Programmi per lavorare in remoto
In quest'ultimo periodo non ti è possibile raggiungere fisicamente l'azienda per la quale lavori e, di comune accordo con il tuo capo, hai iniziato a operare in smart working (o meglio, in remoto, ma ormai i termini vengono confusi spesso), lavorando direttamente da casa.
Giacché è la prima volta che approcci alla tua professione in questo modo, vorresti qualche “dritta” in più in merito ai programmi da utilizzare per lo scopo: per esempio, ti farebbe estremamente comodo poter usare, anche da casa, il computer che si trova sulla scrivania, nel tuo ufficio; allo stesso modo avresti la necessità di tenerti in contatto costante con i tuoi colleghi e di poter condividere con loro documenti, progetti e file di qualsiasi tipo.
In questo frangente, credo proprio di poterti essere d'aiuto: nel corso del presente tutorial, infatti, ti fornirò un'esauriente panoramica di quelli che sono i migliori programmi per lavorare in remoto, suggerendoti alcuni validissimi software pensati per poter usare computer fisicamente lontani, esattamente come se ci si trovasse davanti, oltre che una serie di piattaforme e sistemi collaborativi da impiegare con i propri colleghi. Pronto a cominciare? Trovi tutto qui sotto!
Indice
- Sistemi per lavorare in remoto: piattaforme collaborative
- Programmi per lavorare in remoto: accesso a distanza
Sistemi per lavorare in remoto: piattaforme collaborative
Il lavoro da remoto, se si è parte di un team, potrebbe richiedere l'utilizzo di vere e proprie piattaforme collaborative, utili per condividere e modificare in tempo reale documenti, to-do list, progetti, grafici e altri tipi di file direttamente con i propri colleghi, senza essere fisicamente vicini e con il solo ausilio di Internet. In Rete esistono numerosi servizi e programmi di questo tipo: di seguito ti elenco alcune delle più note e apprezzate soluzioni della categoria.
Google Workspace
La prima delle soluzioni di cui voglio parlarti è Google Workspace. Se non ne avessi mai sentito parlare, è la suite di “Big G” dedicata agli strumenti di produttività e collaborazione, che include al suo interno la maggior parte dei servizi Google: Gmail, per la gestione della posta elettronica; Calendar, per la gestione della propria agenda personale; Documenti, Fogli e Presentazioni, gli editor per documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni con funzioni collaborative; Meet e Chat, gli strumenti per conferenze e messaggistica; Tasks, per la gestione delle attività; Keep, per le annotazioni digitali; Google Drive, per la condivisione dei file, e così via.
Chiaramente, tutti gli strumenti di Google Workspace sono integrati tra loro e supportano la condivisione di file, agende e altri elementi con i membri del proprio team, o con utenti terzi, a patto che tutti dispongano di un account Google.
A seconda delle impostazioni definite dal proprietario, gli utenti in collaborazione hanno la possibilità di visionare, commentare o modificare in toto i file condivisi; inoltre, la suite Google Workspace è totalmente integrata con Gemini e NotebookLM, gli assistenti per l'intelligenza artificiale di Google.
Gli strumenti di Google Workspace si possono usare a costo zero per scopi personali, semplicemente creando un account Google (che include 15 GB di spazio di archiviazione gratuito), e sono accessibili sia tramite Web, che mediante app dedicate per smartphone e tablet.
Tuttavia, per poter sbloccare il pieno potenziale della suite e poterne usufruire in ambito professionale, sarebbe indicato acquistarne una licenza d'uso, con prezzi variabili in base alle caratteristiche richieste e prova gratuita di 14 giorni.
- Starter: include 30 GB di spazio di archiviazione in pool per utente, email aziendale personalizzata sicura, riunioni video fino a 100 partecipanti, interazione con app Gemini e creazione video basati sull'AI. Costa 6,80 euro/mese+IVA per utente, con fatturazione annuale.
- Standard: include 2 TB di spazio di archiviazione in pool per utente, email aziendale personalizzata sicura, riunioni video fino a 150 partecipanti con registrazione e cancellazione del rumore, piena integrazione dei prodotti con Gemini e creazione video basati sull'AI. Sono inoltre inclusi i servizi NotebookLM, le funzionalità per la firma elettronica, le pagine di prenotazione degli appuntamenti e lo strumento Migrate, per la migrazione dei dati. Costa 13,60 euro/mese+IVA per utente, con fatturazione annuale.
- Plus: riprende le caratteristiche del piano precedente, incrementando lo spazio di archiviazione disponibile fino a 5 TB e aumentando il numero massimo di partecipanti alle riunioni fino a 500. Include inoltre un vault sicuro per la conservazione dei dati e funzione per la gestione avanzata degli endpoint. Costa 21,10 euro/mese+IVA, con fatturazione annuale.
Qualora fossi interessato a saperne di più sul servizio, oppure se desideri maggiori informazioni su come creare un account Google Workspace, prendi visione della guida specifica, disponibile sul mio sito. Inoltre, ti consiglio di dare un'occhiata alla mia guida su come creare un documento Google, così da comprendere appieno il funzionamento di Documenti Google, Fogli Google e Presentazioni Google, e delle funzionalità collaborative degli strumenti in questione.
Microsoft 365
Altra piattaforma collaborativa degna di nota è sicuramente Microsoft 365: devi sapere, infatti, che il servizio del big di Redmond non ambisce soltanto alla distribuzione di prodotti come Word, Excel e PowerPoint, ma include una serie di caratteristiche estremamente utili in ambito professionale, al fine di semplificare la produttività e la collaborazione tra i membri del team.
In particolare, la suite Microsoft 365 include prodotti come Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Exchange, OneDrive e Teams, in versione Web, mobile oppure desktop (in base al tipo di licenza attivata); alcuni piani aziendali supportano altresì prodotti aggiuntivi (ad es. Clipchamp) e consentono di espandere le funzionalità di CoPilot, l'intelligenza artificiale di Microsoft, a tutti i prodotti della suite.
I documenti, i calendari, gli appunti e tutti gli altri elementi creati tramite gli strumenti di Microsoft 365 possono essere condivisi, in modalità di sola lettura o di modifica, con altri utenti dello stesso team, oppure con persone terze, in base alle impostazioni definite dal proprietario.
Sebbene quasi tutti i prodotti menzionati possano essere usati nelle rispettive versioni Web anche in forma gratuita (con limitazioni), a seguito della creazione di un nuovo account Microsoft, per usufruire delle caratteristiche dedicate alle aziende è necessario attivare una delle licenze disponibili, testabili gratuitamente per un periodo di tempo limitato.
- Business Basic: consente di gestire fino a un massimo di 300 utenti, include l'utilizzo illimitato delle versioni Web e delle app mobili di Word, Excel, PowerPoint e Outlook e prevede 1 TB di spazio cloud per ciascun utente. È possibile creare indirizzi di posta elettronica aziendale personalizzata, usufruire di app aziendali aggiuntive (ad es. Microsoft Planner) e usare le funzioni di chat per l'intelligenza artificiale. Costa 5,60 euro/mese+IVA con fatturazione annuale.
- Business Standard: aggiunge al piano Basic la possibilità di usare le versioni desktop di Word, Excel, PowerPoint, Outlook e delle altre applicazioni Microsoft, le funzionalità per la creazione e la gestione di webinar, l'integrazione con la piattaforma collaborativa Microsoft Loop e gli strumenti di editing di Clipchamp. Costa 11,70 euro/mese+IVA, con fatturazione annuale.
- Business Premium: aggiunge al piano standard una serie di caratteristiche di sicurezza, come la gestione avanzata dell'identità, la protezione aziendale per gli endpoint e la protezione contro minacce informatiche e violazione dei dati sensibili. Costa 20,60 euro/mese+IVA, con fatturazione annuale.
Tutti i piani menzionati possono essere attivati anche con fatturazione mensile, a un prezzo di listino leggermente superiore, e possono essere integrati con strumenti aggiuntivi come Microsoft 365 Copilot, Microsoft Teams Phone Standard e Microsoft Defender for Business.
Se hai bisogno di ulteriori approfondimenti in merito all'iscrizione a Microsoft 365, e vuoi conoscere le modalità d'impiego dei più noti strumenti della suite, ti invito a prendere visione degli approfondimenti linkati poco più in alto e della mia guida su come attivare Microsoft 365.
Altre piattaforme utili
Quelle che ti ho presentato fin qui figurano tra le più conosciute piattaforme collaborative presenti sulla scena, ma non sono le uniche: servizi come Slack, Trello e Azana, infatti, nascono con la precisa finalità di gestire liste contenenti task, progetti, note e scadenze, di condividere gli elementi con il team aziendale e di assegnarli singolarmente a ciascun membro del progetto.
Qualora volessi qualche informazione in più circa le piattaforme appena menzionate, e per conoscere altre valide soluzioni della categoria, ti rimando alla lettura delle mie guide dedicate alle applicazioni per aziende e alle applicazioni per organizzare il lavoro.
Programmi per lavorare in remoto: accesso a distanza
Qualora non fossi alla ricerca di un sistema che ti consenta di condividere il tuo lavoro con i colleghi in tempo reale, bensì di un metodo per prendere il controllo della tua postazione di lavoro, puoi ricorrere ai cosiddetti software per l'accesso remoto. Si tratta di programmi che, previa opportuna configurazione, permettono di accedere a qualsiasi PC o Mac tramite Internet, previo inserimento di codici monouso o credenziali specifiche.
Mi sento di avvisarti fin da subito che, se sei alla ricerca di programmi per lavorare in remoto gratis, difficilmente avrai successo: quasi tutti i software dei quali mi appresto a parlarti si possono scaricare sì gratuitamente, ma richiedono quasi sempre l'acquisto di una licenza, per l'uso con finalità diverse da quelle personali.
Inoltre, qualora avessi necessità di accedere alla rete locale aziendale anche quando ti trovi fuori, puoi effettuare o richiedere all'amministratore IT la configurazione di un server VPN: trovi tutto spiegato qui sotto.
TeamViewer (Windows/macOS/Linux)
Tra le più complete e apprezzate soluzioni per l'accesso remoto c'è sicuramente TeamViewer: se non ne avessi mai sentito parlare, si tratta di una soluzione che consente di configurare qualsiasi PC o Mac per l'accesso da remoto con estrema semplicità, e di accedere alle macchine gestite tramite programma per computer, app per smartphone/tablet o servizio Web dedicato, usando una serie di credenziali.
TeamViewer supporta inoltre il trasferimento diretto dei file, la registrazione delle sessioni di lavoro, il servizio di stampa remota, l'inversione simultanea dei ruoli e lo scambio di messaggi istantanei con altri interlocutori collegati alla stessa macchina; inoltre, le soluzioni di TeamViewer si integrano alla perfezione con Google Meet.
Nel momento in cui scrivo, esistono diverse “varianti” del software, adatte a scopi differenti: TeamViewer Host, il componente che permette di abilitare soltanto il servizio di sistema per l'accesso remoto; TeamViewer QuickSupport, il programma che consente di eseguire l'accesso remoto ai computer gestiti; TeamViewer Full Client, il programma completo che si può usare sia per configurare l'accesso remoto, sia per eseguirlo; e TeamViewer Remote, il servizio Web che consente di accedere ai propri dispositivi.
I software di TeamViewer possono essere scaricati e usati gratuitamente con una serie di limitazioni, per uso personale; per l'impiego in ambito lavorativo, invece, bisogna acquistare una delle licenze d'uso disponibili, i cui prezzi variano in base alle caratteristiche incluse.
- TeamViewer Remote Access: include una licenza utilizzabile da un singolo utente, tramite un solo canale di collegamento (con un massimo di 3 sessioni contemporanee), e per un massimo di 3 dispositivi gestiti. Sono inclusi i servizi di stampa remota e trasferimento file. Costa 15,90 euro/mese+IVA, fatturati annualmente.
- TeamViewer Business: include una licenza utilizzabile da un singolo utente, tramite un solo canale di collegamento (con un massimo di 3 sessioni contemporanee), e per un massimo di 200 dispositivi gestiti. Sono inclusi i servizi di stampa remota, trasferimento file, trasferimento file, supporto telefonico, supporto per l'intelligenza artificiale, registrazione/riproduzione delle sessioni e inversione dei ruoli. Costa 34,90 euro/mese+IVA, fatturati annualmente.
- TeamViewer Premium: include una singola licenza utilizzabile da un massimo di 15 utenti, tramite un solo canale di collegamento (con un massimo di 10 sessioni contemporanee) e fino a 300 dispositivi gestiti. Le caratteristiche sono pressappoco le medesime del piano Business, con un costo di 68,90 euro/mese+IVA fatturati annualmente.
- TeamViewer Corporate: include una singola licenza utilizzabile da un massimo di 30 utenti, attraverso tre canali di collegamento simultanei (con un massimo di 15 sessioni contemporanee per ciascun canale) e un massimo di 500 dispositivi gestiti. Aggiunge al piano precedente funzioni di reportistica per le connessioni in ingresso, reportistica per le connessioni in uscita e mass-deploy. Costa 146,90 euro/mese+IVA, con fatturazione annuale.
Le licenze d'uso possono essere acquistate e attivate direttamente sul sito Web dell'azienda, e vengono legate a un account TeamViewer, da usare per effettuare l'accesso ai componenti installati sui computer gestiti, e sui dispositivi di gestione.
Ad ogni modo, se sei interessato a saperne di più circa i costi e le modalità di funzionamento di TeamViewer, ti invito a leggere in maniera approfondita la mia guida su come funziona TeamViewer, nella quale ho avuto modo di fornirti una panoramica completa circa gli aspetti più importanti della suite.
AnyDesk (Windows/macOS/Linux)
Altro interessante software della categoria è sicuramente AnyDesk: si tratta di un programma che consente di configurare l'accesso remoto su qualsiasi PC o Mac, e di controllare le macchine gestite da qualsiasi altro client dello stesso tipo, oppure da piattaforma mobile, usando esclusivamente la connessione a Internet.
La configurazione iniziale di AnyDesk è estremamente semplice e non richiede alcun tipo di competenza informatica pregressa; l'accesso remoto avviene previa associazione del server e del client al proprio account personale, oppure previo inserimento manuale dell'ID associato al computer gestito, unitamente alla password configurata per l'accesso non vigilato.
Tra le caratteristiche del software, figurano la possibilità di registrare le sessioni di lavoro in entrata e in uscita, di eseguire la stampa remota, di trasferire file da e sul computer gestito e di accendere quest'ultimo da remoto, previa configurazione del sistema Wake-On-LAN.
Esattamente come TeamViewer, anche AnyDesk si può usare a costo zero per scopi personali; tuttavia, per poter usufruire del servizio in ambito lavorativo, bisogna acquistare e attivare una delle licenze d'uso disponibili.
- Solo: include una licenza utilizzabile da un solo utente, una connessione in uscita, 3 dispositivi di accesso e fino a 100 dispositivi gestiti con accesso non vigilato. Costa 22,90 euro/mese+IVA, con fatturazione annuale.
- Standard: include una licenza utilizzabile da un team di 20 utenti, una connessione in uscita (con possibilità di acquistarne 19 aggiuntive), e fino a 500 dispositivi gestiti con accesso non vigilato. È possibile aggiungere, rimuovere e gestire gli utenti del team, e personalizzare il client di AnyDesk distribuito, in base alle esigenze aziendali. Costa 35,90 euro/mese+IVA, con fatturazione annuale.
- Advanced: include una licenza utilizzabile da un team di 100 utenti, 2 connessioni simultanee in uscita (con possibilità di acquistarne 49 aggiuntive), e fino a 1000 dispositivi gestiti con accesso non vigilato. È possibile aggiungere, rimuovere e gestire gli utenti del team, personalizzare il client di AnyDesk in base alle esigenze aziendali, eseguirne la distribuzione di massa e usufruire dell'interfaccia a riga di comando. Costa 79,90 euro/mese+IVA, con fatturazione annuale.
Se ritieni che AnyDesk possa fare al tuo caso, e sei interessato a saperne di più circa le sue modalità d'impiego, ti invito a prendere visione della mia guida su come funziona AnyDesk, nella quale ho avuto modo di spiegarti come installare e usare il software.
Server VPN
Se poi hai la sola necessità di usare la rete LAN aziendale per poter accedere ai file presenti al suo interno, puoi valutare la possibilità di configurare un server VPN: qualora non ne avessi mai sentito parlare, una VPN — o rete privata virtuale — è un sistema che consente di collegarsi a una rete LAN, anche quando non ci si trova fisicamente al suo interno, sfruttando un meccanismo definito tunneling.
All'atto pratico, è sufficiente stabilire la connessione verso il server VPN, per far sì che il proprio dispositivo venga riconosciuto nella rete aziendale, e che possa operare esattamente come se fosse fisicamente ubicato nello stabile.
Creare un server VPN, tuttavia, non è un'operazione semplicissima e potrebbe comportare qualche rischio per la sicurezza interna dei dati. Esistono però alcune strategie semplificate parimenti efficaci, che prevedono l'uso di router pre-configurati per la configurazione di un server VPN, o di programmi specifici da installare sul server aziendale (ad es. tuttavia, esistono dei sistemi semplificati (ad es. il servizio Meshnet del software NordVPN).
Ad ogni modo, se ritieni di avere esattamente questo tipo di esigenza, ti invito a prendere visione della mia guida su come creare un server VPN usando il router, e della pagina informativa dedicata a Meshnet, disponibile sul sito di NordVPN.
Altre soluzioni utili
Hai dato uno sguardo alle soluzioni che ti ho proposto finora ma, sfortunatamente, non sei riuscito a individuare nulla che si adatti alla perfezione a quelle che sono le tue esigenze aziendali? Non temere, l'elenco dei programmi che puoi usare per accedere da remoto alle tue macchine di produzione è tutt'altro che concluso!
Devi sapere, infatti, che esistono molti altre soluzioni della categoria parimenti valide e che, talvolta, presentano prezzi inferiori se rapportati a quelli visti finora, seppur con caratteristiche più limitate; per saperne di più, consulta senza esitare il mio approfondimento dedicato ai programmi per accesso remoto, ricco di utili informazioni al riguardo.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
