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Come proteggere un file Word

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Hai bisogno di condividere alcuni documenti Word con altre persone ma non vuoi che questi ultimi possano modificarli? Desideri proteggere alcuni file Word contenenti informazioni sensibili impedendone l'apertura da parte di utenti non autorizzati? È facilissimo, credimi.

Sia Microsoft Word che molti altri software di videoscrittura presenti sul mercato includono delle funzioni per la protezione dei documenti che consentono di vietare la modifica dei file o di impedirne del tutto la visualizzazione, bloccandola con una password. Come dici? La cosa ti interessa e, dunque, vorresti che ti spiegassi come proteggere un file Word? Non ti preoccupare, sono qui proprio per questo!

Di seguito, infatti, ti darò tutte le indicazioni di cui necessiti per proteggere un file Word tramite i diversi software disponibili su PC, dispositivi mobili e anche online. Mettiti, dunque, comodo, prenditi cinque minuti di tempo libero e prosegui con la lettura dei prossimi paragrafi. A me non resta altro che augurarti una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!

Indice

Come proteggere un file Word con password

Hai realizzato un documento Word che al suo interno contiene dati sensibili, che dovranno leggere solo delle persone selezionate, per cui hai deciso di proteggerlo con una password, che comunicherai solo alle persone interessate.

C'è però un piccolo problema: non hai la minima idea su come proteggere un file Word con password. Non ti preoccupare, sono qui per aiutarti. Nel corso dei prossimi paragrafi ti mostrerò come proteggere un file Word con una password utilizzando i principali software di videoscrittura disponibili sul mercato.

Microsoft Word (Windows/macOS/Web/Mobile)

Microsoft Word

Il primo software tramite il quale puoi proteggere un file Word con una password è, ovviamente, Microsoft Word, software che fa parte della suite Office di Microsoft. Su computer, il programma è disponibile sia su Windows che su macOS: qualora non lo avessi ancora scaricato (ne è disponibile una prova gratuita di 30 giorni), puoi trovare tutte le informazioni al riguardo nel mio tutorial dedicato.

Ciò detto, vediamo come procedere. Una volta aperto il file Word che desideri proteggere, fai clic sul pulsante File posto in alto a sinistra nella finestra di Word e seleziona la voce Informazioni dal menu laterale. Adesso, clicca sul pulsante Proteggi documento e dal menu a tendina seleziona la voce Crittografa con password: digita per due volte la password sicura che desideri utilizzare per proteggere il file e clicca sul pulsante OK. Ben fatto! Adesso, per aprire il file Word sarà necessario digitare la password che hai impostato.

Utilizzi il servizio Web gratuito Word Online e vorresti sapere come bloccare con una password il tuo documento anche in quest'ultimo? Purtroppo non ho buone notizie: Word Online non può proteggere un documento. L'unica cosa che puoi fare è proteggere la condivisione di un documento online con altri utenti (tramite il menu Condividi > Condividi > Chiunque abbia il collegamento può modificare), ma si tratta di una funzione premium disponibile solo per gli abbonati a Microsoft 365 (a partire da 7 euro/mese).

Come dici? Vorresti proteggere un file Word utilizzando l'app Microsoft Word disponibile per dispositivi Android (anche su store alternativi) e su iPhone/iPad e gratuita per i device fino a 10.1"? Purtroppo, in questo caso, ho brutte notizie per te: tramite l'app per dispositivi mobili potrai solo aprire file Word protetti da password, ma non potrai impostare una password a un file Word che ne è privo.

LibreOffice (Windows/macOS/Linux)

LibreOffice

Sei sempre stato contrario all'utilizzo di programmi costosi che richiedono l'acquisto di una licenza, per cui preferisci sempre utilizzare soluzioni alternative gratuite e open source. Proprio per questo utilizzi LibreOffice, una suite completa per la produttività gratuita e open source tramite la quale è possibile gestire anche i file Word.

No problem. LibreOffice Writer, il software di videoscrittura incluso in LibreOffice permette di applicare una password ai file di testo in maniera molto semplice. Per procedere, apri il file di tuo interesse in Writer, vai nel menu File > Salva con nome, in alto a sinistra, digita il nome da dare al file, indica dove salvarlo, apponi il segno di spunta sulla voce Salva con password e clicca sul pulsante Salva. Nella schermata che appare non ti rimane che digitare per due volte la password che desideri utilizzare per proteggere il documento e fare clic sul pulsante OK.

Come dici? Vorresti eseguire la medesima operazione anche da un dispositivo mobile? Mi spiace, ma con l'app Collabora Office, basata sul codice sorgente di LibreOffice e disponibile sia su dispositivi Android (anche su store alternativi) che su iPhone/iPad, è possibile solo aprire file Word protetti da password, ma non impostare una password a un file Word che ne è sprovvisto.

Pages (macOS/iOS/iPadOS)

Pages

Se utilizzi un Mac con Pages come programma di videoscrittura, puoi proteggere un documento con una password molto facilmente: fai clic sulla voce File posta in alto e, dal menu che si apre, scegli la voce Imposta password.

Digita, dunque, la password che vuoi usare per proteggere il file per due volte di seguito e fai clic sul pulsante Imposta password. Qualora volessi memorizzare la password nel portachiavi iCloud, non devi far altro che impostare il segno di spunta sulla voce Memoria la password nel portachiavi.

La medesima operazione è possibile eseguirla tramite l'app Pages, installata di default su iPhone e iPad (ed eventualmente scaricabile dall'App Store). Una volta aperto il file Word con l'app in questione, tocca sul pulsante con i tre puntini posto in alto e dal menu che appare tocca sulla voce Imposta password: digita la password e tocca sul pulsante Fine in alto a destra. Inoltre, potrai anche abilitare lo sblocco del documento tramite autenticazione biometrica impostando su ON la levetta della voce Apri con Face ID o Apri con Touch ID, a seconda del modello in tuo possesso.

Documenti Google (Web/Android/iOS/iPadOS)

Documenti Google

Altra soluzione di cui voglio parlarti per proteggere un file Word con una password è Documenti Google, un servizio accessibile sia tramite Web (richiede l'accesso con account Google), che su dispositivi mobili con l'app disponibile su dispositivi Android e su iPhone/iPad.

In questo caso, però, non è possibile andare a bloccare il documento tramite password, ma puoi decidere chi può visualizzarlo, andando quindi ad applicare delle limitazioni di accesso.

Una volta giunto nella schermata principale del servizio, fai clic sul pulsante Selettore di file (l'icona di una cartella): dal menu che appare seleziona la scheda Carica, clicca sul pulsante Seleziona un file dal dispositivo, seleziona il file Word che desideri proteggere e clicca sul pulsante Apri. Maggiori info qui.

Una volta caricato il file, fai clic sulla voce File posta nella barra in alto e dal menu che appare clicca sulla voce Condividi > Condivi con altri: dalla schermata che appare scegli le persone con cui condividere tale file nella sezione Aggiungi persone e gruppi e fai clic sul pulsante Invia.

La medesima operazione è possibile eseguirla anche tramite l'app per dispositivi mobili utilizzando le medesime indicazioni che ti ho dato in precedenza.

Come proteggere un file Word da modifiche

Hai la necessità di condividere un file Word di lavoro con il tuo team, ma vorresti bloccare la possibilità di apportare modifiche a tale documento. Purtroppo non hai la minima idea su come procedere.

Nessun problema, nel corso dei prossimi paragrafi ti mostrerò come proteggere un file Word da modifiche utilizzando i principali software disponibili sul mercato, sia su PC che su dispositivi mobili.

Microsoft Word (Windows/macOS/Online/Mobile)

Microsoft Word

Per procedere con Microsoft Word, apri il documento che desideri proteggere dalle modifiche, clicca sul pulsante File posto in alto a sinistra e seleziona la voce Informazioni dal menu laterale. Adesso, clicca sul pulsante Proteggi documento e, nel menu a tendina, clicca prima sulla voce Apri sempre in sola lettura e poi su Salva.

Quando aprirai nuovamente il file, un pop-up ti avviserà che il file verrà aperto in modalità sola lettura: conferma l'operazione facendo clic sul pulsante Si dal pop-up che appare per aprire il file.

Come dici? Vorresti limitare al modifica di sole alcune parti del documento, per cui vorresti capire come proteggere parti di un documento Word? In questo caso, una volta aperto il file Word, fai clic sulla voce Proteggi posta nella barra in alto e poi sul pulsante Limita modifica posto nella barra degli strumenti.

Dal menu laterale che si apre (potrai notare la dicitura Limita modifica), imposta il segno di spunta sulla voce Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento e seleziona la voce Nessuna modifica (sola lettura) dal menu a tendina.

Adesso seleziona con il mouse la porzione di testo di cui vuoi consentire la modifica (usa il tasto Ctrl se vuoi selezionare più sezioni di testo). Dal menu laterale, nella sezione Eccezioni, apponi il segno di spunta sulla voce Tutti, o seleziona un gruppo qualora fosse presente in elenco, e termina l'operazione facendo clic sul pulsante Si, applica protezione: scegli se impostare una password o meno per proteggere il file e clicca sul pulsante OK.

Hai la necessità di proteggere un file Word da modifiche, ma stai utilizzando un PC sul quale non è installato Microsoft Word? In questo caso ti consiglio di optare per il servizio Web Word Online: una volta giunto nella schermata principale del servizio, fai l'accesso con il tuo account Microsoft, clicca sulla voce Carica e seleziona il file Word che desideri proteggere.

Per proteggere il file aperto, fai clic sulla voce File posta nella barra in alto e poi clicca sulle voci Informazioni e Proteggi documento. A questo punto, premi sul pulsante Modifica posto in alto e, dal menu a tendina che compare, clicca sulla voce Visualizzazione. Successivamente, fai clic sul pulsante Condividi posto in alto a destra: decidi chi può accedere al file in questione, fai clic sul pulsante con l'icona di una penna e dal menu a tendina clicca sulla voce Può visualizzare: completa l'operazione cliccando sul pulsante Invia.

Come dici? Vorresti sapere se è possibile fare al medesima cosa anche nell'app di Word per dispositivi mobili? in questo caso ho brutte notizie per te: purtroppo con l'app non è possibile proteggere un file da modifiche, ma è solo possibile aprire file Word in sola lettura.

LibreOffice (Windows/macOS/Linux)

LibreOffice

Adesso vediamo come procedere in LibreOffice. Una volta aperto il file Word, puoi proteggerlo dalle modifiche in questo modo: premi sulla voce Inserisci e poi su Sezione. Digita poi un nome a tuo piacimento da dare alla sezione e clicca sul pulsante Inserisci.

Adesso non ti rimane che cliccare sulla voce Formato e poi su Sezioni dal menu che appare: seleziona la sezione creata in precedenza, apponi il segno di spunta sulla voce Proteggi e tocca sul pulsante OK. Per salvare le modifiche apportate, tocca sulla voce File e dal menu che appare tocca sulla voce Salva.

Ti stai chiedendo se sia possibile fare la medesima cosa anche tramite dispositivo mobile utilizzando l'app Collabora Office per Android e iOS/iPadOS? Purtroppo anche in questo caso non è possibile proteggere un file Word da modifiche, ma è possibile aprire file Word in sola lettura.

Pages (macOS/iOS/iPadOS)

Pages

Se utilizzi Pages, per proteggere la modifica di un documento con password, fai clic sull'icona della freccia posta di fianco al nome del file che trovi nella barra in alto e, nel menu che ti viene proposto, apponi il segno di spunta sulla voce Bloccato. Una volta fatto questo, non potrai più apportare modifiche al file in questione, infatti quando proverai a farlo comparirà un pop-up che ti chiederà se vuoi sbloccare il file.

Purtroppo, per salvare il file e magari inviarlo poi a un collega, è necessario sbloccare il documento Word, per cui sarà nuovamente libero a qualsiasi modifica. La funzione in questione, infatti, è studiata esclusivamente per evitare modifiche accidentali a un documento mentre lo si sta visualizzando.

La medesima operazione è possibile eseguirla tramite l'app Pages per iOS/iPadOS, installata di default su iPhone e iPad. Una volta aperto il file Word con l'app in questione, tocca sul pulsante con l'icona di un documento con l'occhiolino posto posto in alto: in questo modo verrà attivata la modalità in sola lettura e non potrai apportare modifiche al documento.

Documenti Google (Web/Android/iOS/iPadOS)

Documenti Google

Solitamente ti appoggi al servizio Documenti Google per gestire i tuoi file Word? In questo caso, una volta caricato il file da proteggere dalle modifiche, fai clic sul pulsante Modifica posto in alto a destra e, dal menu che appare, clicca sulla voce Visualizzazione: tutti gli strumenti di modifica del documento spariranno improvvisamente e potrai notare che il pulsante “Modifica” presente in precedenza è stato sostituito dall'icona di un occhio.

Adesso il documento è protetto da qualsiasi tentativo di modifica e non devi far altro che condividere tale file con chi desideri. Per farlo, premi sulla voce File posta nella barra in alto e cliccare sulle voci Condividi > Condivi con altri.

Dalla schermata successiva, scegli dunque le persone con cui condividere tale file nella sezione Aggiungi persone e gruppi, imposta la modalità come Visualizzatore dall'apposito menu e fai clic sul pulsante Invia.

Puoi fare la stessa cosa anche tramite l'app di Google Documenti per dispositivi mobili (Android/iOS/iPadOS) utilizzando le medesime indicazioni che ti ho dato in precedenza.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.