Office Lens: come funziona

La digitalizzazione dei documenti, ossia la trasformazione di contenuti cartacei in contenuti digitali, può essere un problema quando non si ha uno scanner a propria disposizione. Tu, infatti, ti trovi proprio in questa situazione e non sai come uscirne. Di acquistare uno scanner solo per digitalizzare un documento non se ne parla, quindi hai provato a scattare semplicemente una foto a quest’ultimo usando l’app Fotocamera del tuo smartphone, ma il risultato è stato abbastanza deludente. Beh, ci credo! L’app Fotocamera non è adatta a questo scopo, però hai avuto una giusta intuizione.

Tramite la fotocamera del tuo smartphone (o del tuo tablet), infatti, puoi digitalizzare documenti ottenendo buoni risultati, ma solo a patto di usare un dispositivo dotato di una buona fotocamera e, soprattutto, delle app giuste, pensate per lo scopo. Un esempio? Microsoft Lens, precedentemente nota come Office Lens.

Si tratta di un’app gratuita che, grazie a un’interfaccia semplicissima, consente di scansionare i documenti con la fotocamera dello smartphone o del tablet ottimizzando e correggendo le acquisizioni, quindi risolvendo tutti quei problemi di prospettiva, colori e resa complessiva che si hanno con la classica app Fotocamera. Interessante, vero? Allora, se vuoi saperne di più, prenditi cinque minuti di tempo libero e lascia che ti spieghi come funziona Microsoft Lens. Sono sicuro ti tornerà utile!

Indice

• A cosa serve Microsoft Lens
• Microsoft Lens: come funziona su smartphone e tablet
• Microsoft Lens: come funziona su PC

A cosa serve Microsoft Lens

Digitalizzare documenti, foto e altri contenuti cartacei tramite uno scanner — quando disponibile — può non essere un’operazione immediata. Microsoft Lens, di fatto, si prefigge di semplificare questa operazione trasformando qualsiasi smartphone o tablet in uno scanner: impiegando la fotocamera dello smartphone o del tablet, infatti, quest’app consente di effettuare la digitalizzazione di documenti di vario tipo, tramite un’interfaccia semplice e ricca di strumenti utili allo scopo.

Nel dettaglio, Microsoft Lens permette di unire più scansioni insieme per formare un unico file, di applicare filtri, miglioramenti e personalizzazioni su ciascuna delle immagini e di esportare rapidamente i file ottenuti come immagini, documenti PDF, documenti PowerPoint o documenti Word.

Altro aspetto interessante di Microsoft Lens è la possibilità di impiegare il sistema OCR (Optical Character Recognition), cioè il riconoscimento ottico dei caratteri: effettuando il salvataggio di un’acquisizione in formato Word oppure aprendo il file con lo strumento di lettura immersiva integrato, l’app si occupa infatti di estrapolare il testo dall’immagine e di renderlo disponibile per la visualizzazione, la copia ed, eventualmente, anche la modifica (maggiori info nella mia guida su come modificare il testo scannerizzato).

Interessante, non trovi? Allora passiamo sùbito alla pratica e scopriamo come funziona Microsoft Lens su tutte le piattaforme sulle quali è disponibile.

Microsoft Lens: come funziona su smartphone e tablet

Ora che hai compreso a cosa serve Microsoft Lens, è arrivato il momento di spiegarti come utilizzare l’app in questione. Tanto per iniziare, ti ricordo che Lens è un’applicazione gratuita, che può essere scaricata dal Play Store o da store alternativi su Android e da App Store su iPhone e iPad: ecco tutto spiegato in dettaglio.

Android

Se utilizzi un dispositivo animato dal sistema operativo Android, dopo aver visitato il link che ti ho fornito poc’anzi, fai tap sul pulsante Installa e attendi che l’applicazione venga trasferita sul device.

Quando ciò avviene, avvia Lens sfiorando il pulsante Apri, oppure mediante l’apposita icona che, nel frattempo, è stata creata nella schermata Home o nel drawer del dispositivo. Una volta aperta l’app, concedile l’autorizzazione ad accedere ai file sul tuo dispositivo tramite l’apposito pulsante (es. Consenti tutto) il cui nome può variare in base all’interfaccia utente del tuo smartphone o tablet.

Una volta che l’app ha tutte le autorizzazioni, fai tap sull’icona della fotocamera di colore arancione posizionata centralmente, premi su Avanti e poi fai tap su Non inviare i dati facoltativi, quindi tocca su Chiudi. A questo punto, fornisci l’autorizzazione per l’utilizzo della fotocamera per scattare foto e registrare video premendo su Mentre usi l’app o pulsante di conferma analogo.

Finalmente, ti trovi all’interno della schermata nella quale puoi eseguire la scansione, con tanto di fotocamera attiva per inquadrare il documento desiderato. In questa schermata, puoi scegliere tra diverse modalità di cattura, scorrendo verso destra o sinistra il menu posizionato nella parte inferiore.

Le modalità disponibili sono Azioni, Analisi, Lavagna, Biglietto da visita e Foto, ma la modalità che troverai preimpostata è Analisi. Di seguito le spiegazioni delle funzionalità a cui si può accedere tramite ciascuna modalità.

• Analisi — da questa modalità è possibile effettuare la classica scansione di documenti, con possibilità di effettuare modifiche come il cambiamento delle dimensioni, l’aggiunta di testo, il ritaglio e le annotazioni.
• Azioni — tramite questa modalità si può estrarre del testo dalle scansioni utilizzando la funzionalità OCR, estrarre una tabella da una foto, farsi leggere il contenuto del testo presente nell’immagine, scansionare dei dati per creare un nuovo contatto oppure scansionare un codice QR.
• Lavagna — permette di scansionare una lavagna rendendo tutto più leggibile e migliorando la qualità al fine di fruire delle informazioni al meglio. Può anche tornare utile per rendere più chiare e leggibili altre tipologie di documenti.
• Biglietto da visita — questa funzione serve per la scansione dei biglietti da visita.
• Foto — nel caso si desideri aggiungere una fotografia normale a una scansione, basta utilizzare questa modalità.

Le varie modalità possono essere utilizzate in combinazione tra loro, quindi, ad esempio, puoi decidere di creare un documento scansionato in cui una pagina è stata catturata con la modalità Analisi e un’altra con la modalità Azioni.

Per effettuare una scansione, inquadra il documento o il contenuto da scansionare, attendi che l’app riconosca i suoi contorni e appaia una cornice arancione (non necessario nella modalità Foto), e poi premi sul pulsante di scatto di forma rotonda posizionato centralmente. Toccando sul pulsante con l’icona del lampo in alto a destra, puoi decidere la modalità di attivazione del flash tra Automatico, Attivato, Disattivato e Torcia.

Se premi sull’icona dei tre puntini verticali, troverai tre opzioni: una per accedere alle impostazioni, una per accedere alle analisi personali (una sezione specifica sempre a portata di tocco in cui accedere alle proprie scansioni) e una per cambiare la risoluzione al fine di aumentare o diminuire il livello di dettaglio delle foto catturate.

Se invece di effettuare una scansione scattando una foto vuoi selezionare un’immagine già presente sulla memoria del tuo smartphone o tablet, puoi selezionarne una dalle anteprime visualizzate proprio sopra al pulsante di scatto, le quali si possono scorrere con degli swipe verso destra o sinistra.

Puoi espandere la sezione delle immagini salvate trascinando verso l’alto la piccola linea orizzontale posizionata sopra le anteprime. Dopo averlo fatto, puoi anche toccare sull’icona della cartella in alto a destra per sfogliare meglio i file: dalla sezione Foto che si apre, puoi trovare le immagini organizzate in ordine cronologico e divise per mesi, mentre nella sezione Raccolte puoi visualizzare alcune cartelle di immagini nella memoria dello smartphone o del tablet.

Per una ricerca ancora più mirata, premi sul pulsante dei tre puntini verticali in alto a destra e poi su Sfoglia, al fine di accedere a tutte le cartelle e a tutte le immagini sul tuo dispositivo e anche sul cloud. Una volta effettuata una scansione tramite immagine salvata in memoria, premi il numerino posizionato in basso a destra (che indica il numero di immagini inserite nella scansione) per passare alla schermata con l’immagine scansionata ed effettuare modifiche (se invece hai acquisito dalla fotocamera, ti ritroverai direttamente in questa schermata).

Decidi se ruotare la foto, ripetere lo scatto oppure selezionare tutta la foto per la scansione utilizzando rispettivamente i tre pulsanti posizionati sulla destra dello schermo, oppure, se vuoi modificare il ritaglio automatico effettuato dall’app, trascina i bordi e gli angoli della cornice bianca attorno al documento come meglio credi.

Se vuoi aggiungere altre scansioni (magari di altre pagine o documenti), premi su Analizza tutto oppure sull’icona della fotocamera con il segno +, dopodiché seleziona la modalità più appropriata tra quelle che ti ho descritto e premi il pulsante di scatto (oppure seleziona un’altra immagine in memoria).

Dopo aver effettuato tutti gli scatti necessari, premi su Rivedi e modifica. A questo punto, puoi utilizzare i cinque pulsanti posizionati sulla destra (premi l’icona della freccia rivolta verso il basso per farli apparire tutti) per ritagliare la foto, inserire annotazioni a mano, inserire del testo digitale, ruotare l’immagine oppure eliminarla.

In alto a destra puoi trovare il pulsante Opzioni che serve per modificare le dimensioni della scansione. In basso puoi impostare dei filtri tramite il pulsante Filtri, riordinare le scansioni tramite il pulsante Riordina (basta tenere premuto su una scansione e trascinarla per riordinarla) e aggiungere altre scansioni con il pulsante Aggiungi.

Dopo aver concluso ogni modifica, premi su Fine e inserisci un nome per la scansione nel campo Titolo. A questo punto, devi scegliere il formato (o i formati) in cui salvare il tuo documento.

A tal fine hai la possibilità di esportare il tutto nella raccolta foto di Android, sotto forma di file PDF, oppure all’interno delle app OneNote, OneDrive, PowerPoint o Word, semplicemente apponendo il segno di spunta all’opzione che più preferisci e sfiorando poi il pulsante Salva (per poter esportare i documenti all’interno delle app di Office, è necessario effettuare l’accesso a un account Microsoft).

Nel caso di Word, in particolare, verrà abilitata la funzionalità OCR (il riconoscimento ottico dei caratteri): il documento risultante conterrà, infatti, il testo estratto dall’immagine. La stessa possibilità è fornita anche dallo Strumento di lettura immersiva: toccando il pulsante Leggi, infatti, verrà aperto un lettore di testo integrato, mediante il quale potrai leggere, selezionare e copiare il contenuto che ti interessa. Se vuoi scoprire altre applicazioni, consulta la mia guida sulle app per scannerizzare.

iOS/iPadOS

Se vuoi installare Lens su un iPhone o un iPad, segui il link ad App Store che ti ho fornito all’inizio di questa sezione della guida, tocca il pulsante Ottieni/Installa, effettua l’autenticazione con Face ID, Touch ID o password dell’ID Apple e attendi qualche istante, affinché la procedura di download e installazione dell’applicazione venga ultimata.

Ad avvio avvenuto, scorri per due volte da destra a sinistra con il dito, poi rimuovi il segno di spunta alla voce Invia automaticamente i dati per contribuire a migliorare Microsoft Lens e premi su Consenti l’accesso. A questo punto, tocca prima su Avanti, poi su Rifiuta e poi su OK.

Fornisci l’autorizzazione per l’accesso alla fotocamera premendo su Consenti e ti ritroverai finalmente nella schermata di cattura dalla quale si possono effettuare le scansioni. In questa schermata, puoi notare che nel menu posizionato in basso ci sono diverse modalità tra le quali scegliere scorrendoci sopra il dito verso destra o verso sinistra. Sono le seguenti e si possono utilizzare in combinazione tra loro in caso serva scansionare più pagine con documenti di tipologie diverse.

• Documento — serve per effettuare la classica scansione di un qualsiasi documento, offrendo anche opzioni per modificarlo con funzioni come il cambiamento delle dimensioni, l’aggiunta di testo, ritaglio e annotazioni.
• Azioni — da questa modalità è possibile selezionare svariate funzioni. In ordine, puoi trovare la funzionalità per estrarre testo da un’immagine, quella per estrarre una tabella e quella per farti leggere il testo rilevato.
• Lavagna — questa modalità serve per la scansione del contenuto di una lavagna, ma può risultare utile anche per altre tipologie di documenti di cui si desidera provare a migliorare la visibilità.
• Biglietto da visita — se ciò che bisogna scansionare è un biglietto da visita, questa è la modalità perfetta per farlo.
• Foto — con questa modalità è possibile aggiungere una fotografia normale a un documento scansionato.

Per effettuare una scansione, scegli la modalità più adatta a ciò che desideri scansionare, inquadra un documento, attendi che il mirino con gli angoli bianchi venga posizionato perfettamente attorno ad esso e poi fai tap sul pulsante di scatto posizionato centralmente.

In alternativa, puoi scansionare immagini già presenti nella memoria del tuo smartphone o tablet toccando sull’icona delle due fotografie sovrapposte posizionata in basso a sinistra: ti basta concedere l’autorizzazione per l’accesso alle foto, selezionare un’immagine dalla schermata che si apre e premere su Aggiungi.

Usando i primi due pulsanti posizionati in alto a destra, puoi cambiare la fotocamera da cui scattare o gestire il flash decidendo se impostarlo su Automatico, Attivato o Disattivato. Premendo sul pulsante con i tre puntini verticali puoi accedere alla sezione delle analisi personali con le scansioni che hai effettuato oppure alle impostazioni che consentono di effettuare l’accesso a un account Microsoft.

Una volta aggiunta un’immagine scansionata con la cattura da fotocamera o dalla memoria interna, puoi decidere se usare i tre pulsanti posizionati sulla destra rispettivamente per ruotare l’immagine, ripetere lo scatto oppure selezionare tutta l’immagine per l’inserimento nel documento scansionato.

Puoi inoltre trascinare i bordi e gli angoli della cornice bianca nell’immagine per ritagliare in modo preciso la porzione da inserire nella scansione. Se desideri aggiungere un’altra pagina con un’altra scansione, premi sull’icona della fotocamera con il segno +, seleziona la modalità più adatta e scatta un’altra foto, oppure seleziona un’altra immagine nella memoria del tuo iPhone o iPad.

Una volta fatto anche questo e gestito eventualmente le altre immagini aggiunte, premi su Rivedi e modifica per continuare. Tramite i cinque pulsanti visualizzati sulla destra (se tocchi l’icona della freccetta rivolta in basso puoi farli apparire tutti) puoi rispettivamente effettuare un ritaglio, inserire un input a mano con lo strumento penna, inserire del testo, ruotare l’immagine oppure eliminarla.

In basso puoi trovare il pulsante Filtri per aggiungere dei filtri all’immagine, il pulsante Riordina per cambiare l’ordine delle scansioni (trascinale e poi premi il pulsante arancione in basso a destra per procedere) e Aggiungi altro per aggiungere altre scansioni. Alla fine di tutte le modifiche, fai tap su Fine per passare alla schermata di esportazione del documento.

Utilizza questo pannello per specificare il titolo dell’acquisizione e il percorso di salvataggio (dalla voce Foto): puoi salvare il tutto nella raccolta foto del dispositivo, sotto forma di file PDF, all’interno delle app di Office (OneNote, OneDrive, Word e PowerPoint), oppure condividere il file su Mail di iOS/iPadOS o altre app.

Ti faccio presente che, esportando il file all’interno di Word, verrà applicato il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e sarà salvato il solo testo rilevato automaticamente nell’acquisizione; anche lo Strumento di lettura immersiva, infine, consente di “riconoscere” le parti testuali delle foto scattate: in questo caso, però, il tutto verrà visualizzato in un lettore integrato, dandoti la sola possibilità di copiare il testo (senza poterlo modificare). Per utilizzare questo strumento, così come le app di Office sopra citate, è necessario effettuare l’accesso a un account Microsoft.

Puoi scoprire altre soluzioni per la scansione di documenti tramite la mia guida sulle app per scanner.

Microsoft Lens: come funziona su PC

Al momento in cui ti scrivo questa guida, Microsoft Lens non è disponibile per PC ma solo per dispositivi mobili. In passato era possibile scaricare la vecchia versione Office Lens sul Microsoft Store, sotto forma di applicazione per computer, tablet e altri dispositivi animati da Windows. Adesso, però, il Microsoft Store riporta che l’app non è più disponibile per il nostro mercato.

Se quindi desideri utilizzare Microsoft Lens anche sul computer, dovresti utilizzare l’app per Android. Una soluzione del genere esiste e per maggiori informazioni puoi seguire le mie guide su come installare app Android su Windows, su come emulare Android su PC e su come emulare Android su Mac con emulatori come BlueStacks. Potrebbe inoltre interessarti la mia guida su come gestire Android sul PC, nella quale ti illustro uno strumento per visualizzare sul computer i contenuti del tuo smartphone.

Se invece vuoi valutare delle alternative, ti rimando alle mie guide sui programmi per scanner e sui programmi per utilizzare lo scanner.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.