Come funziona Google Chat
Da qualche tempo a questa parte i tuoi colleghi hanno iniziato a comunicare e a condividere vari file indispensabili per le vostre attività lavorative su Google Chat, la piattaforma per la produttività messa a punto dal colosso di Mountain View che ha sostituito l'applicazione Google Hangouts e che integra vari altri servizi di Google (es. Drive e Calendar e Meet).
Dal momento che hai numerosi dubbi su come utilizzare le funzionalità del servizio in oggetto e visto anche che nessuno dei tuoi colleghi si è reso disponibile per fornirti aiuto al riguardo, hai iniziato a “sondare” la Rete alla ricerca di una guida ad hoc. Eccoti allora qui, su questo mio tutorial.
Le cose stanno proprio così, dico bene? Ottimo! Allora sarai lieto di sapere che, nei capitoli che seguiranno, andrò a illustrarti per filo e per segno come funziona Google Chat, elencandoti le numerose funzioni di questo utilissimo servizio e mostrandoti come usarle al meglio. Vedrai che, in men che non si dica, potrai collaborare da remoto con i tuoi colleghi senza il minimo problema. Detto questo non mi resta che augurarti una buona lettura!
Indice
Come funziona Google Chat sul PC
Iniziamo a vedere pure come funziona Google Chat su computer. Per utilizzare la piattaforma in questione ti sarà sufficiente un qualsiasi browser e un account Google. Ecco tutti i dettagli.
Creare e gestire chat
Google Chat è disponibile tramite applicazione Web per browser, il che significa che per utilizzarla non avrai bisogno di installare nulla sul tuo PC. In questo capitolo ti mostrerò come servirti di questa piattaforma per creare chat, ossia una delle funzionalità principali della stessa. Innanzitutto, collegati alla pagina principale del servizio e, se necessario, effettua l'accesso inserendo nei campi appositi le credenziali del tuo profilo Google o usando una passkey.
A questo punto, ti troverai di fronte alla pagina iniziale di Google Chat dalla quale puoi visionare “a colpo d'occhio” le tue conversazioni e gli Spazi dei quali fai parte.
Per avviare una nuova chat, premi sul pulsante Nuova chat situato in alto a sinistra. Digita poi nel campo in alto del pannello mostrato a schermo l'indirizzo Gmail dell'utente che intendi contattare, clicca poi sul risultato opportuno; ripeti questo passaggio per tutti gli utenti che desideri includere nella chat. In alternativa, fai clic sull'indirizzo di posta elettronica di uno dei contatti proposti in basso. In entrambi i casi, per ultimare il passaggio in oggetto, premi sul pulsante Avvia chat.
Si aprirà, dunque, la schermata della chat appena creata e, nel campo posto in basso, puoi digitare il testo dei messaggi che vuoi scrivere (puoi poi inviarli dando Invio o premendo sul pulsante del triangolo posto in basso a destra). Puoi anche inviare emoji, GIF e file di vario genere facendo clic, rispettivamente, sui pulsanti della faccina sorridente, della GIF e e della freccia rivolta verso l'alto che trovi in basso a destra. Per inviare un file, una volta che è stato selezionato e ne visualizzi l'anteprima nella chat, dai Invio o premi sul pulsante del triangolo in basso a destra.
Infine, premendo sul pulsante della videocamera con il + all'interno (sempre in basso a destra) puoi inviare un link a una riunione di Google Meet. Vuoi effettuare sùbito una videochiamata con gli utenti che fanno parte della chat? Non devi fare altro che premere sul pulsante della videocamera posta in alto a destra. Puoi anche cercare un termine specifico nella conversazione premendo sull'icona della lente d'ingrandimento posta in alto a destra e, successivamente, digitandolo nel campo apposito; dai, infine, Invio.
Per servirti delle altre applicazioni di Google (es. puoi allegare un file direttamente da Google Drive), premi sul pulsante + posto in basso a sinistra, in corrispondenza del campo di composizione dei messaggi. Scegli poi dal pannello mostrato a schermo il servizio che preferisci premendo sulla voce apposita; cliccando, invece, sulla dicitura Vedi altre app per Chat puoi visionare un elenco di applicazioni che possono essere integrate in Google Chat (puoi anche cercarne una in particolare digitandone il nome nel campo posto in alto).
Una volta trovata l'applicazione “giusta”, premi sul riquadro relativo e, successivamente, sui pulsanti Installa e Continua. Una volta ultimata questa procedura, potrai trovare l'applicazione appena ottenuta nel menu laterale a sinistra, nella pagina principale di Google Chat. In questa stessa sezione, puoi trovare anche le chat che hai precedentemente creato (premi sull'indirizzo dei partecipanti per aprire una conversazione).
Una volta aperta una chat, cliccando sul nome degli utenti posto in alto, puoi accedere alle varie opzioni di gestione della chat (es. Elimina la conversazione, Nascondi conversazione, Notifiche e così via).
Creare e gestire Spazi
Con Google Chat puoi anche creare Spazi; questi ultimi consistono in sezioni che possono includere chat, applicazioni, file condivisi e attività. Tutti questi elementi sono accessibili per gli utenti inclusi nel singolo Spazio. Per creare uno Spazio, premi sul pulsante Nuova chat posto in alto a sinistra , nella pagina principale di Google Chat; dopodiché, scegli Crea uno spazio dal menu proposto, digita un nome per lo spazio nel campo apposito e fai clic sulla voce Crea.
Una volta creato lo Spazio, per aggiungere membri allo stesso, premi sul nome di quest'ultimo collocato in alto a sinistra, poi seleziona la voce Gestisci membri e clicca sul pulsante Aggiungi. Ora, digita l'indirizzo Gmail dell'utente che ti interessa nel campo in alto, premi sul risultato opportuno e, infine, clicca sul pulsante Aggiungi.
Dopo aver creato lo Spazio, potrai visualizzarlo nel menu a sinistra in basso, nella pagina iniziale di Google Chat. Per accedere allo Spazio ti basta cliccare sul titolo dello stesso. Nella sezione Chat dello Spazio puoi inviare messaggi, file e aggiungere applicazioni come ti ho indicato nel capitolo precedente.
Cliccando sulla voce File posta in alto, potrai accedere a quest'ultima sezione e visualizzare l'elenco degli elementi multimediali condivisi. Facendo, poi, clic sul pulsante Aggiungi file puoi selezionare un elemento da condividere nello spazio (puoi reperirlo da Google Drive o dal tuo computer premendo sulle apposite diciture).
Se nell'elenco della sezione File hai trovato un elemento che vorresti scaricare, premi sul nome relativo e, una volta aperta l'anteprima del file, fai clic sull'icona della freccia posta in alto a destra. Per accedere alle voci relative alle opzioni di gestione dello Spazio che hai creato (es. Elimina, Disattiva la cronologia, Info spazio, Esci e così via), ti basta premere sul titolo dello stesso posto in alto, così come ti ho mostrato nel caso dell'aggiunta di nuovi membri.
Creare attività
Premendo sulla voce Attività posta in alto, all'interno della schermata dello Spazio, puoi accedere a questa specifica sezione nella quale puoi assegnare attività da svolgere ai membri dello stesso. Per procedere in questo senso, clicca sul pulsante Aggiungi attività; digita, quindi, un nome per l'attività nel campo Titolo e, successivamente, fai clic sulla voce Dettagli per inserire una descrizione per l'attività da svolgere.
Per inserire una scadenza, premi sul pulsante Aggiungi data/ora (nella sezione relativa all'attività che stai creando) e serviti del calendario mostrato a schermo per impostare un giorno e un orario, premi poi sul pulsante OK. Per assegnare agli utenti dello Spazio l'attività, premi sul pulsante Assegna e digita gli indirizzi Gmail delle persone che ti interessano (fai poi clic sul risultato opportuno della ricerca). Per concludere, premi sul pulsante Aggiungi posto sotto il nome dell'attività.
Una volta che quest'ultima sarà completata, per segnarla come tale, accedi alla stessa nella sezione Attività dello Spazio che la contiene e, poi, clicca sull'icona del cerchio posta a sinistra, in corrispondenza del titolo dell'attività. Puoi, eventualmente, anche eliminare l'attività premendo sull'icona del cestino che compare a destra, posizionando il puntatore del mouse accanto al nome degli assegnatari; dai poi conferma premendo sulla voce Elimina.
Altre funzioni
Come dici? Vorresti sapere anche, magari, come modificare il tuo stato di attività, che è sempre impostato sull'opzione Online? In tal caso, tutto quello che devi fare è premere sulla voce Online posta in alto a destra (in qualsiasi schermata di Google Chat) e scegliere una delle opzioni disponibili in elenco (es. Non disturbare), cliccando sulle stesse.
Puoi anche creare uno stato personalizzato premendo sulla voce Aggiungi uno stato e selezionando una delle ulteriori varie opzioni mostrate in basso, oppure, puoi digitare direttamente una nome per lo stato nel campo in alto (premi poi sul pulsante Fine per completare questo passaggio).
Per gestire le impostazioni di Google Chat, premi sul pulsante dell'ingranaggio che trovi in alto a destra (in ogni schermata dell'applicazione). Da qui, spunta le opzioni che fanno al caso tuo: ad esempio quelle relative alle notifiche per le chat o alla correzione automatica dell'ortografia. Inoltre, puoi anche selezionare il tema scuro per Google Chat premendo sull'apposita opzione e impostare una suoneria per le notifiche premendo sul menu a tendina Toni posto sotto la dicitura Suoni di notifica.
Puoi anche decidere se ricevere o meno un'email se non hai visualizzato un messaggio in chat premendo sul menu a tendina Solo per @menzioni e messaggi diretti e selezionando poi l'opzione che ritieni opportuna. Per salvare le modifiche apportate alle impostazioni, premi sulla voce Fine collocata in fondo all'elenco delle varie opzioni.
Nella schermata iniziale di Google Chat, cliccando sulla dicitura Home posta nel menu in alto a sinistra, puoi visionare tutti gli ultimi messaggi nelle chat e negli Spazi. Inoltre, ti è anche possibile visualizzare le attività a te assegnate e i messaggi nei quali sei stato citato cliccando sulla voce Menzioni che vedi nel menu a sinistra suddetto.
Come funziona Google Chat sul cellulare
Google Chat è disponibile anche in formato app per Android e per iPhone e iPad. Se hai qualche dubbio su come scaricare la “versione portatile” del servizio in oggetto, puoi rifarti alle indicazioni che trovi in questo mio tutorial.
Nei prossimi capitoli ti mostrerò come si usa Google Chat sul cellulare e, quindi, come ripetere le stesse operazioni illustrate in precedenza anche sui dispositivi mobili. Trovi spiegato tutto qui sotto.
Creare e gestire chat
Creare una chat sull'app di Google Chat è semplicissimo: una volta avviata la stessa e aver effettuato l'accesso al tuo account, premi sul pulsante Nuova chat posto in basso a destra; successivamente, digita nel campo in alto l'indirizzo Gmail dell'utente che ti interessa, premi quindi sul risultato della ricerca opportuno (ripeti questo passaggio per tutte le persone da inserire nella chat) e, per concludere, fai tap sul pulsante Fine in alto a destra.
A questo punto, i comandi per utilizzare la chat sono molto simili a quelli che ti ho mostrato in questo capitolo del tutorial. Stavolta, tuttavia, per inserire foto, GIF, link a Google Drive o Meet e altro, premi sul pulsante + posto in basso a sinistra, nella schermata della chat, e seleziona l'opzione che fa al caso tuo.
Per inserire un'app supportata direttamente nella conversazione, invece, premi sul pulsante Aggiungi app posto in cima alla chat, scorri poi l'elenco di app proposte in basso o cercane una in particolare digitandone il nome nel campo in alto e, poi, premi sulla voce Fine che vedi in alto a destra. I comandi di gestione della chat (es. Elimina conversazione, Nascondi conversazione, Notifiche ecc.) sono accessibili premendo sul nome dei partecipanti situato in alto.
Premendo sul pulsante della videocamera in alto a destra puoi avviare una videochiamata, mentre, andando su ⁝ > Cerca nella conversazione, puoi cercare uno specifico termine nella chat.
Creare e gestire Spazi
Per creare uno Spazio, ossia una sezione di lavoro condivisa con altri utenti tramite la quale è possibile gestire chat, file e attività, una volta aperta l'app Google Chat, fai tap sulla voce Spazi posta in basso a destra. Da qui, premi prima sul pulsante Nuovo spazio e, poi, sulla voce Crea uno spazio. Ora inserisci nei campi appositi un nome, una descrizione per lo Spazio ed, eventualmente, un emoji facendo tap sul pulsante + posto in alto; dopodiché, premi sulla voce Avanti situata in alto a destra.
Digita ora nel campo posto in alto l'indirizzo Gmail degli utenti da inserire. Premi, poi, sul risultato opportuno della ricerca (ripeti questo stesso passaggio per ogni persona che intendi inserire) e, per concludere, fai tap sul pulsante Fine posto in alto a destra.
Una volta avuto accesso alla schermata del nuovo Spazio creato, puoi utilizzare la chat annessa allo stesso premendo sulla voce Chat posta in alto e seguendo le stesse indicazioni fornite in questo capitolo. Facendo, invece, tap sulla dicitura File che vedi in alto e, poi, premendo sul pulsante del foglio con il simbolo +, puoi caricare un file dal tuo computer o dal tuo spazio di archiviazione su Google Drive (premendo sulle diciture relative).
Una volta caricati, i file condivisi saranno sempre visibili nella sezione File dello Spazio in oggetto. Per accedere alle opzioni di gestione di quest'ultimo (es. Elimina, Esci, Notifiche ecc.), ti è sufficiente premere sul titolo dello Spazio posto in alto.
Creare attività
Desideri creare un compito da svolgere per i membri che fanno parte dello Spazio che hai creato? In tal caso, una volta aperto quest'ultimo (lo trovi elencato nella sezione Spazi della schermata iniziale dell'app), seleziona la voce Attività.
Successivamente, fai tap sul pulsante della spunta che sta in basso a destra e digita nel campo Nuova attività il titolo di quest'ultima. Dopodiché, premi sul pulsante dell'orologio mostrato sul pannello a schermo e serviti del calendario per impostare una scadenza per il compito da svolgere: premi sull'icona di uno dei giorni; eventualmente fai anche tap sulla voce Imposta ora, seleziona dunque l'orario che preferisci con l'orologio proposto e, per concludere, premi sulla voce Fine.
Imposta, a questo punto, una descrizione per l'attività facendo tap sull'icona delle linee parallele che vedi a sinistra, sul pannello di gestione dell'attività e digita nel campo Aggiungi dettagli gli elementi necessari a descrivere il compito da svolgere. In conclusione, premi sull'icona dell'omino e scegli a quale utente assegnare l'attività selezionandone l'indirizzo di posta elettronica dall'elenco a schermo.
Non ti resta, dunque, che ultimare i preparativi facendo tap sulla voce Salva. I compiti creati saranno quindi visibili nella sezione Attività dello Spazio; se vuoi impostare come completato un compito, premi sul simbolo del cerchio che trovi in corrispondenza del nome dello stesso. Se, invece, desideri cancellare un'attività, apri la stessa premendo sul titolo di quest'ultima e vai poi su ⁝ > Elimina.
Altre funzioni
Desideri modificare il tuo stato di attività che, di default è impostato sull'opzione Attivo? In tal caso, nella schermata iniziale dell'app, premi sul pulsante ≡ situato in alto a sinistra, poi fai tap sulla voce Attivo e seleziona una delle opzioni disponibili (es. Non disturbare).
Eventualmente, hai altresì la possibilità di creare uno stato personalizzato facendo tap sulla dicitura Aggiungi uno stato e digitando una descrizione apposita nel campo in alto o selezionando una delle ulteriori opzioni poste in basso. Per modificare le impostazioni dell'app, invece, vai su ≡ > Impostazioni e serviti dei controlli a schermo per gestire le varie opzioni disponibili. Ad esempio, premendo sull'interruttore relativo alla voce Notifiche mobile, puoi disattivare queste ultime (che sono attive di default).
Facendo tap sulla dicitura Non disturbare, puoi impostare un'opzione per cui non sarai disponibile per essere contattato; facendo tap, invece, sulla voce Suono di notifica potrai impostare una suoneria per i messaggi e per le notifiche dell'app. Le altre opzioni disponibili sono pressoché le stesse delle quali ti ho già parlato in questo capitolo. Aspetta, mi stai chiedendo come funziona Google Chat su Android? Esattamente come ti ho indicato negli ultimi quattro capitoli di questo tutorial.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
