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Come condividere un PowerPoint

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Al giorno d’oggi è importantissimo saper utilizzare PowerPoint e produrre presentazioni in grado di mostrare progetti e contenuti di vario genere integrandoli con grafici, testo, video, audio e animazioni. La versatilità di questo formato è enorme e, anche dal punto di vista della condivisione dei file, garantisce una grande varietà di soluzioni.

A tal proposito, ho preparato questa guida per illustrarti come condividere un PowerPoint utilizzando diversi strumenti di comunicazione di larga diffusione, come le più conosciute app di messaggistica, i software di videoconferenza o i servizi di cloud storage.

Se hai necessità di trasferire la tua presentazione a un collega o a un amico o di mostrarla durante una riunione virtuale, sono certo che leggendo i prossimi paragrafi troverai la soluzione più adatta alle tue esigenze, con dei suggerimenti pratici su come agire e come ottimizzare al meglio le tue slide in base alla destinazione. Cosa aspetti allora? Mettiti comodo e in pochi minuti sarai in grado di eseguire questa semplice operazione nel più veloce dei modi.

Indice

Preparazione del file

powerpoint opzioni

Prima di procedere alla condivisione, è sempre opportuno eseguire una corretta preparazione del file. Se la tua presentazione PowerPoint è, ad esempio, arricchita da video e immagini e risulta di conseguenza piuttosto “pesante” da condividere, ti consiglio di seguire alcuni accorgimenti per comprimerla e ridurre così la dimensione complessiva del file.

Per cominciare, apri il file, che in questa fase riporta ancora l’estensione .PPTX/PPT. In questo modo aprirai il software PowerPoint e vedrai la presentazione è ancora in modalità modifica. Fai clic, in alto a sinistra, sul menu File, quindi, nella finestra che si apre, fai clic all’ultima voce Opzioni.

Ti verrà mostrata una nuova finestra: nel menu di sinistra clicca sulla voce Impostazioni avanzate, quindi, nel riquadro di destra, identifica la sezione Dimensioni e qualità immagine. Qui ti consiglio di selezionare il riquadro in corrispondenza della voce Ignora dati di modifica, al fine di inserire il segno di spunta: questo consente di eliminare tutta la cronologia delle modifiche del file. Sotto a questa opzione trovi anche la voce Non comprimere immagini del file. In questo caso ti suggerisco di deselezionare l’opzione, cliccando sul corrispondente box per togliere la spunta.

Infine, clicca nel menu a tendina immediatamente successivo, accanto alla voce Risoluzione predefinita, per scegliere l’opzione di compressione migliore in virtù del tipo di condivisione che devi operare. Nel caso, ad esempio, di invio tramite e-mail, potrebbe essere opportuno optare per 96 ppi, che ottimizza il formato per la posta elettronica, ma puoi eventualmente sceglierne uno differente che non sia Alta Fedeltà (che mantiene la risoluzione più alta e non comprime i video). Al termine, clicca sul pulsante OK.

Nella tua presentazione sono presenti anche file multimediali, ad esempio dei video, che la rendono piuttosto corposa? Per comprimere anche questi elementi, clicca sempre sul menu File, quindi premi sulla voce Informazioni.

Nella schermata successiva, clicca sul pulsante Comprimi file multimediali e vedrai un menu a discesa nel quale occorre scegliere la risoluzione più idonea alle proprie esigenze, tra Full HD, HD o Standard. Ovviamente, il consiglio è di scegliere un formato minore rispetto a quello attualmente in uso. Attendi infine la compressione del clip, che potrai monitorare nella nuova finestra che viene aperta. Clicca poi sul pulsante Chiudi, in basso a destra, per terminare l’operazione.

Siamo alla fase di salvataggio finale: le modifiche al file sono terminate ed è buona norma fare in modo che le persone possano guardare subito le slide come presentazione standard, invece di visualizzare le diapositive in modalità di modifica. Ti consiglio, pertanto, di salvare la presentazione in uno specifico formato con estensione .PPSX, in modo che la presentazione inizi automaticamente all’apertura del file.

Per farlo, clicca nuovamente sul menu File, quindi, nella finestra che si apre, fai clic sulla voce Salva con nome. Ora, scegli la posizione in cui salvare il file, fai clic sul menu a tendina Salva come e clicca sull’opzione Solo presentazione di PowerPoint, quindi premi sul pulsante Salva, in basso a destra. Troverai la tua presentazione in formato .PPSX e, cliccandoci sopra due volte, potrai avviarla direttamente.

In alternativa, se preferisci, puoi salvare la tua presentazione PowerPoint in video seguendo le indicazioni che trovi nel mio tutorial dedicato all’argomento.

Come condividere un PowerPoint su Meet

Meet è uno degli strumenti più utilizzati per la realizzazione di videoconferenze in ambito lavorativo e scolastico. Potrebbe, quindi, esserti molto utile capire come condividere un PowerPoint su Meet: leggi i prossimi paragrafi per scoprire questa funzionalità.

Da computer

Meet da PC

Stai partecipando a una riunione video su Meet da computer ed è il tuo momento di avviare la presentazione PowerPoint. Nella finestra di Meet clicca, in basso a destra, sul pulsante Presenta ora: hai tre opzioni, ma quella più idonea è Il tuo schermo Intero. Clicca, dunque, alla suddetta voce e, nella schermata successiva, fai clic sulla finestra dello schermo che intendi condividere (se non hai collegato altri schermi al tuo PC vedrai solo quello principale), quindi clicca sul pulsante Condividi.

Da questo momento in poi, il tuo schermo sarà visibile a tutti i partecipanti: non devi far altro che avviare la presentazione, facendo doppio clic sul file di PowerPoint precedentemente generato. Quando hai terminato, torna sulla finestra di Meet, quindi clicca sul pulsante Interrompi presentazione, al centro dello schermo. Questa operazione comporterà anche l’interruzione della condivisione dello schermo.

Da smartphone e tablet

Meet da mobile

Meet è disponibile anche come app per dispositivi Android e iPhone/iPad. Per presentare lo schermo da smartphone e tablet a tutti i partecipanti di una videoconferenza, occorre seguire questi step: fai tap sull’icona con tre puntini, in basso a destra, e premi sull’opzione Condividi schermo.

Verrà subito generato un messaggio di avvertimento contenente l’informativa sul fatto che le persone visualizzeranno tutto ciò che comparirà sul tuo schermo. Fai dunque tap sulla voce Inizia a condividere e leggi il successivo messaggio di avviso di esposizione di informazioni sensibili durante la trasmissione/registrazione, quindi fai tap su Avvia Adesso.

Da questo momento in poi, il tuo schermo sarà condiviso a tutti i partecipanti: naviga all’interno del tuo dispositivo e fai tap sul file PowerPoint per avviare le slide. Al termine, torna sull’app Meet e fai tap su Interrompi condivisione.

Su Meet è possibile optare anche per una particolare modalità specifica per le presentazioni, partecipando solo con la condivisione dello schermo, senza prendere parte alla videochiamata. Per usufruirne, fai tap sull’app di Meet sul tuo dispositivo, quindi premi sulla voce Partecipa con un codice, digita il codice che ti è stato fornito dall’organizzatore, quindi fai tap, in alto a destra, sulla voce Partecipa.

Nella nuova schermata, fai tap sull’opzione Condividi schermo e, nella successiva schermata, fai nuovamente tap su Continua. Leggi il messaggio di avviso di esposizione di informazioni sensibili durante la trasmissione/registrazione, quindi premi sul pulsante Avvia Adesso. Il tuo schermo sarà automaticamente condiviso a tutti i partecipanti: naviga, quindi, all’interno del tuo dispositivo e fai tap sul file PowerPoint per avviare le slide. Al termine torna sull’app Meet e fai tap sulla voce Interrompi condivisione.

Come condividere un PowerPoint su Teams

Vuoi scoprire come condividere PowerPoint su Teams? Ebbene, trattandosi di un’altra applicazione targata Microsoft, l’integrazione è ancora più immediata e completa.

Da computer

Teams da PC

Se stai partecipando a una riunione su Teams da computer e desideri condividere una presentazione PowerPoint, puoi farlo agevolmente cliccando sul pulsante con una freccia verso l’alto racchiusa in riquadro bianco, presente in alto a destra.

Si aprirà un nuovo pannello, in basso, nel quale sono presenti diverse opzioni: l’ultima a destra è quella che ti interessa, ovvero PowerPoint. Se non risulta già disponibile sotto la suddetta voce (che mostra i file più recenti già utilizzati), clicca sulla vicina funzionalità Sfoglia e, successivamente, clicca sul pulsante Carica dal computer locale (se il file è salvato all’interno del tuo PC) o da OneDrive (se è invece stato precedentemente esportato nel servizio cloud di Microsoft).

Scegliendo la prima opzione verrà aperta una finestra per navigare all’interno delle cartelle del tuo PC. Una volta individuato il file da condividere cliccaci sopra, quindi clicca sul pulsante Apri. Se, invece, hai salvato la presentazione su OneDrive, al passaggio precedente clicca su questa opzione e verrà aperta una finestra con i file presenti sul servizio di cloud storage di Microsoft. Clicca sul file di tuo interesse, quindi sul pulsante Condividi, per avviare la presentazione. Il file viene subito caricato ed è immediatamente visualizzabile da tutti i partecipanti.

Di default, su PC viene visualizzata la modalità Relatore, che mostra le note della presentazione a destra della diapositiva che si sta presentando. Per scorrere le slide, occorre usare le frecce di spostamento, in basso a sinistra. In entrambi i casi, al termine della presentazione, clicca sul pulsante Interrompi presentazione, collocato in alto, quindi clicca sul pulsante Arresta la presentazione, nella finestra di conferma che vedrai comparire.

Da smartphone e tablet

Teams da mobile

Teams è disponibile sia per dispositivi Android (verifica anche la disponibilità su store alternativi per i device senza servizi Google) che per iPhone/iPad.

Sei, dunque, sei in mobilità e stai collaborando alla riunione su Teams da smartphone o tablet, procedi in questo modo: fai tap sull’icona con i tre puntini collocata in basso a destra, quindi, nel menu che compare, fai tap sulla voce Condividi. Ora, premi sull’opzione Condividi PowerPoint, quindi seleziona l’origine del file che vuoi condividere: OneDrive o Team e canali.

La visualizzazione Relatore, presente come impostazione predefinita sui PC, è invece nascosta per i dispositivi con uno schermo di piccole dimensioni, ma può essere attivata facendo tap sui tre puntini sotto la diapositiva corrente e, a seguire, sulla voce Mostra visualizzazione Relatore.

In alternativa, puoi condividere il PowerPoint anche facendo tap sull’opzione Condividi lo schermo. Leggi il messaggio informativo che avvisa dell’esposizione di informazioni sensibili durante la trasmissione/registrazione, quindi fai tap sul pulsante Avvia Adesso.

Il tuo display sarà così visibile a tutti i partecipanti: naviga all’interno del tuo dispositivo e fai tap sul documento da condividere, per avviare la presentazione. In entrambi i casi, al termine della presentazione occorre tornare sull’app Teams e fare tap sull’opzione Interrompi presentazione, per concluderla.

Come condividere un PowerPoint su Zoom

Zoom è uno degli strumenti di videoconferenza maggiormente utilizzati in tutti gli ambiti, tramite il quale puoi tranquillamente mostrare la tua presentazione PowerPoint ai partecipanti utilizzando la funzione di condivisione dello schermo. Anche se sei ospite della riunione, potrai comunque condividere lo schermo senza problemi, ma potrebbe essere necessario richiedere l’autorizzazione all’organizzatore. Vediamo quindi, di seguito, come condividere un PowerPoint su Zoom.

Da computer

Zoom da PC

Per condividere lo schermo su Zoom da computer durante la videoconferenza, clicca sul pulsante Condividere lo schermo, presente al centro della barra inferiore della finestra. Si aprirà una nuova schermata nella quale sarà possibile definire diverse impostazioni di condivisione, ma per questa specifica occorrenza è sufficiente cliccare sull’opzione Schermo.

Se lo reputi necessario, in considerazione delle particolari caratteristiche della tua presentazione, in basso a sinistra, avrai a disposizione due ulteriori funzionalità: Condividi suono (per condividere anche il sonoro derivante da eventuali file audio integrati nella presentazione) e Ottimizza per clip video (attiva una funzionalità per migliorare la resa video nel caso in cui siano presenti anche filmati). Clicca, dunque, sui relativi riquadri per inserire il segno di spunta. Per concludere il procedimento, clicca sul pulsante blu Condividi, in basso a destra.

Da questo momento in, poi il tuo schermo sarà visibile a tutti i partecipanti: sarà sufficiente fare doppio clic sulla presentazione per avviarla e illustrarla. Al termine, clicca sul pulsante Interrompi condivisione per arrestare questa modalità.

Da smartphone e tablet

zoom da mobile

Zoom è disponibile sia per dispositivi Android (verifica anche su store alternativi per i device senza servizi Google) che per iPhone/iPad.

Se, quindi, hai necessità di presentare PowerPoint da smartphone o tablet su Zoom, per avviare la condivisione dello schermo devi fare tap sull’opzione Condividi, nel menu presente sulla parte inferiore dello schermo. Nella schermata che si apre, fai quindi tap sulla voce Schermo: comparirà un messaggio informativo contenente un disclaimer che ti avvisa della possibile trasmissione di dati sensibili in questa modalità.

Fai quindi tap sulla voce Avvia Adesso: la condivisione è ora attiva e avrai modo, così, di navigare all’interno dei file del tuo dispositivo. Una volta individuata la presentazione, fai tap sopra la stessa per avviarne la riproduzione. Al termine, fai tap sull’opzione Interrompi condivisione.

Come condividere un PowerPoint su Classroom

Nello sviluppo di una lezione su Google Classroom potrebbe essere molto utile e funzionale, ai fini educativi, mettere a disposizione degli studenti una presentazione. Dunque, vediamo come condividere un PowerPoint su Classroom in maniera semplice ed efficace.

Da computer

Classroom da PC

La procedura per condividere un documento PowerPoint su Classroom da computer è molto intuitiva. Accedi a Google Classroom da questa pagina, quindi clicca sul tuo profilo, per selezionarlo. Ora procedi all’autenticazione inserendo la password, quindi fai clic sul pulsante Accedi.

Nella schermata che ti viene proposta, devi cliccare sulla scheda del corso di cui sei responsabile: entrerai direttamente nella sezione denominata Stream (puoi constatarlo guardando il menu in alto, vedrai sottolineata la voce Stream). Clicca poi sulla voce Pubblica un annuncio per il tuo corso: vedrai espandersi un nuovo pannello nel quale è presente un campo per l’inserimento di testo, dove è necessario scrivere una eventuale comunicazione. Sotto al suddetto campo è disponibile il pulsante Aggiungi: fai clic su quest’ultimo e, nel menu a tendina che viene proposto, clicca sulla voce File.

Nella nuova finestra che si apre, fai clic sul pulsante Browse per accedere alle cartelle del tuo computer. Individua dunque il file PowerPoint da condividere, cliccaci sopra per selezionarlo, quindi fai clic sul pulsante Apri. Vedrai la presentazione caricata all’interno del tuo annuncio: ora non devi fare altro che cliccare sul pulsante Pubblica, per condividerlo con tutti i partecipanti.

Da smartphone e tablet

Classroom da mobile

L’app di Classroom è disponibile sia per dispositivi Android che per iPhone/iPad. Inserire una presentazione PowerPoint in quest’ultima è molto semplice.

Sul tuo dispositivo, fai tap sul corso sul quale ti occorre caricare le slide. Nella nuova schermata, sotto il banner con il nome del corso, troverai la voce Condividi con il tuo corso: fai tap su quest’ultima e si aprirà una nuova schermata, nella quale dovrai inserire del testo per introdurre il nuovo argomento.

Ora, premi sull’icona con una graffetta e, in basso, verrà mostrato un nuovo pannello: fai tap sulla voce Carica File per cercare la presentazione PowerPoint sul tuo dispositivo; una volta individuata, fai tap sopra quest’ultima per allegarla direttamente alla comunicazione. Infine, per completarne la pubblicazione, fai tap sull’icona a freccia e il gioco è fatto.

Come condividere un PowerPoint su Drive

Vuoi usare il servizio di cloud storage di Google per conservare i tuoi file e renderli disponibili alla consultazione e modifica da parte di altri utenti? Nei prossimi paragrafi ti illustrerò come condividere un PowerPoint su Drive con pochi semplici passaggi.

Da computer

Google drive da PC

Come prima cosa, se non l’hai già fatto, devi caricare la tua presentazione Drive. Accedi, pertanto, alla pagina principale del servizio, quindi clicca sul pulsante Vai a Drive e seleziona l’account Google da utilizzare, per accedere. Se hai abilitato la verifica in due passaggi riceverai anche una notifica sul dispositivo prescelto per autorizzare l’accesso.

Ti trovi, ora, nel tuo spazio Drive: clicca sul pulsante Il mio Drive e, nel menu a tendina, clicca sulla voce Carica. Si aprirà una finestra per navigare all’interno delle cartelle del tuo computer. Una volta individuato il file PowerPoint da caricare, cliccaci sopra, quindi clicca sul pulsante Apri. Attendi i tempi di upload, che variano in base alle dimensioni del file e alla qualità della connessione: al termine, troverai il file nel tuo spazio Drive personale.

È venuto il momento di condividerlo. Fai, dunque, clic destro sul file e seleziona la voce Condividi dal menu apertosi: nella finestra che si apre, potrai digitare gli indirizzi e-mail delle persone con cui condividere la presentazione.

Accanto a questo campo si trova un altro importante pulsante, nel quale è riportato il ruolo che vuoi assegnare ai partecipanti, che puoi scegliere fra Editor (con pieni diritti di modifica), Commentatore (può inserire dei commenti su eventuali modifiche da apportare) o Visualizzatore (con i soli diritti di lettura). Nell’ultimo campo in basso puoi, eventualmente, inserire un messaggio facoltativo. Clicca, infine, sul pulsante Invia per terminare il procedimento.

Da smartphone e tablet

Google drive da mobile

Google Drive è disponibile anche come app per dispositivi Android e iPhone/iPad. Se desideri condividere la presentazione PowerPoint su Google Drive da smartphone e tablet, fai dunque tap sull’icona di Drive, quindi individua il riquadro con il file da condividere.

Ora, fai tap sulla relativa icona con i tre puntini, quindi premi sull’opzione Condividi. Verrà aperta una schermata contenente un campo con la scritta Aggiungi persone o gruppi. Digita gli indirizzi e-mail degli utenti che vuoi far partecipare.

Vedrai comparire un ulteriore pulsante sotto agli indirizzi appena immessi, nel quale è definito il ruolo di default: Editor. Facendo tap a questa voce si aprirà un menu a tendina nel quale potrai selezionare il ruolo fra Editor (con pieni diritti di modifica), Commentatore (può inserire dei commenti su eventuali modifiche da apportare) o Visualizzatore (con i soli diritti di lettura).

Puoi opzionalmente inserire un messaggio, facendo tap nel campo Aggiungi un messaggio, in basso. Infine, fai tap sulla freccia collocata in basso a destra per inviare il messaggio di condivisione agli utenti selezionati.

Come condividere un PowerPoint su Gmail

Il servizio di posta elettronica di Google, Gmail, non prevede una funzionalità specifica per la condivisione di presentazioni PowerPoint. Occorre, pertanto, scrivere una nuova e-mail, allegare il documento e inviarla ai destinatari. Vediamo nel dettaglio come condividere un PowerPoint su Gmail.

Da computer

Gmail da PC

Per condividere su Gmail da computer recati dal tuo browser preferito sul sito ufficiale di Gmail e accedi al tuo account (se necessario).

Ti trovi, ora, nella schermata principale della Webmail di Google: per creare una nuova e-mail, fai clic sul pulsante Scrivi, in alto a sinistra. Verrà aperto un riquadro, in basso a sinistra, per preparare il nuovo messaggio.

Digita, nel campo A, gli indirizzi e-mail dei destinatari; se vuoi inserire anche i campi Cc (per conoscenza) e Ccn (per conoscenza nascosta), clicca sopra alle relative voci presenti alla destra del campo A: li vedrai comparire sotto al suddetto campo. Ti consiglio di compilare anche il campo Oggetto, mentre nello spazio sottostante puoi digitare il messaggio desiderato.

Per allegare il tuo file PowerPoint, individua la barra degli strumenti nella parte inferiore del messaggio e clicca sul simbolo della graffetta: si aprirà una finestra, grazie alla quale potrai navigare all’interno delle cartelle del tuo computer. Clicca sul file PowerPoint che vuoi condividere, quindi fai clic sul pulsante Apri.

Il file verrà immediatamente allegato alla e-mail e dovrai solamente cliccare sul pulsante Invia, per mandarlo ai destinatari.

Da smartphone e tablet

Gmail da mobile

L’app Gmail è disponibile sia per dispositivi Android che per iPhone/iPad.

Se vuoi inviare la tua presentazione su Gmail da smartphone e tablet, accedi dunque all’app, facendo tap sulla relativa icona. Ti trovi, ora, sulla schermata principale del servizio di posta elettronica di Google: fai tap sull’opzione Scrivi, in basso a sinistra e compila il campo A con gli indirizzi e-mail dei destinatari; se vuoi inserire anche i campi Cc (per conoscenza) e Ccn (per conoscenza nascosta), fai tap sulla freccia a destra del suddetto campo.

Premi ora sul campo oggetto, per compilarlo, quindi fai tap su Scrivi e-mail, per digitare il testo del messaggio. Per allegare il file PowerPoint, guarda in alto a destra e individua l’icona a forma di graffetta: fai tap su quest’ultima, quindi fai nuovamente tap su Allega file e seleziona il file di presentazione che vuoi inviare.

Verrai riportato automaticamente alla schermata precedente di compilazione della e-mail, nella quale riscontrerai la presenza del nuovo allegato. Per finire, fai tap sulla freccia, in alto a destra, per inviare il messaggio.

Come condividere un PowerPoint su WhatsApp

Vediamo nei prossimi paragrafi come condividere un PowerPoint su WhatsApp. Il procedimento, come vedrai, è molto semplice e intuitivo.

Da smartphone e tablet

WhatsApp da mobile

La celebre app di messaggistica WhatsApp è disponibile sia per dispositivi Android (sui device senza servizi Google si può scaricare dal sito ufficiale) che per iPhone/iPad.

Per condividere la tua presentazione, fai tap sul singolo contatto o sul gruppo di destinatari a cui vuoi inviare il file PowerPoint, quindi nella nuova schermata della chat, fai tap sull’icona a graffetta, in basso a destra nel campo di compilazione dei messaggi.

Nel pannello che ti viene proposto, premi sulla voce Documento: verrà aperta una schermata con i file più recenti. Se non lo individui in questa selezione, fai tap sulla voce Sfoglia altri documenti e vedrai una schermata per navigare all’interno del tuo dispositivo. Una volta individuata la presentazione, fai tap su quest’ultima per selezionarla, quindi nel successivo riquadro che viene mostrato fai tap sul pulsante Invia.

Da computer

WhatsApp da PC

WhatsApp si può usare anche da PC, tramite interfaccia Web o client per Windows e macOS: ti ho spiegato tutto nel mio tutorial su come usare WhatsApp su PC.

Una volta effettuato l’accesso (tramite scansione del codice QR con l’app di WhatsApp sullo smartphone), clicca sul singolo contatto o sul gruppo di destinatari a cui vuoi inviare il file PowerPoint. Nel riquadro a destra verrà caricata la chat recente. In basso, a sinistra del campo Scrivi un messaggio, troverai il simbolo graffetta: clicca su quest’ultimo e, nel menu che viene contestualmente proposto, clicca sull’icona Documento, contraddistinta dal simbolo di un foglio con un bordo piegato.

Si aprirà una finestra, che potrai sfruttare per navigare all’interno dei file del tuo PC. Clicca sul file che intendi condividere, quindi clicca sul pulsante Apri. Nella schermata successiva vedrai l’anteprima del documento: clicca sul pulsante con la freccia all’interno di un cerchio, sulla destra, per inviarlo ai destinatari.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.