Come creare etichette con Word
Hai bisogno di creare delle targhette per identificare oggetti, prodotti o contenuti e organizzare al meglio i tuoi spazi personali e di lavoro, in modo da ottenere sùbito visivamente le informazioni che ti occorrono. Allo scopo vorresti utilizzare Word, ma dato che non hai mai eseguito questa attività prima d’ora, non sai bene in che modo procedere.
Oppure, hai provveduto ad acquistare direttamente dei fogli adesivi già tagliati pronti per la stampa, e ora ti stai chiedendo quale sia la relativa modalità di utilizzo sul celebre software di videoscrittura incluso nella suite Microsoft 365. Non ti preoccupare, in tutti i casi posso mostrarti io come creare etichette Word, illustrandoti le varie soluzioni che hai a disposizione, a seconda delle tue esigenze.
Tutto quello che devi fare è semplicemente proseguire la lettura dei prossimi capitoli e provare assieme a me le varie funzioni presenti nel programma in questione, utili per realizzare anche etichette personalizzate o altre tipologie di cartellini adatti a qualsiasi uso. Allora, sei pronto? Sì? Ottimo, in tal caso non mi resta che augurarti buona lettura e buon lavoro!
Indice
- Come creare delle etichette con Word da Microsoft Create
- Come creare etichette con Word da modelli di fornitori
- Come creare etichette con Word stampa unione
- Come creare etichette personalizzate con Word
- Come creare etichette con Word Online
- Come creare etichette con app Word
Come creare delle etichette con Word da Microsoft Create
La prima soluzione che ti suggerisco di utilizzare se non hai molta voglia di dedicarti alla parte grafica del lavoro è quella di attingere dalla libreria di modelli gratuiti offerta da Microsoft Create, la piattaforma sviluppata dall’azienda di Redmond appositamente per facilitare il compito degli utenti mediante risorse di vario genere.
Per capire come creare delle etichette con Word da Microsoft Create, collegati alla home page del servizio e utilizza il campo di ricerca ivi presente per trovare modelli di tuo gradimento, specificando eventualmente anche il contesto (indirizzo, catalogazione, badge e così via).
Non appena visualizzi la pagina dei risultati, fai clic sull’anteprima di un template che ti attira per accedere alla sua pagina di dettaglio. A seconda dei casi, potrai scaricarlo mediante l’apposito bottone, o modificarlo direttamente su Word Online cliccando sull’opzione Personalizza in Word ed eseguendo l’accesso con il tuo account Microsoft.
Da notare che molti dei modelli proposti sono compatibili con specifici fogli di etichette adesivi prodotti da alcuni fornitori come Avery: puoi verificarlo leggendo la descrizione posta nella parte bassa della pagina, e consultare il capitolo successivo di questa guida per scoprire come stamparli.
Una volta aperto il foglio su Word, ad esempio nella versione desktop (che permette maggiori opzioni di personalizzazione), potrai facilmente editare i campi di testo cliccando al loro interno e riportando i dati di tuo interesse, ma anche modificare elementi grafici di base, come i colori, utilizzando le apposite funzioni della scheda Progettazione.
Per maggiori informazioni su come usare Word, puoi fare riferimento alla guida che ti ho appena linkato, nella quale ti spiego le principali funzionalità di editing e personalizzazione grafica disponibili nel programma.
Come creare etichette con Word da modelli di fornitori
Vediamo, ora, come creare etichette con Word da modelli di fornitori: dunque, hai provveduto ad acquistare dei fogli di etichette adesive già pronti (e hai quindi bisogno solo di compilarli), oppure vuoi prendere come riferimento una qualsiasi griglia adatta alle tue esigenze e mandarla in stampa anche senza supporto adesivo e tagli preformati.
In tal caso, non appena visualizzi la schermata iniziale del programma per PC, fai clic sulla funzione per creare un nuovo documento vuoto presente nella sezione Home, quindi, se usi la versione di Word per Windows, seleziona la scheda Lettere che si trova in alto e clicca sul pulsante Etichette situato a sinistra nella relativa barra degli strumenti. Su Mac, invece, vai al menu Strumenti > Etichette.
Nell’ulteriore finestra che compare, seleziona ove necessario la scheda Etichette e clicca sul pulsante Opzioni, quindi specifica per prima cosa il tipo di stampante che vuoi adoperare.
A seguire, serviti del menu a tendina Fornitore etichette o Etichette per selezionare la marca, e scegli il modello dal riquadro Tipo sottostante, facendo in modo che combaci con quello da te acquistato (riportato nella confezione), oppure avente delle caratteristiche (le puoi visualizzare nella sezione Informazioni etichetta a lato) compatibili con le tue esigenze.
Se nessuno dei modelli proposti da Word sembra essere idoneo, clicca sul pulsante Dettagli collocato in basso a sinistra e crea delle etichette personalizzate regolando tutti i parametri relativi a margini, altezza, dimensioni della pagina, e così via.
A questo punto, clicca sul pulsante OK per confermare la tua scelta e, una volta tornato nella finestra principale per la creazione delle etichette, digita il testo che vuoi stampare in ognuna di esse nel campo Indirizzo/Indirizzo destinatario.
Per concludere, assicurati che risulti selezionata l’opzione Etichetta ripetuta sull’intera pagina presente in basso e premi sul pulsante Stampa per avviare la stampa delle etichette.
In alternativa, se non riesci a orientarti bene con tali informazioni, puoi anche provare a partire dal sito del fornitore per scaricare i relativi template. Sul sito di Avery (una delle principali realtà del settore), ad esempio, cliccando sul menu E tichette che stampi tu > Etichette per forma, puoi individuare visivamente un modello di tuo gradimento e della forma che preferisci.
Premendo poi sulla voce Scarica il modello per Word presente nella sezione Informazioni utili della pagina di dettaglio del prodotto, e aprendo poi il relativo file con il programma in questione, potrai modificarlo direttamente sul foglio di lavoro.
Come creare etichette con Word stampa unione
Vuoi scoprire come creare etichette con Word stampa unione, ovvero avendo un testo diverso in ciascuna etichetta? In tal caso, crea un nuovo documento in Word e, se utilizzi la versione per Windows, recati per prima cosa nella scheda Lettere.
Ora, premi sulla funzione Inizia stampa unione presente nella sottostante barra degli strumenti e seleziona l’opzione Etichette, quindi scegli il fornitore e il tipo di foglio, oppure crea un formato personalizzato, come spiegato nel capitolo precedente.
Non appena viene aperto il foglio digitale con le etichette, provvedi a utilizzare ove possibile il menu Struttura tabella per visualizzare i bordi, e applica le modifiche e le personalizzazioni che vuoi sullo schema utilizzando le funzionalità standard del programma per l’editing. Se ti occorre, consulta pure la mia guida su come usare Word.
Oltre a poter inserire manualmente il testo all’interno delle forme, puoi anche utilizzare una modalità automatica che permette di creare una lista di indirizzi, oppure di prelevare le informazioni da un elenco esistente già pronto o dai contatti di Outlook.
Per procedere, fai clic sul pulsante Seleziona destinatari nella barra degli strumenti del menu Lettere e scegli una delle opzioni proposte. Quella denominata Crea un nuovo elenco, ad esempio, permette di interagire con un nuova finestra dove, compilando i vari campi con le informazioni base (puoi modificare l’intestazione mediante la funzione Personalizza colonne) e aggiungendo le voci per inserire nuove righe, è possibile salvare un proprio file dei contatti.
Questo potrà essere successivamente importato sul foglio usando l’opzione Usa un elenco esistente e indicando il percorso del file con l’origine dati, in formato .mdb (Microsoft Access Database), appena preparato.
Per quanto riguarda le ultime versioni di Word per Mac, trovi il pulsante Stampa unione nella finestra della funzione Etichette, accessibile dal menu Strumenti, ma quest’ultimo non permette di caricare un’origine dati. Dunque, puoi solo riportare manualmente i dati nello schema.
Come creare etichette con Word da Excel
Se vuoi scoprire come creare etichette con Word da Excel, utilizzando quindi la stampa unione e selezionando un file origine in formato .xlsx contenente le informazioni che intendi applicare alle targhette, considera che tale documento va preparato seguendo delle regole ben precise.
Nello specifico, la riga iniziale del documento deve contenere le intestazioni dei campi, mentre ogni colonna va formattata come testo, numeri, percentuali, valute e così via, in base al tipo di contenuto previsto.
Inoltre, tieni conto del fatto che di norma tutti i dati da unire devono essere riportati nel primo foglio della cartella di lavoro, e che devono esserci righe o colonne vuote nel mezzo. L’operazione non è assolutamente difficile da eseguire, ma se hai bisogno di maggiori delucidazioni su come usare Excel, leggi pure la guida dedicata che ti ho appena linkato.
Una volta fatto ciò, segui i passaggi esposti nel capitolo precedente: dopo aver impostato il formato di etichette, quindi, recati nella scheda Lettere e fai clic sul pulsante Seleziona destinatari, poi pigia l’opzione Usa un elenco esistente.
Nella finestra di navigazione apertasi, seleziona il file Excel di origine dei dati precedentemente preparato e premi il pulsante Apri, dopodiché fai clic sul foglio con i dati, mantieni la spunta alla voce La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna, e premi il bottone OK.
A seguire, clicca dentro la prima etichetta, che avrà funzione di modello, e premi sul pulsante Inserisci campo unione nella barra degli strumenti. Scegli le informazioni del foglio Excel da visualizzare e, a seguire, premi il sottostante bottone Aggiorna etichette, in modo da applicare i record successivi alle etichette che seguono.
Utilizza poi la funzione Anteprima risultati per visualizzare l’esito dell’elaborazione e, se tutto è ok, pigia il bottone Finalizza e unisci per stampare il documento, altrimenti correggi eventuali errori nel file di origine.
Come creare etichette personalizzate con Word
Nel tuo caso, ti piacerebbe sapere come creare etichette personalizzate con Word, partendo quindi da zero e realizzando un progetto grafico originale, interamente di tua ideazione. Ebbene, data la varietà di soluzioni a tua disposizione, nei prossimi capitoli ti farò degli esempi pratici relativi a forme diverse per spiegarti bene il metodo.
Come creare etichette rotonde con Word
Se vuoi sapere come creare etichette rotonde con Word interamente personalizzate, senza quindi utilizzare dei modelli preimpostati di fornitori (come spiegato in un capitolo precedente), per cominciare crea un nuovo documento vuoto e recati poi nel menu Visualizza.
Ora, attiva le funzioni Righello e Griglia nella sezione Mostra della barra degli strumenti, apponendo la spunta nelle rispettive caselle, in modo da avere maggiori riferimenti per organizzare le forme nel foglio in maniera più ordinata.
Successivamente, recati nel menu Inserisci > Forme, dopodiché scegli l’opzione Ovale. A questo punto, porta il cursore sul foglio e traccia la forma tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascinando il puntatore verso la direzione desiderata.
Al termine, rilascia il tasto del mouse, dopodiché portati al centro della figura e, quando l’icona del cursore assume il simbolo delle 4 frecce, spostala in alto a sinistra, aiutandoti con i riferimenti della griglia.
Successivamente, utilizza le funzioni del menu Formato forma per gestire il colore di riempimento, il contorno e altri effetti. Se lo desideri, puoi importare ulteriori elementi al suo interno dal menu Inserisci (come icone e SmartArt) seguendo la medesima procedura, ricordando però di abilitare la modalità Davanti al testo nelle opzioni di layout del nuovo elemento, accessibili cliccando l’icona dell’arco sopra le righe visibile al passaggio del mouse a fianco della forma.
Per aggiungere del testo utilizza la funzione del menu Inserisci denominata Casella di testo, quindi scegli l’opzione Disegna casella di testo (orizzontale o verticale) e traccia la relativa forma all’interno della sagoma.
A seguire, fai clic al suo interno e digita il testo di tuo interesse, poi utilizza la barra degli strumenti del menu Home per formattarlo a tuo piacimento, e di nuovo lo strumento Riempimento forma del menu Formato forma per applicare il colore desiderato.
Quando hai completato il design dell’etichetta, per incorporare i vari elementi che lo compongono selezionali tutti tenendo premuto il tasto Shift e facendo clic su ognuno di essi, poi fai clic destro su tutta la selezione e scegli l’opzione Raggruppa > Raggruppa.
Arrivato a questo punto, non ti resta che copiare e incollare l’elemento nel resto della pagina, utilizzando ad esempio la classica scorciatoia da tastiera Ctrl+C e Ctrl+V ( o CMD+C e CMD+V su Mac), spostando poi gli elementi nella griglia in maniera da rendere il foglio ben ordinato per la stampa.
Come creare etichette per citofoni con Word
Se vuoi sapere come creare etichette per citofoni con Word, e non sei riuscito a trovare un modello adatto allo scopo, puoi seguire le istruzioni esposte nel capitolo precedente, scegliendo però una forma idonea all’alloggiamento del dispositivo in questione presente nel tuo edificio.
Ti suggerisco, dunque, di prendere prima bene le relative misure e calcolare il numero di etichette necessarie. In fase di tracciamento della forma, durante il trascinamento, potrai visualizzare le misure effettive di altezza e larghezza in un apposito riquadro nei pressi dell’elemento.
Se non riesci a gestirlo bene in questo modo, fai clic destro sull’elemento appena disegnato e seleziona dal menu contestuale la voce Altre opzioni di layout, quindi recati nella scheda Dimensione e correggi i valori di altezza e larghezza digitandoli all’interno dei rispettivi campi e premendo il pulsante OK.
Quando digiti le informazioni relative all’inquilino o all’ufficio, usa un font stilisticamente di tuo gradimento, ma che sia scuro e facilmente leggibile anche a distanza per semplificare il lavoro del corriere, del postino o di chiunque desideri venire a fare visita, e applica uno sfondo chiaro per migliorare il contrasto.
Come creare etichette per bottiglie di vino con Word
Se ti interessa capire come creare etichette per bottiglie di vino con Word, anche in questo caso puoi partire dall’inserimento di una forma base attingendo alla relativa libreria presente nella barra degli strumenti del menu Inserisci, come spiegato in un capitolo precedente.
Puoi anche creare una sagoma originale, selezionando l’opzione Figura a mano libera (l’icona con il poligono irregolare) e cominciando a tracciare le varie linee cliccando sui punti di intersezione, aiutandoti con la griglia per una maggiore precisione.
Per caricare un eventuale logo da te realizzato, ad esempio con uno dei programmi suggeriti nella guida appena linkata, devi semplicemente utilizzare la funzione Immagini presente nel menu Inserisci, scegliendo poi l’opzione Questo dispositivo e utilizzando la finestra di navigazione per selezionare il contenuto.
Ogni elemento selezionato, incluse le caselle di testo, potrà essere facilmente ridimensionato mediante le ancore presenti lungo il perimetro, nonché spostato utilizzando il cursore con il simbolo delle 4 frecce, visibile al passaggio del mouse lungo il contorno.
Come creare etichette con Word Online
Ti interessa capire come creare etichette con Word Online, sfruttando la versione Web del programma? Ebbene, dato che quest’ultima non offre nessuna funzione dedicata, inclusa la possibilità di scegliere fra i template dei fornitori, ti suggerisco di utilizzare i modelli di Microsoft Create (come spiegato nel capitolo dedicato), oppure di partire da zero.
In quest’ultimo caso, dopo esserti collegato alla home page del servizio e aver eseguito il login con il tuo account Microsoft (per le funzioni di base non serve essere abbonato), crea un documento vuoto cliccando l’apposito pulsante posto in alto a sinistra.
A partire da questo momento, la procedura da seguire è sostanzialmente la stessa che ti ho esposto nel capitolo dedicato alla creazione di etichette personalizzate. Non è però disponibile la modalità di visualizzazione con griglia, mentre le forme si trovano nel menu Inserisci > Disegna, in un’apposita scheda presente nella nuova finestra apertasi, che include anche la possibilità di aggiungere testo e immagini.
Naturalmente, avrai meno elementi a disposizione per arricchire il tuo progetto grafico rispetto alla versione desktop. Ad ogni modo, eventuali immagini sovrapposte alla forma dovranno essere messe in primo piano mediante il menu Disponi al fine di consentirne una corretta visualizzazione.
Dopo aver completato il design, ti basterà cliccare sul pulsante Salva e chiudi posto in alto a destra e procedere a un’eventuale duplicazione del contenuto sul foglio per realizzare più etichette dello stesso tipo.
Come creare etichette con app Word
Vediamo, per concludere, come creare etichette con app Word, quindi da smartphone e tablet, utilizzando la risorsa ufficiale disponibile per Android (se usi un device senza servizi Google, puoi verificare la disponibilità in uno store alternativo) e iOS/iPadOS, che si può usare gratis sui dispositivi fino a 10.1″ (altrimenti è richiesta la sottoscrizione di un abbonamento al servizio Microsoft 365, a partire da 10 euro/mese).
Anche in questo caso, tieni presente che non è disponibile una funzione dedicata per la creazione delle etichette. Per tale motivo, anche in virtù del fatto che le dimensioni dello schermo limitano le possibilità di interazione, ti consiglio di utilizzare gli appositi modelli, come ti ho spiegato nel capitolo dedicato a Microsoft Create, avendo però cura di scaricare il template sul dispositivo mobile o su uno dei servizi di cloud storage supportati dall’app di Word (come OneDrive o Dropbox).
Dopo aver compiuto i passaggi di cui sopra, avvia l’app di Word sul tuo dispositivo, quindi apri il modello per le etichette che hai scelto selezionando l’icona della cartella, che si trova nella parte in basso a destra della schermata iniziale, e indicando la posizione prescelta per il salvataggio del modello.
Ora che visualizzi il documento sullo schermo, fai tap sull’icona della matita posta in basso per richiamare le funzioni dell’editor, e procedi pure con la modifica delle etichette selezionando i testi d’esempio in esse presenti e digitando ciò che ritieni più opportuno.
Per quanto riguarda la formattazione, la modifica o l’aggiunta di elementi grafici, premi sul pulsante con il simbolo della freccia che punta verso l’alto collocato in basso a destra (se usi uno smartphone) e seleziona uno dei menu disponibili, ad esempio Home per modificare il font.
Se utilizzi un tablet, invece, l’interfaccia ricalca quella della versione desktop, e puoi selezionare direttamente una delle schede collocate in alto. Per maggiori informazioni su come usare Word sul cellulare (o sul tablet), fai pure riferimento alla guida appena linkata.
A modifiche concluse, puoi procedere con la stampa delle etichette direttamente dal tuo dispositivo mobile. Per riuscirci, fai tap sul pulsante [⋮] posto in alto, e seleziona la voce Stampa dal menu contestuale. Se, invece, preferisci salvare il file delle etichette sul tuo dispositivo o su uno dei servizi di cloud storage supportati, scegli l’opzione Salva con nome, indica il nome e la posizione che vuoi assegnare al file, e premi sul pulsante Salva.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
