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Come creare etichette con Word

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Hai acquistato dei fogli adesivi per stampare delle etichette ma non sai a quale programma affidarti per crearle? Non ti preoccupare, non devi imparare a usare alcun software particolare, puoi rivolgerti al caro vecchio Word che quasi sicuramente avrai già installato sul PC.

Proprio così! Utilizzando il programma di videoscrittura incluso in ogni edizione di Microsoft Office potrai creare delle etichette personalizzate, di tipi e dimensioni diverse, da stampare e applicare ovunque vorrai: buste per l’invio di documenti, cartelle, cassetti dell’ufficio, dischetti e molto altro ancora, tutto in una manciata di minuti.

Allora, si può sapere che stai aspettando per scoprire come creare etichette con Word? Trovi le indicazioni di cui hai bisogno proprio qui sotto. Tieni presente che le istruzioni riguardano le più recenti versioni del programma per computer e che la cosa è fattibile anche su dispositivi mobili e tramite la versione online di Word, sebbene in questi ultimi due casi la procedura da attuare sia un tantino più macchinosa. Ora però basta chiacchiere e passiamo all’azione!

Indice

Come creare delle etichette con Word

Se vuoi scoprire come creare delle etichette con Word, segui le indicazioni presenti di seguito, valide non solo per la classica versione desktop di Word per Windows e macOS, ma anche per Word online e per l’app di Word per smartphone e tablet.

Come creare etichette con Word da computer

Etichette Word PC

Se stai usando la classica versione desktop di Word sul tuo computer Windows o sul tuo Mac e vuoi creare dei fogli pieni di etichette uguali tra loro (ossia la stessa etichetta ripetuta più volte sul medesimo foglio), il primo passo che devi compiere è quello di avviare il famoso programma di videoscrittura di casa Microsoft, facendo clic sul pulsante Start e poi sul relativo collegamento presente nel menu che si apre (su Windows) oppure accedendo al Launchpad e selezionando la relativa icona (su macOS).

Ora che visualizzi la schermata principale del software, crea un nuovo documento, facendo clic sulla voce Nuovo presente nel menu laterale e scegli poi l’opzione Documento vuoto che trovi a destra. A questo punto, per creare etichette con Word, seleziona la scheda Lettere che si trova in alto a destra e clicca sul pulsante Etichette.

Nell’ulteriore finestra che compare, seleziona la scheda Etichette e clicca sul pulsante Opzioni, per scegliere il tipo di etichette da stampare dall’elenco di quelle disponibili nel programma.

Serviti, dunque, del menu a tendina Fornitore etichette/Etichette, per selezionare la marca delle etichette, e della sezione Informazioni etichetta sulla destra, per visualizzare tutte le informazioni sul numero di etichette per foglio e sulle dimensioni delle stesse. Provvedi altresì a specificare se utilizzi una stampante a pagina oppure ad alimentazione continua, scegliendo l’opzione corretta dalla sezione Informazioni stampante/Tipo stampante.

Se nessuno dei modelli proposti da Word sembra soddisfare le tue esigenze, clicca sul pulsante Dettagli collocato in basso a sinistra e crea delle etichette personalizzate regolando tutti i parametri relativi a margini, altezza, dimensioni della pagina ecc.

A questo punto, clicca sul pulsante OK per confermare la tua scelta e, una volta tornato nella finestra principale per la creazione delle etichette, digita il testo che vuoi stampare in ognuna di esse nel campo Indirizzo/Indirizzo destinatario.

Per concludere, assicurati che risulti selezionata l’opzione Etichetta ripetuta sull’intera pagina presente in basso e premi sul pulsante Stampa, per avviare la stampa delle etichette.

Come creare etichette con Word Online

Etichette Word Online

Volendo, puoi creare delle etichette anche con Word Online, la versione Web della celebre applicazione di Microsoft, funzionante gratuitamente e direttamente dal browser da qualsiasi sistema operativo. In tal caso, però, sappi che non è disponibile alcuna funzionalità dedicata ma bisogna usare degli appositi modelli che vanno poi convertiti nel formato supportato da Word Online (in modo da consentire la modifica dei documenti): operazione che non sempre riesce al 100%.

Fatte le doverose precisazioni di cui sopra, il primo passo che devi compiere per riuscire nel tuo intento è reperire il modello per le etichette che intendi utilizzare. Per riuscirci, avvia il navigatore che usi solitamente sul tuo PC (es. Chrome), visita la pagina del sito di Office con i modelli di etichette per Word, individua il template che preferisci tra i tanti disponibili, fai clic sulla relativa anteprima e, se ti convince, procedi pure con il suo download, premendo sul bottone Scarica.

A download ultimato, converti il file DOTX ottenuto nel formato DOCX/DOC supportato da Word Online (quindi devi convertire il modello in un comune documento Word): puoi riuscirci usando uno qualsiasi degli strumenti che ti ho segnalato nel mio tutorial sui convertitori online.

A conversione avvenuta, recati sulla home page di Word Online ed effettua l’accesso al tuo account Microsoft (se necessario). A login effettuato, fai clic sul collegamento Carica e apri e seleziona il file DOCX relativo al modello per le etichette ottenuto in seguito alla conversione.

Ora che visualizzi l’editor di Word con il modello, modifica i testi d’esempio delle etichette, selezionandoli e digitando ciò che ritieni opportuno al loro interno. Per la formattazione e per la modifica o l’aggiunta di eventuali elementi grafici, puoi affidarti ai pulsanti e ai menu che trovi sulla barra degli strumenti, in alto.

Se ti interessa realizzare delle etichette tutte uguali tra loro, ti basta effettuare un semplice copia e incolla, come ti ho spiegato in dettaglio nella mia guida specifica sull’argomento, mentre per modificare rapidamente singoli elementi testuali puoi usare il comando Trova e sostituisci, che ti ho descritto in maniera approfondita nel mio post su come cercare una parola su Word.

A modifiche ultimate, procedi pure con la stampa delle etichette dal tuo computer, facendo clic sul menu File collocato in alto a sinistra, selezionando la voce Stampa da quest’ultimo e scegliendo l’opzione Stampa dall’ulteriore menu che compare. Se anziché stampare direttamente le etichette desideri salvarle sotto forma di file Word sul tuo PC, clicca sul menu File, in alto a sinistra, e seleziona le voci Salva > Scarica una copia da quest’ultimo.

Come creare etichette con Word da smartphone e tablet

Etichette Word app

Vediamo ora come creare etichette con Word da smartphone e tablet, utilizzando l’app ufficiale di Word disponibile per Android e iOS/iPadOS, che si può usare gratis sui dispositivi fino a 10.1″ (altrimenti è richiesta la sottoscrizione di un abbonamento al servizio Microsoft 365, a partire da 7 euro/mese).

Anche in questo caso, tieni presente che non è disponibile una funzione dedicata per la creazione delle etichette, per cui vanno utilizzati gli appositi modelli, proprio come ti ho spiegato nel capitolo dedicato a Word Online (avendo però cura di salvare il modello sul dispositivo mobile o su uno dei servizi di cloud storage supportati dall’app di Word, come OneDrive o Dropbox).

Dopo aver compiuto i passaggi di cui sopra, avvia l’app di Word sul tuo dispositivo, apri il modello per le etichette che hai scelto (selezionando l’icona della cartella che si trova nella parte in basso a destra della schermata dell’app, la posizione in cui in precedenza hai scelto di salvare il file e poi scegliendo il documento stesso).

Ora che visualizzi il documento sullo schermo, fai tap sull’icona con la “A” e la matita, per richiamare le funzioni dell’editor, e procedi pure con la modifica delle etichette selezionando i testi d’esempio in esse presenti e digitando ciò che ritieni più opportuno.

Per quanto riguarda la formattazione, la modifica o l’aggiunta di elementi grafici, premi sul pulsante (…) collocato in basso a destra (se usi uno smartphone) e scegli uno dei menu disponibili. Se utilizzi un tablet, invece, puoi selezionare direttamente una delle schede collocate in alto.

Se vuoi realizzare delle etichette tutte uguali tra loro, puoi avvalerti della funzione di copia e incolla, mentre per modificare “al volo” i singoli elementi testuali puoi avvalerti dei comandi Trova e sostituisci.

A modifiche concluse, puoi procedere con la stampa delle etichette direttamente dal tuo dispositivo mobile. Per riuscirci, fai tap sul pulsante (…), in alto, e seleziona la voce Stampa dalla schermata che ti viene mostrata. Se, invece, preferisci salvare il file delle etichette sul tuo dispositivo o su uno dei servizi di cloud storage supportati, fai tap sul pulsante apposito, indica il nome e la posizione che vuoi assegnare al file e premi sul pulsante Salva.

Come creare etichette con Word stampa unione

Stampa unione Etichette Word PC

Vuoi scoprire come creare etichette con Word stampa unione, ovvero avendo un testo diverso in ciascuna etichetta? In tal caso, se vuoi procedere da computer, crea un nuovo documento in Word e recati nella scheda Lettere, come ti ho spiegato nel passo presente all’inizio della guida.

Successivamente, clicca sul pulsante Inizia stampa unione e seleziona la voce Etichette dal menu che compare. Nella finestra che si apre, seleziona poi il tipo e il numero di etichette che vuoi stampare sul tuo foglio, come già visto in precedenza, e clicca sul pulsante OK per confermare la tua scelta.

Ora, recati nella scheda Layout comparsa in alto nella finestra di Word e clicca sul pulsante Visualizza griglia, per visualizzare la griglia con le divisioni di tutte le etichette, dopodiché compila i campi di ciascuna etichetta con il testo che preferisci.

Se vuoi, puoi anche personalizzare le tue etichette cambiando colori, dimensioni, carattere di scrittura o aggiungendo delle immagini in queste ultime. Per riuscirci, quello che devi fare è posizionare il cursore del mouse sull’etichetta da personalizzare o selezionare il testo da modificare e usare le funzioni standard di Word, quelle che impieghi normalmente per modificare i testi e aggiungere immagini nei tuoi documenti, come ti ho spiegato nella mia guida su come usare Microsoft Word.

A modifiche ultimate, avvia la stampa delle tue etichette come si trattasse di un qualsiasi documento Word, ossia cliccando prima sul pulsante File, in alto a sinistra, e poi sulla voce Stampa presente nel menu che si apre.

Come creare etichette con Word da Excel

Creare etichette con Word da Excel

Vorresti capire come creare etichette con Word da Excel, nel senso che hai un foglio Excel contente delle informazioni per la creazione delle tue etichette che ti piacerebbe importare in Word? Ti spiego subito in che modo procedere. Tanto per cominciare, apri Word sul tuo PC e avvia la creazione di un nuovo documento, come ti ho indicato a inizio tutorial.

Successivamente, richiama e configura la funzione di stampa unione, procedendo come ti ho spiegato nel passo precedente,e fai clic sul pulsante Seleziona destinatari che trovi nella scheda Layout di Word. Scegli, quindi, l’opzione Usa un elenco esistente dal menu che si apre, seleziona il documento Excel che vuoi usare, quindi i fogli di calcolo di tuo interesse e premi sul pulsante OK.

In seguito, seleziona la prima etichetta, premi sul pulsante Inserisci campo unione sito in alto e scegli le informazioni del foglio Excel da visualizzare, tramite il menu che compare. Dopodiché procedi con la formattazione del testo come di consueto in Word. Ripeti questi passaggi per ciascuna etichetta.

Quando avrai terminato, avvia la stampa delle etichette come faresti con qualsiasi altro documento Word, ovvero facendo clic prima sul pulsante File, in alto a sinistra, e poi sulla voce Stampa, nel menu che si apre.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.