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Come funziona ONLYOFFICE Docs 7

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ONLYOFFICE Docs è una suite per la produttività online che permette di realizzare documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni in maniera estremamente semplice e con elevati standard di sicurezza e privacy (viene usata la cifratura AES-256 su server e viene assicurata la piena conformità con il GDPR). Offre compatibilità completa con i file di Microsoft Office e comprende tantissime funzioni. Con l’arrivo della versione 7 sono poi state introdotte nuove possibilità per creare documenti con campi compilabili, proteggere fogli e cartelle di lavoro con password, collaborare con gli altri utenti e tanto altro ancora.

La suite è sviluppata da esperti IT dell’Ascensio System SIA, azienda leader nel campo IT con sede principale a Riga, in Lettonia, ed è disponibile in varie versioni: la versione Community gratuita è distribuita con licenza AGPLv3 (con il rilascio di Docs v7.0, è stato reso disponibile anche il codice sorgente delle funzioni di editing professionali, ad esempio quelle per la comparazione dei documenti e il controllo dei contenuti) e si può scaricare e installare sul proprio server o NAS grazie a dei comodi pacchetti pronti all’uso; l’edizione Enterprise a pagamento (139 euro una tantum per un uso personale, a partire da 1020 euro per le imprese) si può usare anche direttamente via cloud (senza scaricare nulla) e aggiunge supporto tecnico e funzionalità di clustering. Entrambe le versioni possono poi essere utilizzate all’interno di ONLYOFFICE Workspace, una soluzione di produttività open source comprendente CRM, progetti, calendario, email e gestione documenti; inoltre possono essere integrate con le più diffuse piattaforme di condivisione di file e servizi DMS, ad esempio ownCloud, Nextcloud, Seafile, SharePoint, Alfresco, Confluence e Nuxeo.

Infine sono disponibili anche l’edizione Developer di ONLYOFFICE Docs per sviluppatori (a pagamento), una versione personale gratuita di ONLYOFFICE da usare direttamente dal browser (senza scaricare o installare nulla sul proprio server) e le applicazioni gratuite di ONLYOFFICE per sistemi desktop e mobile. Insomma, abbiamo a che fare con una suite estremamente versatile, adatta a tutti, in grado di fornire una validissima alternativa alle soluzioni d’ufficio di Microsoft e Google: lascia che te ne parli più in dettaglio e ti presenti le tantissime novità introdotte con la versione 7.

Indice

Funzioni principali di ONLYOFFICE

Come detto poc’anzi, ONLYOFFICE include tutto quello che serve per creare documenti di testo (compresi moduli compilabili), fogli di calcolo e presentazioni tramite un’interfaccia a schede molto intuitiva, anche in italiano, che chiunque abbia usato Microsoft Office troverà sicuramente familiare.

Editor di testo

ONLYOFFICE

L’editor di testo di ONLYOFFICE consente di aprire, creare e modificare documenti di Word in modo molto semplice e rispettando il layout originale in tutte le fasi: visualizzazione, modifica e stampa.

Supporta tutti i principali formati di documenti (.DOC, .DOCX, .ODT, .TXT, .PDF e .HTML) e ne consente la modifica completa. Permette, ad esempio, di cambiare font, spaziature, margini, stili ecc. e di inserire immagini, forme, tabelle, Text Art e altri contenuti. Consente inoltre di visualizzare il conto di parole, paragrafi e caratteri (con o senza spaziature), di cercare/sostituire parole o frasi e di vedere la cronologia delle versioni per ripristinare quelle di proprio interesse. Permette anche di confrontare documenti diversi (o varie versioni di uno stesso documento) e di collaborare in tempo reale con altri utenti per modificare simultaneamente i documenti.

Con la versione 7 ci sono importanti novità (fruibili in tutte le varianti della suite), ad esempio la possibilità di creare moduli compilabili completi di campi di testo, caselle combinate, elenchi a discesa, caselle di controllo, pulsanti di opzione e immagini, partendo da zero o da modelli già pronti all’uso; il tutto con proprietà di campo avanzate e ampie possibilità di personalizzazione estetica (es. per regolare colori di bordo/sfondo, spostare e ruotare i campi, aggiungere suggerimenti e segnaposto). Il risultato finale si può salvare come file PDF oppure OFORM da condividere e compilare online.

Altre novità di rilievo sono il supporto alla dark mode, per lavorare nelle ore serali senza affaticare la vista; la possibilità di sostituire automaticamente collegamenti e percorsi locali con collegamenti ipertestuali; la selezione dei dati per l’opzione di unione email da file locali e URL; l’ordinamento dei commenti per data e autore; due modalità di visualizzazione per le revisioni (nei fumetti quando si fa clic su di esse o nelle descrizioni dei comandi, quando si passa con il puntatore del mouse su di esse) e nuove opzioni di zoom per interfaccia e documenti (fino al 500%).

ONLYOFFICE

Infine, da sottolineare le tantissime scorciatoie da tastiera supportate, ora visualizzabili tenendo premuto il tasto Alt sulla tastiera.

Come se tutte le funzioni appena elencate non fossero abbastanza, ONLYOFFICE permette di usare anche add-on di terze parti per inserire video da YouTube, simboli speciali, tradurre contenuti, modificare le immagini e molto altro ancora. Maggiori info qui.

Editor di fogli di calcolo

ONLYOFFICE

L’editor di fogli di calcolo di ONLYOFFICE offre più di 400 funzioni e formule per lavorare su file come quelli in formato Excel (.XLSX/.XLS), in formato .ODS di LibreOffice/OpenOffice e quelli .CSV, con la possibilità di esportare il tutto anche come file PDF.

È possibile applicare tabelle preimpostate, usare intervalli nominati, ordinare e filtrare i dati con strumenti quali tabelle pivot e formattazione condizionale, inserire grafici di vario tipo, usare le macro (in JavaScript) e rimuovere i valori e le righe duplicate per rendere più precisi i calcoli. Ovviamente, così come l’editor di testo di ONLYOFFICE, anche quello per i fogli di calcolo consente la collaborazione in real time con altri utenti e l’uso di componenti aggiuntivi di terze parti.

Tra le principali novità della versione 7 troviamo la possibilità di proteggere fogli e cartelle di lavoro separati con password (basta andare nella scheda Protezione), quella di preparare dati per report e analisi aprendo e salvando tabelle di query che combinano dati di una o più tabelle, la possibilità di navigare tra le bozze precedenti e ripristinale, se necessario (per impostazione predefinita, ogni bozza viene salvata come versione quando l’ultimo utente chiude il foglio di calcolo).

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Inoltre, quando si lavora con altri utenti in tempo reale è possibile vedere le loro selezioni contrassegnate con colori diversi.

Ovviamente non mancano le novità riguardanti lo zoom, l’ordinamento dei commenti e la visualizzazione delle revisioni menzionate in precedenza per l’editor di testo. Maggiori info qui.

Editor di presentazioni

ONLYOFFICE

Il software per presentazioni di ONLYOFFICE offre una vasta gamma di strumenti per realizzare presentazioni dal look professionale. Supporta pienamente le presentazioni di PowerPoint (.PPTX e .PPT), ma anche quelle .ODP di LibreOffice e OpenOffice, consentendo di inserire titoli, immagini, video (anche da YouTube) elementi audio, forme, clipart ed effetti di transizione. Ogni elemento può essere modificato con semplicità, anche in massa, selezionando più di un contenuto alla volta.

Tra le principali novità della versione 7 c’è un’ulteriore semplificazione per l’aggiunta e la modifica delle transizioni nelle diapositive con la scheda Transizioni che include tutto ciò che serve: è possibile scegliere tra diversi tipi di transizione, regolarne i parametri e le impostazioni in un paio di clic.

C’è anche il supporto alle animazioni: quando si riproducono le diapositive che contengono animazioni, l’editor di ONLYOFFICE inizia a riprodurre automaticamente tutti gli elementi animati (l’aggiunta di animazioni alle presentazioni sarà disponibile nella prossima versione).

Novità anche per collegamenti e percorsi locali, che ora possono essere sostituiti con collegamenti ipertestuali, e per l’esportazione delle presentazioni, che ora può avvenire anche in .PNG o .JPG (oltre che nei formati di presentazione precedentemente supportati). Maggiori info qui.

Come ottenere ONLYOFFICE

ONLYOFFICE

Se vuoi ottenere ONLYOFFICE, non devi far altro che scegliere la versione che preferisci (trovi la tabella comparativa qui) e procedere di conseguenza.

  • ONLYOFFICE Docs Community Edition (gratis e open source, ideale per scopi personali e per attività commerciali semplici) – collegati a questa pagina, scarica l’immagine della suite più adatta a te (quella per Docker, Debian/Ubuntu e derivati, CentOS/RHEL e derivati, Windows Server 2012 o superiore ecc.) e installala sul tuo server o NAS come faresti con qualsiasi altra applicazione simile.

  • ONLYOFFICE Docs Enterprise Edition (gratis per 30 giorni e poi con prezzi a partire da 139 euro per uso domestico e 1020 euro per uso aziendale, ideale per chi necessita di funzioni di modifica e sicurezza per imprese, accesso prioritario ad aggiornamenti di sicurezza e stabilità e del supporto tecnico) – collegati a questa pagina e scarica il pacchetto d’installazione che preferisci. Puoi anche connettere la suite con la tua piattaforma prescelta tramite i connettori pronti all’uso.

  • ONLYOFFICE Docs Developer Edition (gratis per 30 giorni e poi con prezzi a partire da 1275 euro per server in ambito sviluppo e da 5875 euro/anno per produzione, ideale se sei uno sviluppatore in cerca di una soluzione per estendere le funzioni del tuo servizio e fornirle ai tuoi clienti sotto il tuo brand) – collegati a questa pagina e scarica il pacchetto d’installazione che preferisci. Puoi anche integrare la suite con la tua piattaforma tramite API.

  • ONLYOFFICE cloud (basato sul cloud senza dover scaricare o configurare nulla; gratis per 30 giorni e poi con prezzi variabili in base al piano scelto) – collegati a questa pagina e compila il modulo che ti viene proposto con i dati richiesti (ricordati poi di verificare il tuo account tramite il link che ricevi via email). Accederai direttamente al pannello di gestione della suite, comprensivo di CRM, gestione documenti, email ecc. Se devi usare ONLYOFFICE per scuola o università, puoi ottenerlo gratis cliccando sul pulsante apposito e compilando il modulo che viene visualizzato.

  • ONLYOFFICE personale (gratis e basato sul cloud, ideale per un uso personale basilare; per chi non vuole configurare nulla) – collegati a questa pagina e compila il modulo di registrazione. Dopodiché clicca sul link di verifica ricevuto via email, inserisci nome, cognome e password nella pagina che ti viene proposta e accederai alla versione gratuita personale di ONLYOFFICE per creare e modificare i tuoi documenti.

  • Applicazioni desktop di ONLYOFFICE (gratis) – collegati a questa pagina, clicca sul pulsante di download relativo al sistema operativo che utilizzi: è compatibile con Windows, macOS e Linux. A download completato, procedi con l’installazione del software aprendo l’eseguibile ottenuto e seguendo le indicazioni su schermo (sostanzialmente basta cliccare sempre su “Avanti”).

  • Applicazioni mobile di ONLYOFFICE (gratis) – ONLYOFFICE è disponibile anche come app per Android, sul Play Store e su HUAWEI AppGallery, e come app per iOS/iPadOS, su App Store.

    Per maggiori informazioni, ti rimando al sito ufficiale di ONLYOFFICE, sul quale puoi trovare un help center con tantissimi articoli informativi sulla suite, ma anche webinar e corsi di formazione. Nel caso in cui volessi contattare direttamente lo staff di ONLYOFFICE, invece, trovi tutti i recapiti qui.

Articolo realizzato in collaborazione con ONLYOFFICE.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.