Come registrare su Word
Word, il celebre software di videoscrittura incluso nella suite Microsoft 365, nel corso degli ultimi anni si è evoluto sempre di più dotandosi di numerose funzionalità avanzate. Fra queste spiccano alcuni strumenti speech-to-text che permettono di velocizzare le attività di trascrizione e dettatura, rendendo più facili e immediati svariati compiti in differenti ambiti, sia accademici, sia professionali.
Di recente, anche tu hai deciso di installare il programma sul tuo PC o di sfruttare le sue versioni gratuite online e per dispositivi mobili, le quali integrano a loro volta tali funzioni, seppur in maniera più limitata. Prima di adoperarle, però, vorresti qualche indicazioni più specifica su come registrare su Word, in modo da trarne il massimo beneficio e ricevere un supporto concreto alle mansioni che devi svolgere, ad esempio la trasposizione scritta di lezioni o riunioni di lavoro.
Ebbene, se le cose stanno effettivamente così, non devi fare altro che proseguire la lettura dei prossimi capitoli per capire in che modo puoi utilizzare Word per registrare, dettare e trascrivere, ottenendo così un testo scritto editabile (la qualità, però, dipende molto dalla chiarezza della voce e dall'assenza di rumori di fondo) e un file audio utilizzabili a fini di studio o, ad esempio, per scopi lavorativi. Allora, sei pronto? Sì? Perfetto, in tal caso non mi resta che augurarti buon proseguimento!
Indice
- Come registrare su Word da PC
- Come registrare audio su Word online
- Come registrare testo su Word per smartphone e tablet
Come registrare su Word da PC
Per cominciare, desidero mostrarti come registrare su Word da PC, utilizzando quindi la versione desktop per Windows e macOS integrata nei piani Microsoft 365 (con costi a partire da 10 euro al mese e 1 mese di prova gratuita).
Come registrare e scrivere su Word
Prima di tutto, vediamo come registrare e scrivere su Word, sfruttando ossia le funzioni di dettatura previste dal software in questione. Dopo averlo avviato, dunque, apri il documento di tuo interesse o creano uno nuovo mediante le apposite funzioni presenti nella schermata iniziale.
Non appena visualizzi l'interfaccia di editing recati nella scheda Home (in alto a sinistra) per visualizzare nell'area sottostante la relativa barra degli strumenti e, qui, individua la voce Dettatura, caratterizzata dall'icona di un microfono. Clicca su quest'ultima e, ove richiesto, fornisci i necessari permessi per l'accesso alla risorsa e alla registrazione di audio.
A questo punto, il sistema provvede immediatamente ad acquisire l'audio catturato dal microfono (noterai che alla suddetta icona verrà aggiunto un pallino o un quadratino rosso, a indicare che l'attività è in corso) e trasporlo in forma scritta nel foglio, utilizzando naturalmente le preferenze del carattere riportate nella relativa sezione della toolbar.
Quando vuoi interrompere la registrazione, non devi fare altro che premere nuovamente sull'icona del microfono: puoi scegliere indistintamente fra la stessa precedentemente utilizzata o quella che trovi nella barra dinamica mostrata nelle vicinanze, la quale permette anche, cliccando sul simbolo dell'ingranaggio, di accedere alle impostazioni dello strumento.
La relativa finestra consente di selezionare una sorgente audio diversa da un apposito menu a tendina (ad esempio un microfono esterno opportunamente collegato al PC), verificare il relativo livello di input tramite un indicatore del volume, cambiare la lingua di default impostata sul programma, o ancora abilitare/disabilitare la punteggiatura automatica.
Se, dunque, vuoi sapere come registrare un testo su Word da PC, la procedura da seguire è quella appena esposta. Se, invece, sei alla ricerca di indicazioni su come registrare voce su Word, ti consiglio di sfruttare la funzione descritta nel prossimo capitolo.
Come registrare e trascrivere su Word
Vuoi saperne di più su come registrare e trascrivere su Word? Ebbene, lo strumento di dettatura di cui ti ho parlato nel capitolo precedente rappresenta già un'ottima soluzione: anche se è pensata principalmente per trasporre automaticamente il parlato da vivo, è possibile eventualmente accostare una sorgente sonora esterna al microfono del computer, ad esempio un audio registrato sullo smartphone.
Ad ogni modo, il celebre programma di videoscrittura dispone anche di una comoda funzionalità ad hoc, disponibile però (almeno nel momento in cui scrivo) solo su Windows, che permette di registrare un file audio e di ottenerne al contempo la trascrizione automatica, con tanto di riconoscimento dei relatori e applicazione dei timestamp dei rispettivi interventi. Questa potrà poi essere facoltativamente riportata sul documento, ma rimarrà comunque associata allo stesso per una sua consultazione.
Per accedere allo strumento in questione devi fare clic sulla freccia posta sotto alla voce Dettatura nella barra degli strumenti della scheda Home, e selezionare poi dal menu contestuale l'opzione Trascrivi.
In questo modo verrà aperto un nuovo pannello sulla destra, denominato Transcribe, nel quale avrai la possibilità di selezionare la lingua di riferimento mediante un apposito menu a tendina, e scegliere poi se caricare un audio (o un video) già acquisito con un altro programma, oppure procedere direttamente alla registrazione, funzione quest'ultima che ha delle peculiarità differenti da quelle di dettatura.
Nel primo caso, ti basterà pigiare il pulsante Carica audio e selezionare dalla finestra di navigazione il contenuto (il formato deve essere .wav, .mp4, .mp3 o .aac), il quale verrà poi elaborato dal software, con tempistiche che dipendono soprattutto dalla sua durata.
Qualora, invece, fossi interessato a capire nello specifico come registrare voce su Word, in tal caso dovrai semplicemente premere il bottone Avvia registrazione al momento opportuno. L'acquisizione dell'audio partirà immediatamente, e potrai sospenderla quando necessario pigiando il simbolo del microfono blu che compare in basso.
Al termine dell'operazione, ti basterà pigiare il bottone Salva e trascrivi ora per ottenere, a seguito dei necessari tempi di elaborazione, la relativa trascrizione. Il pannello, successivamente, ti mostrerà sia un player tramite cui potrai mandare in riproduzione il contenuto, sia il testo, editabile con un clic sulla relativa casella. Una volta apportate le relative modifiche, ti basterà pigiare il pulsante Aggiungi al documento per riportare l'estratto sul foglio di lavoro.
Per scaricare l'audio ottenuto, invece, dovrai cliccare sul nome del file riportato in alto: verrai così rimandato tramite il browser, previo login, alla relativa pagina di OneDrive (lo spazio cloud associato al tuo account Microsoft), dove potrai mandarlo a sua volta in riproduzione e, mediante le opzioni poste in alto a sinistra, condividerlo, copiare il collegamento o scaricarlo in locale.
Qualora, per qualsiasi motivo, dovessi avere bisogno di integrare tale file audio all'interno del documento finale, su Windows ti basterà recarti nel menu Inserisci e selezionare l'opzione Oggetto presente nel riquadro Testo della barra degli strumenti.
Nella nuova finestra apertasi, quindi, dovrai andare alla scheda Crea da file, pigiare il bottone Sfoglia, individuare il file da importare e cliccare il bottone Inserisci. Successivamente, al termine dell'elaborazione, potrai scegliere se visualizzarlo come icona e collegarlo al file spuntando le relative caselle. Premendo il pulsante OK finalizzerai l'operazione, e avrai così modo di avviarne la riproduzione mediante la risorsa predefinita presente nel tuo PC.
Anche sulla versione di Word per Mac è possibile aggiungere l'audio mediante il menu Inserisci, premendo però stavolta la funzione Clip multimediale prevista dalla rispettiva toolbar e selezionando l'opzione Audio da file. In questo caso, ti sarà possibile riprodurlo direttamente dal foglio Word con un doppio clic sull'icona dell'altoparlante.
Come registrare audio su Word online
Se vuoi scoprire come registrare audio su Word online, considera che gli strumenti di dettatura e trascrizione di cui ti ho parlato nei precedenti capitoli relativi alla versione desktop sono accessibili anche mediante la sua Web app. Occorre però fare una distinzione: la funzione Dettatura, infatti, è del tutto gratuita, mentre quella di Trascrizione è fruibile solo dai clienti Premium che hanno sottoscritto un piano Microsoft 365.
In tutti i casi, comunque, devi per prima cosa collegarti con il tuo browser preferito a questa pagina ed effettuare l'accesso con le credenziali del tuo account Microsoft. Una volta fatto ciò, crea un nuovo documento o importane uno esistente mediante le opzioni poste in alto a sinistra.
Successivamente, nel caso fossi interessato a riportare in formato testo una lezione o una riunione in corso di svolgimento, oppure l'audio proveniente da una sorgente esterna preventivamente messa in riproduzione vicino al computer, ti basterà premere l'icona del microfono presente nella sezione Dettatura della scheda Home, che trovi sulla destra, all'interno della relativa barra degli strumenti.
Dopo aver fornito i permessi per l'accesso al microfono, la trasposizione verrà immediatamente avviata, e potrai facilmente interromperla o gestire le preferenze di utilizzo sfruttando le funzioni messe a disposizione nella rispettiva barra dinamica, esattamente come ti ho spiegato in un precedente capitolo.
Se, invece, vuoi capire come registrare su Word parlando, allora devi utilizzare la funzione Trascrivi, che puoi visualizzare cliccando sul simbolo della freccia presente nel riquadro Dettatura, selezionando poi la lingua dal menu a tendina situato nel nuovo pannello apertosi sulla destra, e pigiando infine il bottone Avvia registrazione sottostante. Per maggiori dettagli sulla procedura da seguire, fai pure riferimento nel capitolo su come registrare e trascrivere su Word, in quanto le operazioni da compiere sono identiche.
Come registrare testo su Word per smartphone e tablet
Per concludere, desidero mostrarti come registrare testo su Word per smartphone e tablet. Anche in questo caso, è opportuno prima fare un distinguo fra le differenti versioni della relativa app (compatibile con Android e iOS/iPadOS): i dispositivi con schermo fino a 10,1', infatti, possono scaricare e utilizzare gratuitamente la risorsa, mentre quelli con un display più grande per avvalersene devono sottoscrivere un piano Microsoft 365.
Ci sono poi delle differenze anche a livello operativo: la versione dell'app Word per gli smartphone è infatti ottimizzata per l'utilizzo su display che hanno un orientamento verticale. Dopo averla avviata, dunque, esegui l'accesso con il tuo account Microsoft e sfiora la voce Apri posta in basso a destra per aprire un file già esistente da una delle posizioni disponibili, oppure fai tap sul simbolo [+] situato in alto a destra e crea un documento vuoto.
A seguire, sfiora il simbolo [⋮] ( oppure [⋯] se hai un iPhone), scorri il menu contestuale e, se la funzione Dettatura non è abilitata, sposta su ON il relativo selettore (potresti poi dover concedere i permessi per l'accesso al microfono), dopodiché pigia sul foglio per richiamare il tastierino virtuale ed entrare in modalità scrittura.
Ora, tocca il simbolo del microfono che compare in basso a destra all'interno del documento (dunque, non quello incluso nella tastiera stessa), che offre un migliore riconoscimento vocale e integra delle funzioni per semplificare l'immissione di testo.
Vedrai comparire un nuovo pannello in basso che serve a gestire lo strumento di dettatura: la registrazione sarà già attiva e, quindi, tutte le parole recepite dall'applicazione verranno sùbito convertite in testo.
Potrai all'occorrenza sospendere e riattivare la registrazione pigiando l'icona del microfono, utilizzare i comandi ivi presenti per aggiungere manualmente la punteggiatura e una nuova riga, e accedere alle preferenze della funzione premendo il simbolo dell'ingranaggio, dove è possibile selezionare la lingua e abilitare la punteggiatura automatica.
Nei tablet l'interfaccia dell'app Word ricalca maggiormente quella della versione desktop, con il menu principale posto in alto che permette di richiamare la barra degli strumenti di riferimento della funzione selezionata.
Se, dunque, vuoi sapere come registrare audio su Word per trascriverlo automaticamente come testo, devi recarti nella scheda Home, sfiorare il foglio digitale per entrare in modalità di scrittura, e toccare infine il simbolo del microfono situato nella parte inferiore della tastiera virtuale.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
