PEC: cos’è e come funziona

di Salvatore Aranzulla

Hai bisogno di inviare una comunicazione che abbia validità legale e, a tal proposito, hai sentito parlare della Posta Elettronica Certificata (PEC), un sistema di posta elettronica che garantisce lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, ma non hai ancora le idee ben chiare al riguardo. Se le cose stanno così, non preoccuparti: sei nel posto giusto per capire davvero il funzionamento della PEC e quando conviene usarla.

In questo tutorial, infatti, ti spiegherò in modo semplice e aggiornato cos'è e come funziona la PEC, illustrandoti tutto ciò che c'è da sapere: dalle sue caratteristiche principali alle modalità di utilizzo, passando per i casi in cui è obbligatoria e le situazioni in cui può rivelarsi particolarmente utile. Ti assicuro che, una volta compresi i meccanismi di base, usarla sarà molto più semplice di quanto immagini.

Detto ciò, se l'argomento ti interessa, mettiti comodo e prenditi qualche minuto di tempo libero per leggere con attenzione le indicazioni che sto per fornirti. Vedrai che, al termine della guida, avrai tutte le informazioni necessarie per utilizzare la PEC in modo consapevole. Buona lettura.

PEC: cos'è e a cosa serve

Usare PC per email istituzionale

La prima cosa che devi sapere relativamente alla PEC è che si tratta dell'acronimo utilizzato per denominare la Posta Elettronica Certificata, ossia un servizio di posta elettronica che si differenzia da quello tradizionale, come per esempio Gmail o Outlook, per la sua valenza legale. In altre parole, se ti stai chiedendo cos'è e a cosa serve la PEC, devi sapere che si tratta di uno strumento pensato per inviare comunicazioni ufficiali con pieno valore giuridico.

A tal proposito, infatti, ti confermo che le email inviate tramite PEC verso un altro indirizzo di posta elettronica certificata hanno la stessa valenza legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Pertanto, la PEC si rivela uno strumento particolarmente utile per l'invio di comunicazioni ufficiali, sia nei rapporti tra privati sia, soprattutto, nei rapporti con aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni.

Oggi, inoltre, la PEC è sempre più centrale perché rappresenta il cosiddetto domicilio digitale, cioè l'indirizzo ufficiale attraverso cui ricevere comunicazioni con valore legale. A questo proposito, anche i cittadini possono registrare il proprio domicilio digitale nell'Indice Nazionale dei Domicili Digitali (INAD), semplificando ulteriormente i rapporti con la PA. A questo proposito, per capire come fare consulta questo tutorial.

Nonostante la sua indubbia utilità, possedere una PEC non è obbligatorio per tutti. Al momento attuale, infatti, solo imprese e professionisti iscritti a un ordine o a un collegio (D.L. 185/2008 convertito in Legge 2/2009), ditte individuali (D.L. 179/2012), amministratori di società (Legge di Bilancio 2020) e pubbliche amministrazioni (Codice dell'Amministrazione Digitale) sono obbligati a possedere un indirizzo di posta elettronica certificata.

I privati cittadini, invece, non hanno ancora un obbligo generalizzato, ma l'uso della PEC è ormai sempre più diffuso e, in molti casi, necessario per interagire con la pubblica amministrazione, inviare istanze, ricevere notifiche ufficiali e gestire pratiche burocratiche in modo rapido e senza spostamenti. Maggiori informazioni qui.

PEC: come funziona tecnicamente

Notifiche PEC

Parlando, invece, del funzionamento pratico della PEC, è importante chiarire che, al di là della sua valenza legale, il suo utilizzo è molto simile a quello di qualsiasi altro servizio di posta elettronica. In altre parole, se ti stai chiedendo come funziona tecnicamente la PEC, devi sapere che l'esperienza d'uso è semplice e immediata, anche per chi è già abituato a usare e-mail tradizionali.

Infatti, per utilizzare la PEC, non è necessario ricorrere ad alcun software particolare e non è nemmeno richiesto l'uso di dispositivi hardware specifici, come chiavette USB o smart card. La maggior parte dei provider di posta elettronica certificata consente di accedere alla casella tramite un servizio di Webmail, così da poter inviare e ricevere messaggi direttamente dal browser.

In alternativa, puoi configurare il tuo indirizzo PEC in un client di posta elettronica per PC, smartphone o tablet, come Outlook, Thunderbird o Apple Mail, utilizzando il protocollo IMAP (o POP). Maggiori informazioni qui.

Oppure, se preferisci, puoi usare le app ufficiali dei provider PEC disponibili per Android e iOS/iPadOS, particolarmente comode per la gestione in mobilità. Maggiori informazioni qui.

Il funzionamento vero e proprio della PEC avviene “dietro le quinte” senza che tu debba intervenire. In pratica, quando invii un'e-mail utilizzando la PEC, questo viene preso in carico dal tuo provider PEC, che ne verifica i dati, lo certifica e lo inoltra al provider del destinatario. Quest'ultimo esegue ulteriori controlli e, se tutto è corretto, recapita il messaggio. Durante tutto il processo vengono generate automaticamente delle notifiche che attestano l'invio e la consegna del messaggio, fornendo così una prova legale dell'avvenuta comunicazione.

Dal punto di vista tecnico, inoltre, ogni messaggio PEC è protetto da sistemi di sicurezza che ne garantiscono l'integrità, la tracciabilità e la provenienza: il contenuto viene “sigillato” tramite digitali rilasciate dai gestori accreditati, così da evitare modifiche o manomissioni.

Dal lato dell'utente, inviare e ricevere e-mail tramite PEC è proprio come inviare e ricevere una qualsiasi e-mail. Per maggiori informazioni, comunque, puoi leggere la mia guida su come inviare una PEC.

Come usare la PEC

Invio PEC

La PEC è facile da utilizzare anche a livello pratico, dato che il suo funzionamento, come ti ho già spiegato prima, non è particolarmente differente da quello di un servizio di email tradizionale. Quindi, se ti stai chiedendo come usare la PEC, ti farà piacere sapere che bastano pochi passaggi per inviare una comunicazione con valore legale.

Come ti ho spiegato precedentemente, per utilizzare la PEC, puoi collegarti al sito ufficiale del provider, usare un client di posta elettronica oppure, soluzione oggi sempre più diffusa, accedere tramite l'app ufficiale su smartphone o tablet.

Una volta effettuato l'accesso, digitando il tuo indirizzo PEC e la tua password la procedura è identica a quella di una normale email: premi sul pulsante per scrivere un nuovo messaggio, compila i campi relativi a destinatario, oggetto e testo e, se necessario, allega eventuali documenti come ti spiego in questa guida. Infine, premi sul pulsante di Invia per spedire la comunicazione. Ovviamente tieni presente che in ogni provider PEC può caselle e pulsanti possono variare leggermente.

Come già detto, ciò che differenzia la PEC da un servizio di email tradizionale è il suo sistema certificato di invio e ricezione . Dopo aver inviato un messaggio a un indirizzo PEC, infatti, riceverai automaticamente due notifiche. La prima, chiamata notifica di accettazione, conferma che il messaggio è stato preso in carico dal gestore. La seconda, denominata notifica di consegna, certifica che il messaggio è stato recapitato correttamente al destinatario.

Nella pratica, puoi usare la PEC per molte operazioni quotidiane: per esempio per inviare documenti all'INPS, comunicazioni all'Agenzia delle Entrate, spedire richieste al Comune o disdette contrattuali ad aziende e fornitori.

In tutti questi casi, è importante conoscere l'indirizzo PEC corretto del destinatario. Per gli enti pubblici, puoi trovarlo facilmente consultando l'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), disponibile online a partire da questa pagina. Compila il modulo dei Parametri di ricerca in base all'ente di cui vuoi conoscere la PEC e clicca sul tasto Ricerca. La PEC che stai cercando dovrebbe comparire nella parte bassa della pagina dove leggi Elenco PEC trovate.

IPA

Se vuoi cercare l'indirizzo PEC di un'azienda o un professionista, invece, puoi fare riferimento al servizio INI PEC collegandoti al sito ufficiale e seguendo le indicazioni di questa guida.

Come avere una PEC gratuita

PEC gratuita Legalmail

Uno tra i dubbi più frequenti relativi alla PEC è quello che riguarda come avere una PEC gratuita. A tal proposito, devi sapere che ciò non è propriamente possibile: a oggi, infatti, non esistono servizi di PEC gratis in modo permanente e completamente illimitato.

In passato, era disponibile il servizio Posta Certificat@ della Pubblica Amministrazione che permetteva di ottenere un indirizzo PEC gratuitamente, per poter inviare email certificate solo agli enti della PA. Tale offerta, però, non è più disponibile dal 2014 e, pertanto, le uniche possibilità per ottenere una PEC gratuita sono quelle messe a disposizione da alcuni provider, che offrono periodi di prova gratuiti oppure formule ibride con funzionalità limitate.

Di seguito alcuni esempi di servizi che prevedono prove gratuite o costi molto ridotti.

Spidmail — soluzione di Namirial che offre una formula gratuita per uso personale: la ricezione è gratuita, mentre l'invio di PEC certificate è a pagamento (con tre invii iniziali inclusi). Maggiori informazioni qui.
Legalmail — servizio di InfoCert che prevede una prova gratuita di 6 mesi, senza necessità di carta di credito e senza obbligo di rinnovo. Il servizio consente di inviare e ricevere comunicazioni con valore legale, con possibilità di upgrade gratuito per l'adeguamento agli standard europei.
IONOS — propone una PEC valida anche in ambito europeo, con 1 GB di spazio, disponibile a un prezzo promozionale molto basso: 1 euro per il primo anno.
Register.it — propone offerte differenziate in base alla tipologia di utente: per i cittadini è disponibile a 1,90 euro per 6 mesi, mentre per partite IVA, imprese e professionisti è prevista una prova gratuita di 6 mesi.
LetteraSenzaBusta — propone un modello senza abbonamento, in cui non sono previsti costi fissi: si paga solo per l'invio delle PEC, mentre la casella e la ricezione restano gratuite.

A parte queste soluzioni, la maggior parte dei provider PEC richiede la sottoscrizione di un abbonamento mensile o annuale, con costi generalmente contenuti (di solito a partire da pochi euro all'anno) e qualche offerta promozionale valida per i primi mesi o il primo anno. Per maggiori dettagli sulle possibilità di contenere al massimo i costi puoi leggere la mia guida dedicata a come ottenere la Posta Elettronica Certificata gratuita.

PEC: come si fa

PEC Poste

Dato che, come detto, per ottenere una PEC è necessario sottoscrivere un abbonamento, vediamo insieme come si fa la PEC e quali sono le principali soluzioni disponibili.

Creare una casella di posta certificata è oggi un'operazione piuttosto semplice: una volta scelto il provider, basta registrarsi online, inserire i propri dati, verificare l'identità (di solito tramite SPID, CIE o documenti) e completare il pagamento.

Dopo l'attivazione, riceverai le credenziali per accedere alla tua casella come ti spiego in questa guida e potrai iniziare subito a utilizzarla.

La scelta del provider dipende soprattutto dall'uso che devi farne. Se sei un privato e hai bisogno della PEC solo per comunicazioni occasionali (per esempio con la Pubblica Amministrazione), può bastare un piano base economico. Se invece sei un'azienda o un professionista, potresti aver bisogno di più spazio, invii giornalieri più elevati, archiviazione avanzata e funzionalità aggiuntive. Alcuni provider, inoltre, offrono piani con spazio illimitato o espandibile: nel primo caso non hai limiti di archiviazione (utile se ricevi molte comunicazioni), nel secondo puoi aumentare lo spazio in base alle esigenze.

Di seguito trovi alcune delle principali offerte disponibili.

Poste Italiane — offre una PEC pensata per i privati a partire da circa 7 euro all'anno, con 2 GB di spazio espandibile. L'indirizzo può essere utilizzato anche come domicilio digitale. Per attivarla è necessario disporre di uno SPID o di un account Poste verificato. Maggiori informazioni qui.
Aruba — propone uno dei servizi più diffusi, con piani a partire da circa 5 euro + IVA per il primo anno e poi 9,90 euro all'anno per 1 GB di spazio. Sono disponibili anche piani con maggiore spazio e funzionalità aggiuntive. Maggiori informazioni qui.
Libero — offre un piano base da 1 GB a 14,99 euro all'anno e una versione con spazio illimitato a circa 30 euro + IVA all'anno, ideale per chi riceve molte comunicazioni e non vuole gestire manualmente l'archivio. Maggiori informazioni qui.

Per scegliere il servizio più adatto, valuta quindi prezzo, spazio disponibile, facilità d'uso e funzionalità incluse, tenendo conto delle tue reali esigenze. Se vuoi approfondire ulteriormente quali sono i servizi migliori sul mercato, ti consiglio di leggere la guida sulla migliore posta certificata e per cominciare consulta il tutorial su come creare una PEC.

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.