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PEC: cos’è e come funziona

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Hai bisogno di inviare una comunicazione che abbia validità legale e, a tal proposito, hai sentito parlare della possibilità di riuscirci tramite PEC, un sistema di posta elettronica certificato avente lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno; tuttavia non hai ancora le idee ben chiare al riguardo. Le cose stanno così? Allora non preoccuparti, sono qui per aiutarti.

Nei prossimi capitoli di questo mio tutorial, infatti, ti parlerò nel dettaglio di tutto ciò che c’è da sapere relativamente alla posta elettronica certificata, in quanto risponderò a tutte le domande più frequenti relative alla PEC, spiegandoti cos’è e come funziona. Ti assicuro che è tutto molto più semplice di quello che immagini.

Detto ciò, se l’argomento di tuo interesse, ti invito a metterti seduto bello comodo e a prenderti giusto qualche minuto di tempo libero, in modo da poter leggere con la massima attenzione tutte le indicazioni e spiegazioni che sto per fornirti. Arrivati a questo punto, direi che possiamo iniziare: ti auguro una buona lettura!

Indice

A cosa serve la PEC e per chi è obbligatoria

Donna con email

La prima cosa che devi sapere relativamente alla PEC è che si tratta dell’acronimo utilizzato per denominare la Posta Elettronica Certificata, ossia un servizio di posta elettronica che si differenzia da quello tradizionale, come per esempio Gmail o Outlook, per la sua valenza legale.

A tal proposito, infatti, devi sapere che le email inviate tramite PEC verso un altro indirizzo di posta elettronica certificata hanno la stessa valenza legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Pertanto, la PEC si rivela uno strumento particolarmente utile per l’invio di comunicazioni ufficiali.

Nonostante la sua indubbia utilità, possedere una PEC non è obbligatorio per tutti. Al momento attuale, infatti, soltanto le imprese, i professionisti iscritti a un ordine o a un collegio, le ditte individuali e le pubbliche amministrazioni sono obbligati a possedere un indirizzo di posta elettronica certificata.

I privati cittadini, invece, non devono obbligatoriamente possederne uno, anche se, come detto, l’utilizzo di questo strumento per l’invio di email certificate è senz’altro utile per snellire e semplificare la burocrazia legata alla necessità di recarsi fisicamente nell’ufficio postale per inviare una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Come funziona la PEC

Usare PC per email istituzionale

Parlando, invece, del funzionamento pratico della PEC, bisogna innanzitutto dire che, contrariamente a quelle che sono le credenze popolari, il funzionamento della posta elettronica certificata è simile a quello di qualsiasi altro servizio di posta.

Infatti, per utilizzare la PEC, non è necessario ricorrere ad alcun software particolare e non è nemmeno necessario l’utilizzo di particolari dispositivi hardware, come chiavette USB o smart card. La maggior parte dei provider di posta elettronica certificata, infatti, permettono di accedere alla PEC tramite un apposito servizio di Webmail, in modo tale che le email possano essere inviate e/o ricevute direttamente dal browser.

In alternativa, per usare la PEC è possibile configurare il proprio indirizzo di posta certificata in un client di posta elettronica per PC, smartphone o tablet, come per esempio Outlook, Thunderbird o Apple Mail, utilizzando il protocollo IMAP (o quello POP).

Oppure ancora, nel caso in cui fosse necessario inviare una PEC da smartphone o tablet, è il più delle volte possibile farlo anche con le applicazioni ufficiali dei provider di PEC disponibili sia per Android che per iOS/iPadOS.

La “magia” che sta alla base della PEC avviene tutta “dietro le quinte” senza che l’utente debba fare nulla. Per spiegarla in modo molto breve, quando un messaggio di posta certificata viene inviato da un mittente, questo viene verificato dal provider PEC usato da quest’ultimo, validato e poi inviato al provider PEC del destinatario, che esegue un’ulteriore verifica e, infine, se è tutto in regola, recapita il messaggio. Il tutto viene notificato al mittente tramite delle email che attestano l’invio e, quindi, la ricezione da parte del destinatario di ogni messaggio inviato.

Come usare la PEC

Inviare email

La PEC è facile da utilizzare anche a livello pratico, dato che il suo funzionamento non è particolarmente differente da quello di un servizio di email tradizionale.

Per utilizzare la PEC, basta quindi collegarsi all’apposito sito Web, avviare un client di posta elettronica o l’app ufficiale per dispositivi mobili (quando disponibile). Dopodiché, come per inviare una email tradizionale, bisogna premere su pulsante che serve per inviare un nuovo messaggio, in modo da poter compilare i campi di testo relativi a destinatario (A), oggetto e testo del messaggio. Fatto ciò, per inviare l’email, basta premere su pulsante di invio.

Come già detto ciò che differenzia la PEC da un servizio di email tradizionale è il suo sistema di ricezione e di invio di email certificate. Dopo aver inviato una email a un indirizzo PEC, infatti, si riceveranno automaticamente due notifiche: la prima, denominata notifica di accettazione, attesta l’avvenuta spedizione dell’email al destinatario; la seconda notifica, invece, denominata notifica di consegna, certifica che l’email è stata recapitata al destinatario.

Come avere una PEC gratuita

legalmail

Uno tra i dubbi più frequenti relativi alla PEC è quello che riguarda la possibilità di ottenerne una gratuitamente. A tal proposito, devi sapere che ciò non è propriamente possibile in quanto, ad oggi, non vi è la possibilità di ottenere una PEC gratuita in maniera illimitata.

In passato, era disponibile il servizio Posta Certificat@ della Pubblica Amministrazione che permetteva di ottenere un indirizzo PEC gratuitamente, per poter inviare email certificate solo agli enti della PA.

Tale offerta, però, non è più disponibile dal 2014 e, pertanto, le uniche possibilità per ottenere un indirizzo PEC gratuitamente sono quelle messe a disposizione da alcuni provider, che offrono dei periodi di prova gratuiti e temporalmente limitati dei propri servizi.

Un esempio è quello rappresentato dalla PEC di Legalmail che permette di attivare gratuitamente per 6 mesi una casella PEC da 8 GB di spazio con archivi di sicurezza e backup, notifiche SMS, offrendo anche la possibilità di utilizzare il servizio da smartphone e tablet, tramite l’apposita applicazione per Android o iOS/iPadOS.

A parte alcune eccezioni come quella appena descritta, però, la maggior parte dei provider PEC non offre di un periodo di prova gratuito. Per poter avere una PEC è generalmente necessario sottoscrivere un abbonamento mensile o annuale, sebbene i costi siano comunque contenuti: si parte da circa 5/10 euro all’anno. Nel prossimo capitolo troverai maggiori informazioni al riguardo.

Come acquistare una PEC

PEC poste

Dato che, come detto, per ottenere una PEC è necessario sottoscrivere un abbonamento, vediamo insieme alcune delle principali offerte di posta elettronica certificata messe a disposizione dai più famosi provider.

  • Poste Italiane: la PEC di Poste italiane pensata per i privati costa 5,50 € all’anno+IVA ed è pensata per chi ne fa un utilizzo saltuario, dato che mette a disposizione uno spazio di archiviazione soltanto da 100 MB con un numero massimo di 200 rinvii giornalieri. Per gli utenti business, invece, è possibile ottenere caselle PEC da 1 GB, ma resta invariato il numero massimo di invii giornalieri di email.
  • Aruba: la nota azienda di hosting mette a disposizione una casella PEC da 1 GB di spazio al prezzo minimo di 5€+IVA/anno. Per avere maggiore spazio di archiviazione, i prezzi passano a 25 €+ IVA/anno (2GB) e 40€+IVA/anno (8GB).
  • Legailmail: un’altra offerta da prendere in considerazione è quella di Legailmail, dato che mette a disposizione tre piani PEC per caselle da 5 GB (25 €+IVA/anno), 8 GB (39€+IVA/anno) e 15 GB (75€+IVA/anno). Il piano da 8 GB, denominato Silver si può attivare gratuitamente per sei mesi.
  • Libero: le offerte comprendono il piano Family PEC da 1GB di spazio al costo di 14,99€ e PEC Unlimited con spazio illimitato al costo di 30€+IVA/anno.

Per maggiori informazioni sulle offerte PEC, ti consiglio di leggere la mia guida di approfondimento dedicata all’argomento.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.