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Come fare copia e incolla su Word

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Hai appena iniziato una nuova esperienza lavorativa nella quale devi utilizzare quotidianamente programmi di videoscrittura, ma non sei un grande esperto di tecnologia. Nello specifico, dovresti lavorare ad alcuni documenti in Word in cui ti è richiesto di copiare e incollare parti di testo e hai paura di combinare pasticci, dunque avresti bisogno di una guida semplice e immediata che ti spieghi come fare.

Niente paura: se ti serve sapere come fare copia e incolla su Word, sono qui proprio per questo! In questo tutorial, infatti, ti andrò a illustrare nella maniera più chiara possibile le modalità per copiare e incollare su Word, in modo che anche tu possa riuscire ad attuare questa semplice e utile azione. Per molti può sembrare una cosa banale, ma se non si ha molta dimestichezza con la tecnologia e con il programma, so bene che può invece essere un'operazione non scontata.

Lascia perdere ogni pregiudizio, inizia a leggere questo tutorial e vedrai che grazie alle mie indicazioni riuscirai in pochissimo tempo a padroneggiare l'arte del copia e incolla su Word non solo su PC e Mac, ma anche su smartphone e tablet. Buona lettura e un buon lavoro!

Indice

Come si fa copia e incolla su Word

Prima di analizzare alcune funzioni peculiari dell'azione presa in esame, andiamo a vedere insieme le diverse procedure di base per fare copia e incolla su Word nelle varie versioni del programma di videoscrittura di Microsoft.

Come fare copia e incolla su Word per PC

Come fare copia e incolla su Word

Innanzitutto vediamo come fare copia e incolla su Word per PC e Mac, partendo dunque dalle basi del programma e analizzando i passaggi da effettuare nella sua classica versione desktop (nel caso in cui ne avessi bisogno, ti ho spiegato come scaricarla in un mio tutorial dedicato).

Come prima cosa, devi selezionare la parte di testo che intendi copiare. Per fare ciò, tieni premuto il tasto sinistro del mouse e trascina il cursore sul testo che desideri copiare in modo che questo risulti evidenziato da un'area di selezione grigia. Fatto ciò, sposta il cursore sopra l'area di selezione grigia e cliccaci sopra con il tasto destro del mouse. Così facendo si apre un riquadro contenente una serie di opzioni e di azioni che possono essere eseguite sul testo selezionato. A questo punto clicca sulla voce Copia per copiare la parte di testo precedentemente selezionata.

Fatto ciò, posiziona il cursore sulla pagina del documento Word e clicca con il tasto destro del mouse nel punto nel quale intendi incollare quanto copiato. Così facendo si apre ancora una volta un riquadro contenente le diverse operazioni eseguibili. Rispetto alla fase precedente, all'interno del riquadro apertosi è ora possibile visualizzare una sezione denominata Opzioni Incolla, nella quale sono presenti quattro diverse icone che consentono di eseguire rispettivamente quattro diverse modalità di incolla: Mantieni formattazione originale, con cui puoi incollare il testo copiato mantenendone il formato di origine; Unisci formattazione, con cui puoi incollare il testo copiato in modo che questo vada a unirsi e a uniformarsi al formato del testo di destinazione; Immagine, con cui puoi andare a incollare il testo scritto in formato immagine; Mantieni solo il testo, con cui puoi incollare il testo copiato senza alcun tipo di formattazione particolare. Scegli dunque una delle azioni che ti ho elencato e clicca sull'icona corrispondente per incollare il testo copiato.

La procedura che ti ho appena illustrato può essere portata a termine con le medesime modalità anche agendo direttamente sulle voci presenti nella scheda Home della barra multifunzione di Word. Una volta selezionato il testo puoi infatti copiare e incollare questo cliccando prima sull'icona Copia e poi sull'icona Incolla, entrambe presenti nella sezione Appunti in alto a sinistra della scheda Home.

Alternativamente alla procedura analizzata, puoi usufruire della funzione copia a incolla in maniera ancora più veloce e immediata utilizzando comode scorciatoie e combinazioni di tasti da tastiera: dopo aver selezionato il testo da copiare (ti basta tenere premuto Shift e usare le frecce direzionali per evidenziare quanto di tuo interesse), premi sulla tastiera Ctrl+C (o cmd+c su Mac) per eseguire l'azione di copia, dunque premi Ctrl+V (o cmd+v su Mac) per incollare istantaneamente quanto copiato nel punto in cui hai posizionato il cursore.

Come fare copia e incolla su Word Online

Come fare copia e incolla su Word

Fare copia e incolla rappresenta un'azione basilare, eseguibile anche nella versione Web gratuita di Word Online, alla quale puoi accedere via browser utilizzando le credenziali del tuo account Microsoft. La procedura è simile a quella vista precedentemente, seppur con alcune differenze determinate dalle funzioni limitate della versione Web rispetto alla versione desktop del programma. Andiamo a vedere insieme i passaggi fondamentali da seguire.

Una volta aperto il documento Word nella versione online (se il documento di tuo interesse non è già su OneDrive, puoi caricarlo cliccando sull'icona con la freccia verso l'alto), ti basta selezionare la parte di testo che intendi copiare trascinandoci sopra il cursore e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, fino a che il testo risulti anche in questo caso evidenziato da un'area di selezione grigia. In alternativa puoi selezionare il testo con la tastiera come spiegato prima.

Dopo aver selezionato il testo da copiare, clicca con il tasto destro del mouse sull'area di selezione grigia o in alternativa clicca in alto a sinistra sull'icona Appunti, situata nella scheda Home della barra multifunzione. In entrambi i casi avrai accesso a una serie di azioni che possono essere effettuate sul testo selezionato, tra cui Copia e Incolla.

Se per copiare il testo selezionato ti basta dunque cliccare sulla voce Copia, per incollare quanto copiato dovrai invece utilizzare i tasti di scelta rapida, che puoi apprendere cliccando sulla voce Incolla. Premi dunque sulla tastiera Ctrl+V (o cmd+v su Mac) per incollare il testo copiato in maniera uniforma alla formattazione o Ctrl+Shift+V (o cmd+shift+v su Mac) per incollare solo il testo senza alcun tipo di formattazione.

Come fare copia e incolla in app Word

Come fare copia e incolla su Word

L'app di Word per smartphone e tablet consente di copiare e incollare parti di testo in tutta facilità proprio come nella versione desktop del programma. L'applicazione è disponibile su Android (anche su store alternativi) e su iOS/iPadOS, gratuitamente su tutti i device con dimensioni fino a 10,1" (altrimenti richiede una sottoscrizione a Microsoft 365, con prezzi da 7 euro/mese).

Se ti trovi a utilizzare l'app di Word da smartphone, dopo aver aperto il documento tramite l'applicazione e dopo aver premuto sull'icona dedicata alla funzione Modifica rappresentata da una matita, seleziona innanzitutto il testo che indenti copiare. Per farlo, ti basta semplicemente tenere premuto lo schermo del dispositivo con un dito e selezionare il testo da copiare muovendo gli opportuni cursori raffigurati da due frecce di colore blu che possono essere trascinati per evidenziare l'area di selezione.

Fatto ciò, al di sopra dell'area di selezione evidenziata in grigio, compare una stringa a scorrimento laterale contenente le operazioni che possono essere eseguite sul testo selezionato. Pigia dunque sull'icona raffigurata da due fogli sovrapposti, uno bianco e uno scritto, che rappresenta l'azione Copia, per copiare il contenuto del testo precedentemente selezionato.

A questo punto non ti resta che tenere premuto lo schermo con il dito nel punto nel quale intendi incollare quanto copiato. Così facendo compare nuovamente la stringa a scorrimento laterale contenente le scorciatoie delle azioni eseguibili. In questo caso fai dunque tap sull'icona raffigurata da una cartelletta sovrapposta da un foglio bianco che rappresenta l'azione Incolla per incollare in maniera immediata e automatica quanto precedentemente copiato.

Se vuoi invece avere il pieno controllo della formattazione del testo copiato che stai per incollare, fai tap sulla piccola freccia presente a lato dell'icona Incolla per far sì che si apra il menu a tendina Incolla. All'interno di questo menu sono presenti diverse modalità di esecuzione dell'azione Incolla: Incolla, con cui puoi semplicemente incollare il testo copiato come abbiamo visto prima; Mantieni formattazione originale, con cui puoi andare a incollare mantenendo il formato di origine del testo copiato; Mantieni solo il testo, con cui puoi fare in modo che venga incollato esclusivamente il testo copiato senza alcun tipo di formattazione; Incolla formato, con cui puoi riportare il medesimo formato del testo precedentemente copiato;Immagine, con cui puoi incollare il testo sotto forma di immagine.

Se ti trovi invece a utilizzare l'app di Word da tablet, puoi seguire senza alcun problema le medesime indicazioni che ti ho appena illustrato, tenendo presente che l'unica differenza riscontrabile è costituita dal fatto che le opzioni e le voci di cui abbiamo parlato sono situate nel menu in alto come su PC.

Come fare copia e incolla da PDF a Word

Come fare copia e incolla su Word

Se vuoi copiare parti di testo da un documento in formato PDF ed incollare il tutto su un documento Word, devi prestare attenzione alla formattazione del testo.

La procedura per copiare un testo da un documento PDF non è complessa e segue le logiche che abbiamo analizzato nei paragrafi precedenti. Ti è difatti sufficiente aprire il documento PDF con un apposito programma per leggere PDF, come ad esempio Adobe Acrobat Reader DC, selezionare la parte di testo che intendi copiare trascinandoci sopra il cursore e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse fino a che il testo risulti evidenziato da un'area di selezione azzurra, cliccare con il tasto destro del mouse sull'area selezionata e quindi cliccare su Copia oppure premere direttamente sulla tastiera Ctrl+C (o cmd+c su Mac).

Una volta fatto ciò, apri il documento Word nel quale intendi incollare il testo copiato dal file PDF e clicca sul pulsante Incolla, presente nella sezione Appunti della scheda Home della barra multifunzione, oppure premi sulla tastiera Ctrl+V (o cmd+v su Mac) per incollare direttamente quanto copiato.

Presta attenzione a questa procedura! Seguendo le istruzioni che ti ho appena dato, il testo copiato dal file PDF va difatti a incollarsi nel documento Word mantenendo la formattazione originaria. Nel caso in cui volessi invece correggere la formattazione del testo copiato per renderla omogenea alla formattazione del documento Word nel quale inserirlo, clicca con il tasto destro del mouse sulla pagina del documento, quindi clicca sulle Opzioni Incolla e seleziona la voce Unisci formattazione o Mantieni solo testo. Così facendo, il testo copiato si slegherà dalla formattazione di partenza del formato PDF per andarsi a uniformare alla formattazione del testo già presente sul documento Word.

Se dovessi riscontrare problemi di formattazione del testo solo successivamente e dopo aver ormai incollato il tutto sul documento Word, nessun problema! Esiste un semplice metodo per porre rimedio a tutto ciò: seleziona il testo del documento Word di formattazione corretta, quindi clicca sul tasto Copia formato, rappresentato da un pennello e presente nella sezione Appunti della scheda Home della barra multifunzione, e seleziona il testo incollato dal file PDF che presenta una formattazione errata, in modo che il formato di questo si vada a uniformare perfettamente al contenuto del documento Word.

Come fare copia e incolla da Excel a Word

Come fare copia e incolla su Word

Nel caso in cui dovessi riportare degli elementi presenti in un file Excel su un documento Word, puoi farlo tranquillamente utilizzando l'opzione Copia in Excel e quindi utilizzando l'opzione Incolla in Word.

Nello specifico puoi copiare e incollare su Word grafici, tabelle e dati che sono stati realizzati su Excel. Vediamo insieme i passaggi più rapidi e semplici possibili per eseguire tutto ciò.

Per copiare un grafico, una tabella o dei dati di Excel, seleziona gli elementi facendo clic sul grafico, sulla tabella e sui dati, clicca su questi con il tasto destro del mouse, quindi fai clic su Copia o premi direttamente sulla tastiera Ctrl+C (o cmd+c su Mac).

Fatto ciò, apri il documento Word, fai clic nel punto in cui desideri incollare l'elemento copiato da Excel e premi sulla tastiera Ctrl+V (o cmd+v su Mac). Una volta incollato l'elemento, clicca sul pulsante Opzioni Incolla, che compare a fianco di questo, per visualizzare le azioni correttive attuabili per modificare la formattazione del grafico, della tabella o dei dati copiati in modo tale che questa vada ad adattarsi all'impaginazione del documento Word di destinazione.

Nel caso in cui tu abbia incollato su Word una grafico copiato da Excel, con il tasto Opzioni Incolla puoi andare a modificare la formattazione di questo selezionando tra Usa tema di destinazione e incorpora cartella di lavoro, Mantieni formattazione originale e incorpora cartella di lavoro, Usa tema di destinazione e collega dati, Mantieni formattazione originale e collega dati e Immagine.

Nel caso in cui tu abbia invece incollato su Word una tabella copiata da Excel, con il tasto Opzioni Incolla puoi andare a modificare la formattazione di questo selezionando tra Mantieni formattazione originale, Usa stili destinazione, Collega e mantieni formattazione originale, Collega e usa stili di destinazione, Immagine e Mantieni solo il testo.

Nel caso in cui in ultimo tu abbia incollato su Word dati copiati da Excel, con il tasto Opzioni Incolla puoi andare a modificare la formattazione di questo selezionando tra Mantieni formattazione originale, Unisci formattazione, Collega e mantieni formattazione originale, Collega e unisci formattazione, Immagine e Mantieni solo il testo.

Copia e incolla Word non funziona

Come fare copia e incolla su Word

Dopo aver letto questo mio tutorial hai provato a fare copia e incolla su Word ma qualcosa non ha funzionato. In alcuni casi potrebbe purtroppo capitare che l'azione in questione presenti dei problemi. Togli dal tuo vocabolario la frase non riesco a fare copia e incolla su Word e vediamo insieme come come ripristinare in pochi clic l'utilizzo della funzione copia e incolla.

Il problema comune principale è costituito dal fatto che la funzione copia e incolla non risponda ai comandi impartiti, né mediante l'utilizzo del mouse e delle voci presenti nell'interfaccia del programma né mediante l'utilizzo delle combinazioni di tasti di scelta rapida.

Al verificarsi di una situazione simile, prova innanzitutto a riavviare il dispositivo nel quale stai utilizzando Word per consentire di ripristinare tutte le funzioni corrotte. Una volta avviatosi nuovamente il dispositivo, prova ad aprire Word e verifica se l'azione copia e incolla è tornata a funzionare regolarmente. Nella maggior parte dei casi è infatti sufficiente eseguire questa semplice azione.

Se il non funzionamento dovesse persistere, assicurati che il sistema operativo del dispositivo sia aggiornato. Questa spiacevole situazione potrebbe essere causata da problemi legati al sistema operativo; pertanto, verifica se vi sono aggiornamenti da eseguire per fare in modo che non vi sia più alcun conflitto tra la versione del sistema operativo del dispositivo e della versione di Word installata.

Può sembrare banale, ma in alcuni casi il non funzionamento dell'azione copia e incolla potrebbe essere legato a problematiche riguardanti le periferiche esterne come la tastiera e il mouse del dispositivo che si sta utilizzando. Prova dunque a scollegare e ricollegare tastiera e mouse e a verificare se queste periferiche funzionino correttamente o meno all'interno di altri programmi presenti sul dispositivo. A seconda di riscontro positivo o negativo potrai così essere in grado di capire se il problema è legato al programma di Word o alle periferiche.

Nel caso in cui non fossi riuscito a risolvere il non funzionamento dell'azione copia e incolla con nessuno dei rimedi basilari che ti ho indicato, ti invito a contattare direttamente il Supporto tecnico Microsoft nell'apposito portale ufficiale, il quale saprà valutare nello specifico la tua problematica e sarà in grado di trovare una soluzione mirata per le tue esigenze.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.