possibile, ad esempio, pubblicare uno stesso contenuto su più social network se l’utente utilizza un determinato hashtag, inviare email in automatico quando ci si trova in una certa posizione, abbassare la luminosità del display del portatile quando la percentuale della batteria raggiunge certa percentuale di autonomia e così via.

Per utilizzare IFTTT bisogna innanzitutto creare un account gratuito. Collegati, quindi, alla pagina principale di IFTTT e registrati tramite il tuo indirizzo email o attraverso il tuo account Google o Facebook. Non appena avrai effettuato la registrazione al servizio e avrai eseguito il login al tuo account, clicca su una delle voci situate in alto a sinistra per scegliere gli applet da utilizzare o per crearne di nuovi: Discover, per scoprire gli applet più popolari in base alle tipologie di argomenti e necessità che hanno riscontrato maggior successo; Search, per cercare gli applet più adatti alle proprie esigenze e ai servizi più utilizzati; MyApplet, per attivare/disattivare gli applet e per crearne di nuovi partendo da zero o Activity, per controllare la cronologia delle attività svolte.

Dopo aver creato un applet, accertati che sia attivato: recati nella sezione My Applet, clicca sull’azione che ti interessa e, se l’interruttore non è spostato su ON, provvedi a farlo manualmente.

Altre soluzioni utili

Le soluzioni che ti ho proposto nei paragrafi precedenti non ti hanno lasciato molto soddisfatto? Dai un’occhiata ai programmi che sono elencati qui sotto: sono sicuro che ne troverai qualcuno che possa fare al caso tuo!

  • WinParrot (Windows) — è un programma compatibile con Windows che permette di automatizzare e pianificare le attività ricorrenti, caricare i dati nelle applicazioni utilizzando fogli di calcolo e molto altro ancora.
  • AutoHotkey  (Windows) – potente software gratuito che permette di automatizzare tantissime operazioni (es. l’avvio di programmi o la digitazione dei testi) tramite degli script da creare con un apposito linguaggio di programmazione. Non è molto intuitivo a primo acchito ma, una volta appreso il suo funzionamento di base, diventa imprescindibile!
  • Keyboard Maestro (macOS) — si tratta di un’utility che non può mancare nel Mac di chi vuole essere produttivo al 100%. Keyboard Maestro, infatti, offre numerose funzioni che permettono eseguire azioni automatiche e scorciatoie attivabili con la semplice pressione di un tasto o associabili al verificarsi di determinati eventi. Costa 37,99 euro.
  • Hazel (macOS) — un’altra utilissima applicazione per macOS che consente di automatizzare numerose operazioni impostando specifiche regole per le cartelle. Anch’essa non è gratuita: costa 32 dollari, ma è possibile testarne le funzionalità per un periodo di prova limitato.