Programmi per ufficio
Ultimamente, il carico di lavoro nel tuo ufficio è diventato piuttosto intenso e caotico: per questo motivo, hai deciso di avvalerti di un supporto “tecnologico” che ti aiuti a sostenerlo meglio e organizzare e gestire in maniera più funzionale le varie attività.
In particolare, sei alla ricerca di appositi programmi per ufficio, grazie ai quali poter produrre documenti di vario genere, anche contabili, elaborare dati, definire progetti, migliorare la comunicazione aziendale e così via. Una suite di questo genere, magari anche gratuita, potrebbe sicuramente contribuire a ottimizzare tutti i processi che caratterizzano la tua attività.
Ebbene, se le cose stanno effettivamente così, ti esorto a proseguire la lettura di questa guida, nella quale ti espongo le principali caratteristiche di alcuni dei principali software sviluppati a tale scopo. Come potrai verificare tu stesso a breve, ce ne sono davvero per tutte le esigenze e, oltretutto, molti sono anche fruibili in maniera del tutto gratuita. Allora, che ne dici? Interessante, vero? In tal caso direi di non dilungarci oltre e passare sùbito al dunque. Ti auguro buon proseguimento!
Indice
Programmi per ufficio gratis
Se sei alla ricerca di programmi per ufficio gratis, in quanto in questa fase preferiresti evitare di mettere mano al portafoglio, di seguito ti riporto alcune soluzioni alle quali è possibile accedere liberamente, o usufruire di un periodo di prova gratuito.
Microsoft 365 (Windows/macOS/Online)
In una guida sui migliori programmi per ufficio, è impossibile non citare Microsoft 365, la suite di produttività realizzata dalla celebre azienda di Redmond appositamente per migliorare la gestione dei flussi di lavoro in ambito aziendale e personale.
Questa include diversi importanti software in grado di rispondere alle più disparate esigenze, come Word per la redazione di documenti, Excel per la creazione di fogli di calcolo, tabelle e grafici, PowerPoint per la realizzazione di presentazioni, Outlook per la gestione delle email e del calendario (disponibile anche in versione gratuita per Windows 10/11 e macOS), OneNote per prendere appunti e organizzare idee (disponibile anche gratuitamente) e, solo su Windows, Publisher, che permette di creare volantini e tanti altri contenuti stampabili. Comprende anche un servizio cloud per l'archiviazione dei dati (OneDrive), delle piattaforme di collaborazione e comunicazione (Teams e SharePoint), e altri interessanti strumenti di produttività.
Se non hai particolare dimestichezza con questi prodotti, ti interesserà certamente sapere che ho realizzato delle guide dedicate nelle quali spiego le basi dei vari software summenzionati (ti basta cliccare sui link forniti al paragrafo precedente per accedervi) e diversi altri tutorial su funzionalità e procedure specifiche.
Come probabilmente già saprai, però, la versione desktop di Microsoft 365 non è gratuita: occorre infatti sottoscrivere un piano a pagamento con costi a partire da 7 euro al mese per l'opzione Personal. Tuttavia, è possibile provare gratuitamente per 30 giorni la soluzione Family (99 euro/anno o 10 euro/mese) o quelle Business dedicate alle aziende (da 5,60 euro/utente al mese).
Ad ogni modo, diversi strumenti della suite in oggetto sono accessibili online in maniera del tutto gratuita, anche se con funzionalità limitate rispetto a quelle offerte dai rispettivi software per PC: basta infatti attivare un account Microsoft ed effettuare il login a partire da questa pagina per avere sùbito a disposizione le versioni online di Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams e OneNote, nonché diverse utili app integrative, potendo usufruire di uno spazio di archiviazione free di 5 GB.
Infine, se hai un dispositivo mobile con schermo pari o inferiore a 10,1" puoi scaricare gratuitamente anche il bundle di app Microsoft 365, compatibile con Android (la trovi anche su store alternativi) e iOS/iPadOS, oppure installare singolarmente le varie applicazioni per ufficio che compongono la suite in questione. Si tratta anche in questo caso di risorse dotate di funzionalità limitate, ma che possono tornare utili per consultare e apportare semplici modifiche ai propri documenti anche durante gli spostamenti.
LibreOffice (Windows/macOS/Linux)
LibreOffice può essere considerata come una delle più interessanti alternative a Microsoft 365 in ambito desktop. Si tratta, infatti, di un pacchetto di applicazioni open source grazie al quale è possibile redigere testi, creare presentazioni, elaborare fogli di calcolo, progettare database e molto altro, il tutto senza spendere un euro.
La sua interfaccia è stata tradotta anche in italiano, e i vari programmi che integra sono compatibili (al netto di alcune differenze che possono essere riscontrate nella formattazione dei documenti o nella fruizione di particolari funzionalità avanzate) con i formati di file della suite sviluppata dall'azienda di Bill Gates, come .docx, .xlsx e così via.
Se le premesse ti allettano e, dunque, desideri installare LibreOffice sul tuo PC Windows, oppure su un Mac, Linux o Chromebook, ti consiglio di dare un'occhiata al tutorial di cui ti ho appena fornito il link, dove ti spiego in appositi capitoli dedicati le varie procedure relative ai succitati sistemi operativi.
Una volta completata l'installazione e dopo aver avviato il software, potrai dunque scegliere se creare un documento Writer, un foglio elettronico Calc, una presentazione Impress, un disegno Draw, una formula Math o un database Base cliccando sulla relativa opzione nel pannello di sinistra, oppure aprire un file compatibile.
È inoltre possibile, premendo sulla voce Estensioni situata in basso a sinistra, accedere al Centro Estensioni di LibreOffice, dove vengono messi a dispozione una vasta gamma di add-on utili per ampliare le funzionalità dei vari software.
Qualora, invece, volessi evitare di procedere all'installazione, sarai lieto di sapere che ne sono state realizzate anche delle versione portatili che possono essere caricate, ad esempio, su una chiavetta USB.
Per concludere, ti informo che è stata sviluppata anche un'app per Android, denominata LibreOffice Reader, la quale permette di visualizzare i documenti LibreOffice. Per quanto riguarda la modifica dei file da dispositivo mobile, invece, si può ricorrere all'utilizzo dell'app Collabora Office, realizzata da uno sviluppatore certificato dall'organizzazione no profit The Document Foundation che gestisce il progetto in questione, disponibile su Google Play Store e store alternativi per Android e su App Store per iOS/iPadOS.
Google Workspace (Online)
Se l'idea di ricorrere a una soluzione online per gestire il tuo lavoro ti sembra quella più percorribile, allora ti raccomando vivamente di considerare Google Workspace, la suite di lavoro di Google composta da una serie di applicazioni e utility molto funzionali e versatili, fruibili di base in maniera del tutto gratuita. Per esigenze maggiori, sono comunque disponibili dei piani in abbonamento (con costi a partire da 5,75 euro per utente al mese), grazie ai quali è possibile aumentare ad esempio lo spazio di archiviazione o ottenere indirizzi email aziendali e personalizzati.
Per fruire del servizio gratuitamente, comunque, ti basta avere a disposizione un account Google ed eseguire l'accesso con le relative credenziali a partire da questa pagina. Una volta fatto ciò, devi cliccare sul simbolo [☰] posto in alto a sinistra e selezionare la risorsa di tuo interesse.
Se, ad esempio, desideri creare un file di testo, puoi avvalerti dello strumento Documenti, cliccando poi sul simbolo [+] per accedere alla relativa interfaccia di editing. Se, invece, sei alla ricerca di programmi Excel per ufficio, in tal caso puoi ricorrere all'app Fogli, che consente di redigere, modificare e condividere fogli di calcolo online.
Gli strumenti Presentazioni e Moduli permettono invece di creare rispettivamente slide multimediali e questionari o sondaggi finalizzati alla raccolta di informazioni strutturate. Si tratta in molti casi di risorse compatibili con i più comuni formati di file della suite Microsoft 365, anche se, occorre dirlo, in fase di caricamento potresti riscontrare alcune differenze di formattazione.
Inoltre, devi sapere che per poterli aprire con le suddette app dovrai prima effettuarne l'upload nello spazio di Google Drive che ti è stato assegnato in fase di creazione dell'account. Quello gratuito mette a disposizione 15 GB.
Cliccando sul simbolo dei 9 pallini che trovi in alto a destra potrai accedere a ulteriori applicazioni, fra le quali ti cito in particolare, per fini lavorativi, Gmail (noto servizio di gestione della posta elettronica), Meet (videoconferenze online), Calendario (gestione di eventi, attività e appuntamenti), Traduttore (trascrizione di file di testo e vocali in un'altra lingua) e Keep (appunti e annotazioni).
Tutte queste applicazioni sono inoltre disponibili anche per dispositivi Android (laddove sui device dotati di servizi Google sono presenti “di serie”) e iOS/iPadOS: per ottenerle ti basta cercarle nello store di riferimento, scaricarle e, una volta avviate, accedervi con il tuo account Google per usufruire della sincronizzazione dei documenti sul cloud.
Altri software per ufficio gratis
Oltre alle soluzioni proposte nei capitoli precedenti vorresti prendere in esame anche altri software per ufficio gratis? Nessun problema, ho preparato un elenco con diverse interessanti alternative, in alcuni casi più specifiche per determinati ambiti lavorativi.
- WPS Office (Windows/macOS/Linux) — suite di produttività gratuita e multipiattaforma compatibile con Microsoft 365, Documenti Google e Adobe PDF, che è però interamente in inglese. È possibile ampliare le funzionalità presenti nella versione gratuita sottoscrivendo un piano Pro con costi a partire da 26,99 euro per 6 mesi.
- iWork (macOS) — si tratta del pacchetto di applicazioni gratuite che trovi preinstallato nei computer Mac, composto dai software Pages, Numbers e Keynote. Questi sono disponibili anche in versione mobile per iPhone e iPad. Maggiori info qui.
- Gestionale Open (Windows) — questo programma ERP open source integra una serie di strumenti utili alla gestione dei vari processi aziendali fondamentali, come finanza, contabilità e magazzino. Sotto questo aspetto, può essere considerato senz'altro come un eccellente software per ufficio acquisti.
- Software di compilazione fatture elettroniche (Windows/macOS/Linux) — se hai bisogno di un programma per ufficio acquisti da utilizzare per redigere fatture, considera che questo strumento sviluppato dall'Agenzia delle Entrate è completamente gratuito. Per utilizzarlo occorre però aver preventivamente installato Java.
- Calligra (Windows/macOS/Linux) — altra suite di produttività gratuita basata su ambiente desktop KDE per sistemi Unix-like, dotata di una serie di applicazioni per la creazione di documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, grafica vettoriale e soluzioni per il project management.
- OnlyOffice (Windows/macOS/Linux/Online) — questo programma ufficio per PC gratis basato sul cloud include un pacchetto di applicazioni per l'editing e la condivisione di documenti e moduli molto interessante. Sono previste anche soluzioni Business a pagamento, con costi a partire da 15 euro al mese.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
