Come condividere un file Excel
Hai appena terminato la realizzazione di un file su Excel che, nelle tue intenzioni, dovrà essere collaborativo, o comunque accessibile da più utenti simultaneamente mano a mano che il progetto lavorativo a cui è collegato va avanti, mostrando all'occorrenza le modifiche apportate in tempo reale dalle altre persone. Ora, però, hai dei dubbi su quale sia la procedura corretta per eseguirne la condivisione con i tuoi colleghi.
Ebbene, come potrai verificare tu stesso a breve, il popolare software di gestione dei fogli di calcolo sviluppato da Microsoft offre diversi strumenti idonei a tale necessità e, se vuoi, posso mostrarti io come condividere un file Excel sfruttando le varie possibilità a tua disposizione.
Nel corso dei prossimi capitoli, oltre a illustrarti le operazioni che devi eseguire per portare a termine il compito utilizzando le funzioni integrate (qualunque sia la versione di Excel da te posseduta e il dispositivo utilizzato), ti spiegherò anche le procedure relative ad alcune piattaforme e app alternative idonee allo scopo. Come dici? È esattamente quello che ti occorre? Perfetto, in tal caso a me non resta che augurarti buona lettura e, soprattutto, buon lavoro!
Indice
- Come condividere un file Excel su OneDrive da PC
- Come condividere un file Excel in rete
- Come condividere un file Excel modificabile online
- Come condividere un file Excel modificabile da app
- Come condividere un file Excel con altri utenti: altre soluzioni
Come condividere un file Excel su OneDrive da PC
Per cominciare, desidero mostrarti come condividere un file Excel su OneDrive da PC, utilizzando il software incluso nella suite Microsoft 365 per Windows o macOS (i cui prezzi partono da 10 euro/mese). Per cominciare, devi salvare la cartella di lavoro in OneDrive, il servizio di cloud storage realizzato da Microsoft appositamente per archiviare, sincronizzare e condividere i file con altre persone. Se ancora non hai provveduto a iscriverti al servizio, nella guida dedicata appena linkata puoi trovare tutte le informazioni che ti occorrono.
Dopo aver avviato Excel, apri il file di tuo interesse come sei solito fare, dopodiché, se utilizzi Windows, fai clic sul menu File > Salva con nome. Al passaggio successivo, quindi, seleziona il profilo OneDrive personale o aziendale associato all'account Microsoft di cui disponi, assegna un nome al documento e premi il pulsante Salva o Salva una copia posto sulla destra.
Successivamente, premi il pulsante Condividi posto in alto a destra del foglio di lavoro, quindi fai clic sull'opzione Condividi e, nella nuova finestra apertasi, imposta le preferenze di condivisione in funzione delle tue esigenze. Nei prossimi capitoli, ad ogni modo, troverai illustrate le procedure per la modifica collaborativa o per la condivisione in sola lettura.
Qualora volessi condividere solo il foglio attivo, invece, ti consiglio di scegliere l'opzione Condividi questo foglio del menu Condividi: in questo modo otterrai un link che potrai copiare e incollare mediante l'apposito pulsante e inoltrare a chiunque tu voglia tramite qualsiasi risorsa di messaggistica.
Se utilizzi un Mac, invece, premi direttamente il pulsante Condividi posto in alto a destra, assegna un nome al documento e clicca sul bottone Carica ivi presente. Ti consiglio, poi, di verificare che sia attivo il pulsante Salvataggio automatico situato in alto (altrimenti provvedi tu a posizionarlo su ON), per far sì che le modifiche apportate dai vari utenti siano visibili in tempo reale.
A seguire, clicca di nuovo sul bottone Condividi e scegli l'opzione Invita altre persone. A seconda delle tue esigenze (file collaborativo o sola lettura), segui le istruzioni dei prossimi capitoli dedicati.
Come condividere un file Excel e lavorare contemporaneamente
Ora che ti trovi di fronte alla finestra che consente di invitare altri utenti a collaborare, vediamo innanzitutto come condividere un file Excel e lavorare contemporaneamente. Su Windows, dunque, se vuoi inviare direttamente il collegamento tramite il sistema integrato in Microsoft365, premi sull'icona della matita situata all'interno della sezione Invia collegamento, sulla destra.
A seguire, fai clic sull'opzione Può modificare, dopodiché premi la funzione Impostazioni di condivisione e scegli se applicare l'opzione Tutti (per fare in modo che non venga richiesto l'accesso) oppure la modalità Persone specifiche (se intendi indicare con esattezza gli utenti che potranno lavorare sul file).
Ove necessario, definisci una data di scadenza cliccando sul campo sottostante e selezionando il giorno dal calendario che viene mostrato. Premi poi sul pulsante Applica e digita i riferimenti dei destinatari (indirizzi email, nome utente o gruppo di lavoro). Eventualmente, scrivi anche un messaggio nel campo dedicato sottostante (ad esempio con le istruzioni per presentare e coordinare l'attività) e, quando tutto è predisposto a dovere, premi il pulsante Invia.
Se, invece, vuoi gestire tu l'invio del link, ad esempio con il tuo client di posta elettronica preferito, dopo aver impostato la preferenza Può modificare (come mostrato in precedenza) premi il pulsante Copia nella sezione Copia collegamento: il link verrà così reso disponibile negli appunti, e potrai incollarlo dove vorrai per la gestione autonoma dell'invito a collaborare.
Su Mac la procedura è ancora più semplice, poiché la finestra di condivisione permette unicamente di indicare i destinatari, inserire un eventuale messaggio e decidere, tramite l'apposita casella, se consentire loro di modificare il file. Dunque, non vengono messe a disposizione opzioni per configurare le restrizioni di accesso al collegamento a determinati utenti.
Se preferisci utilizzare canali diversi per invitare gli utenti ad accedere al file collaborativo, puoi scegliere l'opzione Copia collegamento del menu Condividi, selezionando la modalità Visualizzazione e modifica, o l'opzione Invia una copia, la quale consente di inoltrare la cartella di lavoro mediante una delle risorse idonee presenti sul computer.
Una volta fatto ciò, indipendentemente dalla versione di Excel utilizzata o dalla modalità scelta per l'invio del collegamento, il destinatario dovrà semplicemente fare clic sul link ricevuto e, se richiesto (ad esempio nel caso in cui l'accesso sia riservato a persone specifiche), effettuare il login con il proprio account Microsoft.
Tutti i collaboratori visualizzeranno un'icona con le iniziali degli altri utenti che hanno avuto accesso al file, in corrispondenza della cella o dell'intervallo di dati in lavorazione dagli stessi. Il tutto viene sincronizzato in tempo reale per evitare conflitti nell'elaborazione dei dati.
Come condividere un file Excel sola lettura
Se, invece, vuoi sapere come condividere un file Excel sola lettura e hai la versione per Windows del software, dopo aver premuto il menu Condividi > Condividi clicca sull'icona della matita e seleziona l'opzione Può visualizzare. Se vuoi avvalerti del sistema di invio integrato nella versione desktop, premi poi sulla voce Impostazioni di condivisione.
Nella nuova finestra apertasi, quindi, definisci la tipologia di utenti destinatari. Nella fattispecie, puoi scegliere fra le opzioni Tutti, se non vuoi applicare filtri e consentire la lettura anche a utenti guest, o Persone scelte (solo con account Microsoft).
Una volta confermate le preferenze, procedi all'inoltro dell'invito compilando il campo A: con i destinatari e digitando un eventuale messaggio, premendo a seguire il bottone Invia.
Qualora volessi gestire in autonomia la comunicazione, ti basterà impostare la modalità Può visualizzare come mostrato all'inizio del capitolo e utilizzare la funzione Copia, che rende disponibile il link negli appunti, permettendo di incollarlo in qualsiasi software di comunicazione con editor di testo.
Su Mac, invece, dopo aver premuto il pulsante Condividi ti consiglio di selezionare l'opzione Copia collegamento e scegliere la modalità Solo visualizzazione. Dovrai poi gestire in autonomia l'invio dell'invito, ad esempio tramite email o un'applicazione di messaggistica presente su macOS.
Come condividere un file Excel in rete
Nel tuo caso, hai necessità di scoprire come condividere un file Excel in rete, creando quindi una cartella condivisa sulla rete domestica nella quale operi. Ebbene, devi sapere che per procedere in tal senso occorre prima abilitare la visualizzazione degli appositi comandi nella barra di accesso rapido.
Innanzitutto, tale operazione è possibile solo nella versione di Excel per Windows. Per iniziare, dunque, clicca sul menu File > Opzioni, quindi seleziona la voce Barra di accesso rapido nel pannello di destra della nuova finestra apertasi. Successivamente, recati nel menu a tendina Scegli comandi da e seleziona l'opzione Tutti i comandi.
Ora, scorri l'elenco nel riquadro sottostante fino a individuare la voce Condividi cartella di lavoro (legacy), selezionala e premi il pulsante Aggiungi posto a fianco. Ti consiglio, per avere un set di strumenti completo, di eseguire la medesima operazione anche per le funzioni Revisioni (legacy), Proteggi condivisione (legacy), Confronta e unisci cartelle di lavoro (legacy). Al termine premi il pulsante OK situato in basso a destra.
Fatto ciò, visualizzerai i relativi pulsanti nella barra di accesso rapido, per intenderci quella che solitamente viene visualizzata appena al di sopra del foglio Excel in lavorazione.
Premi, quindi, la funzione Proteggi e condividi cartella di lavoro, dopodiché apponi il segno di spunta nella casella per il rilevamento automatico delle modifiche e, se lo desideri, assegna una password al documento (opzione disponibile solo se la cartella di lavoro non risulta già condivisa al momento dell'operazione). Infine, pigia il pulsante OK e, ove necessario, salva il file nel percorso di rete locale desiderato (non su una cartella sincronizzata con OneDrive).
Come condividere un file Excel modificabile online
Se ti stai chiedendo come condividere un file Excel modificabile online, avvalendoti dunque della versione Web gratuita del software in questione accessibile con un account Microsoft, considera che la procedura è sostanzialmente la stessa descritta nel capitolo precedente, con particolare riferimento alla versione per Windows.
Come condividere un file Excel modificabile da app
Stai lavorando sul tuo dispositivo mobile e, dunque, hai necessità di capire come condividere un file Excel modificabile da app? Ebbene, anche nella risorsa in questione, disponibile gratuitamente (a patto che si utilizzi un device con display fino a 10.1") per dispositivi Android e iOS, offre strumenti dedicati allo scopo e di semplice utilizzo.
Su schermi più ampi, l'interfaccia ricalca quella della versione desktop, e puoi quindi fare riferimento ai capitoli precedenti. Di seguito, invece, trovi le procedure per le versioni mobile con orientamento verticale.
Android
Se utilizzi la versione per Android dell'app Excel, dopo averla avviata esegui l'accesso al tuo account Microsoft (se richiesto), quindi seleziona il file da condividere. Successivamente, pigia sul simbolo della condivisione, ovvero i tre pallini uniti da linee posto in alto a destra.
Nel nuovo pannello apertosi in basso, digita il nome o l'indirizzo email degli utenti ai quali desideri inoltrare l'invito nel campo A:. Se non hai già provveduto prima, dovrai consentire all'applicazione di accedere ai tuoi contatti. Sfiora poi il simbolo della matita a lato per impostare i permessi (modifica o visualizzazione) e, se ti occorre, tocca la voce Impostazioni di condivisione per applicare una scadenza o altre preferenze.
Se vuoi, includi anche un messaggio nel campo sottostante e premi il pulsante Invia per inoltrare direttamente il messaggio contenente il link, che permetterà all'utente di accedere al file in questione.
Se preferisci inviare il messaggio in autonomia, recati nella sottostante sezione Copia collegamento e premi il pulsante Copia ivi presente: verrà in questo modo generato un link che potrai condividere con chi desideri incollandolo dagli appunti in una delle app di messaggistica presenti sul tuo dispositivo.
In alternativa, puoi anche inoltrare il file come allegato pigiando sulla funzione Invia una copia posta in basso a sinistra, scegliendo fra i formati cartella di lavoro Excel o PDF. In tal modo, però, ovviamente non potrai avvalerti della modifica in tempo reale dei dati garantita dalle altre opzioni di condivisione online esposte in precedenza.
iPhone
Se utilizzi la versione di Excel per iPhone, una volta aperto il file pigia l'icona della freccia che esce da un quadrato situata nella parte alta della schermata e, se vuoi inoltrare direttamente il messaggio, tocca la voce Invita persone.
Al passaggio successivo, sfiora il simbolo [+] per selezionare i destinatari dall'app Contatti, oppure digita l'indirizzo di posta elettronica nel campo dedicato. Decidi poi se abilitare la modifica mediante l'apposito interruttore, dopodiché scrivi un eventuale messaggio e premi il bottone Invia posto in alto a destra.
In alternativa, puoi generare un link mediante l'opzione Copia collegamento, scegliendo al passaggio successivo se applicare la modalità Sola visualizzazione o Visualizzazione e modifica. Potrai poi incollare il collegamento in questione dagli appunti nella tua app di messaggistica preferita per una gestione autonoma della comunicazione.
Infine, ti segnalo la possibilità di inviare in allegato l'intera cartella di lavoro in formato Excel o PDF, utilizzando la funzione Invia una copia e scegliendo una delle risorse idonee allo scopo presenti nel dispositivo.
Come condividere un file Excel con altri utenti: altre soluzioni
Per consentirti una scelta più ampia, di seguito ti mostro come condividere un file Excel con altri utenti sfruttando altre soluzioni di semplice impiego, come il trasferimento della cartella di lavoro su uno spazio cloud, in allegato tramite email o su app di messaggistica.
Come condividere un file Excel su Google Drive
Se ti interessa capire come condividere un file Excel su Google Drive e stai operando da PC, l'unica opzione che hai a disposizione è quella di salvare in locale il documento in questione, per poi importarlo nel popolare servizio di cloud storage fornito dal colosso di Mountain View e utilizzare le funzioni di condivisione ivi presenti.
Dopo aver eseguito l'accesso a Google Drive dal sito ufficiale del servizio, dunque, trascina il tuo file nella finestra del browser; in alternativa premi il pulsante Nuovo posto in alto a sinistra, clicca sulla funzione Caricamento di file e seleziona il file da caricare.
Successivamente, fai clic sul file di cui hai appena eseguito l'upload e pigia sul simbolo di un omino affiancato dal simbolo [+] collocato nel menu in alto. Ora, nella nuova finestra apertasi, definisci i permessi dal menu a tendina situato in basso: Con limitazioni se vuoi che l'accesso avvenga solo previo riconoscimento dell'utente, o Chiunque abbia il link per consentirne l'apertura senza questo tipo di restrizioni.
Digita a seguire l'indirizzo email dei destinatari all'interno del primo campo in alto, dopodiché definisci le autorizzazioni dal menu a tendina che compare sulla destra: Editor per modificare, Visualizzatore per la sola lettura, e Commentatore per consentirgli di aggiungere delle note.
Infine, premi il bottone Invia. Il collegamento che verrà inoltrato permetterà all'utente destinatario di accedere al file in questione utilizzando l'applicazione Google Fogli (dovrà semplicemente pigiare sul menu Apri con e selezionare lo strumento in questione), ma verrà comunque mantenuto il formato originale assegnato con Excel. Ti avverto, però, che potresti riscontrare delle differenze di utilizzo importanti, soprattutto per quanto riguarda le funzionalità più evolute.
Se, a questo punto, vuoi monitorare le modifiche apportate dagli utenti al file appena condiviso direttamente sull'interfaccia del software Excel presente nel tuo PC, segui questi semplici passaggi, considerando però che la funzione è disponibile solo nella versione per Windows.
Innanzitutto, apri il documento sull'interfaccia di Google Drive, quindi premi sul menu File > Condividi e clicca sull'opzione Pubblica sul Web. Ora, nella finestra che ti viene mostrata, pigia sul pulsante Pubblica e conferma l'intenzione nella notifica che compare per ottenere sùbito il link della pagina Web appena creata.
A seguire, copia il link generato, quindi avvia Excel sul tuo computer e crea un nuovo file vuoto. Recati poi nella scheda Dati e fai clic sulla funzione Da Web posta all'interno del riquadro Recupera e trasforma dati, collocata a sinistra nella barra degli strumenti.
Infine, incolla il link all'interno del campo URL mantenendo selezionata l'opzione Di base e premi il bottone OK: non appena viene eseguito il collegamento, seleziona la tabella di tuo interesse (ad esempio Tab0) e pigia sul pulsante Carica per importare il contenuto sul foglio di lavoro.
Periodicamente, effettua l'aggiornamento manuale dei dati premendo l'apposito pulsante presente nel pannello Query e connessioni posto sulla destra, contraddistinto dal simbolo di un foglio con due frecce che ruotano.
Se vuoi saperne di più su come condividere un file con Google Drive, nella guida dedicata che ti ho appena linkato troverai tutte le informazioni che ti occorrono, relative ad esempio anche all'utilizzo di un dispositivo mobile o all'impostazione di una password.
Come condividere un file Excel su Teams
Di seguito ti mostro come condividere un file Excel su Teams, sfruttando quindi le apposite funzioni presenti nella piattaforma di collaborazione sviluppata da Microsoft che consente di comunicare e lavorare insieme a distanza.
Se stai utilizzando la chat sul client per Windows o macOS o nell'interfaccia online, prima di inviare il messaggio premi l'icona della graffetta posta in corrispondenza della barra di composizione.
Seleziona poi l'opzione Allega file cloud (se il documento si trova su OneDrive o SharePoint), oppure Carica da questo dispositivo per l'upload dalla memoria del computer. La medesima funzionalità è presente anche nella scheda File che trovi in alto (basta pigiare sul pulsante Carica file ivi presente).
Se hai creato un team e impostato dei canali per gestire e coordinare meglio le varie attività di gruppo, invece, clicca sul pulsante Pubblica che trovi nella finestra centrale dello spazio in questione (nella sezione Community) e utilizza l'icona della graffetta per allegare la cartella di lavoro Excel, oppure recati anche in questo caso nella sezione File e premi il pulsante Carica file.
Se usi l'app per smartphone e tablet Android o iPhone/iPad, tocca il simbolo [+] nella schermata di composizione del messaggio (presente sia nella chat, sia all'interno del canale), pigia il pulsante Allega e scegli anche in questo caso se procedere con OneDrive o con un file presente nella memoria del dispositivo mobile.
Come condividere un file Excel su Gmail
Se vuoi sapere come condividere un file Excel su Gmail, puoi utilizzare una delle soluzioni di cui ti ho parlato nei capitoli precedenti per generare un link, da riportare poi sul testo dell'email, soprattutto se intendi fare in modo che gli altri utenti possano collaborare all'editing del documento (basta impostare la modalità Può modificare).
In alternativa, c'è la possibilità di condividere il link anche tramite Google Drive (in tal caso, fai riferimento nel capitolo precedente per la rispettive procedure), soluzione che permette a sua volta di impostare permessi di modifica o sola lettura, lavorando il documento con l'app Google Fogli.
Ovviamente, puoi semplicemente allegare una copia del documento nel messaggio cliccando sul simbolo della graffetta e utilizzando la finestra di navigazione per individuare il file, come ti spiego meglio in questa mia guida dedicata.
Come condividere un file Excel su WhatsApp
Se hai bisogno di capire come condividere un file Excel su WhatsApp e stai operando dal tuo smartphone, ti rimando alla lettura dei capitoli precedenti, nel quale ti mostro appunto le funzionalità di condivisione integrate nell'app Excel che permettono di inviare in autonomia ad altri utenti il link per l'accesso alla cartella di lavoro su OneDrive (in modalità collaborativa), oppure direttamente il file in allegato. In alternativa, puoi utilizzare la corrispondente funzionalità presente su Google Drive.
Se vuoi condividere il file Excel su WhatsApp dal tuo PC, puoi anche utilizzare la versione Web del popolare servizio di messaggistica, della quale ti parlo in maniera approfondita nella mia guida dedicata.
Infine, c'è anche la possibilità di allegare il file a un messaggio WhatsApp pigiando il simbolo della graffetta presente sulla destra della barra di composizione del messaggio, selezionando le opzioni Documento prima e Sfoglia documenti poi, e utilizzando le funzioni per esplorare la memoria ivi presenti, previa concessione dei necessari permessi.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
