Come organizzare viaggi di gruppo
L'estate si sta avvicinando, e quest'anno vorresti passare le vacanze assieme ai tuoi amici, così hai proposto loro di fare un bel viaggio di gruppo. L'idea si è rivelata vincente: ora non vi resta che mettervi d'accordo sulla destinazione e prenotare il volo (oppure il biglietto del treno o dell'autobus) e l'alloggio in cui soggiornare. Purtroppo, però, dato che le adesioni sono state davvero tante e siete diventati una compagnia piuttosto numerosa, non sai bene come muoverti per pianificare tutto al meglio.
Su, non abbatterti! Se vuoi, posso darti una mano io a capire come organizzare viaggi di gruppo ricorrendo, in particolare, a dei servizi online dedicati che permettono di centralizzare le comunicazioni e condividere aggiornamenti sulla programmazione del soggiorno e degli spostamenti, tutti gratuiti e facilissimi da utilizzare.
Oltre a ciò, ti darò qualche indicazione che ti consentirà di gestire ogni aspetto del tour, e alcuni suggerimenti su piattaforme che offrono funzioni ad hoc relative alle prenotazioni per gruppi. Allora, sei pronto? Perfetto! In tal caso non mi resta altro da fare se non augurarti buona lettura e, soprattutto, buon viaggio!
Indice
- Come iniziare a organizzare viaggi di gruppo
- Come organizzare viaggi di gruppo online
- Siti per organizzare viaggi di gruppo
Come iniziare a organizzare viaggi di gruppo
Prima di spiegarti come utilizzare in maniera proficua alcune risorse della categoria, sviluppate appositamente per semplificare il coordinamento di un tour assieme ad altre persone, credo sia importante fare un piccolo preambolo su come iniziare a organizzare viaggi di gruppo, fornendoti ossia dei consigli su alcune operazioni preliminari che è opportuno eseguire per non incorrere in problemi logistici o fastidiosi imprevisti.
Ovviamente, il primo passo da compiere è quello di mettersi d'accordo sulla meta e, conseguentemente a ciò, anche su un periodo che metta d'accordo tutti. Sia tu che i tuoi compagni di viaggio potreste avere già in mente la località in cui recarvi, ma alla fine dovrete fare una scelta e scartare alcune delle proposte che state attualmente valutando.
Se vuoi optare per una modalità un po' più “democratica”, puoi realizzare un sondaggio online, come illustrato nella guida appena linkata, in modo da rendere partecipi i tuoi amici della decisione finale.
In secondo luogo, dovrete definire un budget realistico, stabilendo sin da sùbito una fascia di spesa condivisa che tenga in considerazione trasporti, alloggio, pasti, attività ed eventuali extra. Questo vi consentirà di fare chiarezza sull'aspetto finanziario, evitando rinunce dell'ultimo minuto dovute a differenti visioni sulle questioni economiche.
Una volta confermati i partecipanti, prima di prenotare è bene verificare con largo anticipo la validità dei documenti necessari (carta d'identità o passaporto) e la necessità di richiedere eventuali visti per i luoghi più esotici. È essenziale, poi, valutare le esigenze individuali (allergie, necessità alimentari, problemi di mobilità e così via) e il rispetto dei requisiti di viaggio richiesti in funzione della destinazione, in particolare quelli sanitari (vaccinazioni e quant'altro) e relativi all'età dei viaggiatori.
A tal proposito, ti suggerisco di prendere in considerazione la sottoscrizione di un'assicurazione di viaggio che possa coprire spese mediche, annullamenti, smarrimento bagagli e altri imprevisti. Spesso le compagnie di volo offrono soluzioni di questo tipo all'atto della prenotazione, ma puoi rivolgerti anche direttamente a dei siti per assicurazioni online che offrono questo genere di servizi, come Europe Assistance.
Per evitare malintesi, potrebbe risultare utile definire sin da sùbito ruoli e responsabilità all'interno del gruppo, stabilendo chi si occupa di cosa. Dividere i compiti rende tutto più semplice, e in particolare può essere d'aiuto nominare un capogruppo e un suo vice, scegliendo persone più esperte che possano coordinare spostamenti, orari e quant'altro, aiutandosi a vicenda soprattutto nelle situazioni di emergenza.
Vanno poi chiarite le regole di partecipazione, anche se si è fra amici, sempre per evitare incomprensioni. Ad esempio, è importante specificare le modalità di pagamento prima e durante il viaggio (eventualmente si può utilizzare un'app per dividere le spese), verificando inoltre quale valuta viene utilizzata nel Paese di destinazione, in modo che ciascuno possa organizzarsi con dei sistemi di pagamento validi. Ad esempio, una buona soluzione è quella di aprire un conto Revolut, particolarmente comodo e conveniente da usare all'estero.
Come dici? Ti sembra tutto piuttosto complicato? Non temere, esistono diverse risorse online che consentono di centralizzare ogni aspetto dell'organizzazione, soprattutto quelli relativi alla comunicazione e alla condivisione delle operazioni. Te ne parlo in maniera approfondita nei prossimi capitoli, per renderti tutto più chiaro.
Come organizzare viaggi di gruppo online
Ora che ti sei fatto un'idea dei vari aspetti da tenere in considerazione prima di partire assieme ai tuoi tanti amici e familiari, vediamo come organizzare viaggi di gruppo online sfruttando delle risorse ad hoc, pensate proprio per questa esigenza.
Let's Pack Up (Online)
Let's Pack Up è una Web app gratuita al 100% che ti consiglio vivamente di prendere in esame per organizzare i tuoi viaggi di gruppo e gestire online itinerari, spese, liste di cose da fare, valigie condivise e molto altro. Per iscriverti al servizio collegati alla home page appena linkata e premi il pulsante Inizia a pianificare ivi presente, quindi registrati associando il tuo account Google, Microsoft o Apple.
A seguire, seleziona l'opzione Viaggio di gruppo e scegli se procedere in autonomia (Pianifica da solo) o con l'ausilio dell'intelligenza artificiale (Idee IA), la quale ti suggerirà itinerari e altre informazioni utili in base alla descrizione testuale del viaggio che vuoi effettuare.
Poniamo il caso che tu voglia fare tutto da solo: in questo caso, dunque, dovrai assegnare un nome al viaggio, indicare la destinazione su mappa mediante l'apposita funzione (basta digitare il nome della località e confermarla) e le date dal calendario sottostante.
Successivamente, dopo aver premuto il bottone Inizia a pianificare, ti ritroverai al cospetto della dashboard del servizio, che ti fornirà, nella sezione Panoramica, una vista complessiva dei vari aspetti da tenere in considerazione, con il relativo avanzamento.
Sulla sinistra trovi un pannello che ti consentirà di accedere alle altre voci utili alla pianificazione: fra queste ti segnalo in particolare Mappa, utile per contrassegnare luoghi da visitare, Calendario, essenziale per fissare le scadenze, e Spese, dove è possibile inserire le spese previste.
Per aggiungere gli altri utenti, vai alla sezione Panoramica, fai clic sull'icona della lettera posta in alto a destra e scegli se procedere via email, o generando un link di condivisione.
Seleziona poi il ruolo del nuovo partecipante (Proprietario, con i tuoi stessi permessi di amministrazione, Editor, con possibilità di applicare modifiche agli elementi, o semplice Visualizzatore) e fai clic sul pulsante sottostante per l'invio della comunicazione all'indirizzo di posta elettronica da te indicato, o su quello per ottenere il link, da inviare in autonomia.
Wanderlog (Android/iOS/iPadOS)
In determinate situazioni, ad esempio se compi numerosi spostamenti nell'arco della giornata, potresti trovare più comodo l'utilizzo di un'app per l'organizzazione di viaggi di gruppo che ti consenta di coordinare tutto dal tuo dispositivo mobile. Wanderlog, ad esempio, è una risorsa sviluppata proprio per questo scopo che ti consiglio vivamente di provare. È compatibile con Android (ma cercala anche su store alternativi se il tuo device non ha i servizi Google) e iOS/iPadOS.
Le funzioni di base di pianificazione sono fruibili gratuitamente, ma prevede la possibilità di sottoscrivere un abbonamento, con costi a partire da 3,07 euro al mese per il piano annuale (e 7 giorni di prova gratuita), per accedere a strumenti integrativi evoluti, come aggiornamenti in tempo reale sui voli, ottimizzazione dei percorsi, esportazione su Google Maps, Assistenza AI, offerte su voli e noleggio auto e molto altro.
Una volta scaricata e installata l'app, al primo avvio premi il pulsante Continua, dopodiché scegli se registrarti con account Google, Facebook, o tramite indirizzo email. Successivamente, segui il percorso guidato che ti consentirà di personalizzare l'esperienza d'uso del servizio e iniziare a programmare il viaggio (destinazione, date e altre preferenze) rispondendo alle semplici domande poste dal sistema.
Durante questa fase, potrai già invitare una lista di partecipanti inserendo tutti i loro indirizzi email nell'apposito campo e selezionando il relativo contatto, pigiando poi il bottone Invia inviti. Se dimentichi qualcuno non temere, potrai rimediare più avanti.
Dopo aver assistito alle schermate di presentazione che illustrano le principali funzioni dell'app (puoi anche saltarle premendo l'apposita voce in alto a destra), fai tap sul bottone Inizia Gratis per visualizzare le varie feature offerte dall'abbonamento Pro.
Nell'ultima schermata, sfiora la [X] posta in alto a sinistra se vuoi evitare l'attivazione della trial e, dunque, intendi procedere con la versione base dell'app. Infine, imposta il tuo profilo confermando il nome utente, quindi concedi i necessari permessi di accesso alla posizione per un utilizzo completo dell'app.
Non appena visualizzi la schermata principale di Wanderlog, prendi confidenza con le varie schede: Panoramica offre una vista complessiva sullo stato dell'organizzazione del viaggio, Itinerario permette di definire le varie tappe del tour, mentre Esplora consente di trovare ristoranti, locali, attrazioni e quant'altro presenti nella destinazione prescelta.
La schermata contraddistinta dall'icona [$] serve a gestire le spese: permette, ovvero, di impostare un budget e aggiungere di volta in volta i costi per le varie attività previste dall'itinerario. In ultimo, trovi la sezione Diario, dove puoi scrivere appunti mentre sei in viaggio, e un menu con il simbolo [☰], che dà modo di controllare velocemente le informazioni essenziali del tour già inserite.
Se hai dimenticato di invitare qualcuno nella fase di primo utilizzo dell'app, vai alla sezione Panoramica e premi il bottone Condividi ivi presente, quindi scegli se applicare i permessi di modifica o sola visualizzazione. Inserisci l'indirizzo email del destinatario e scegli la tipologia di comunicazione (link, testo o altro): in questo modo, una volta scaricata l'app, i tuoi compagni di viaggio potranno collaborare in tempo reale all'organizzazione dell'itinerario.
Altre soluzioni per organizzare viaggi di gruppo online
Se le risorse di cui ti ho parlato nei capitoli precedenti non ti hanno convinto del tutto, prova le altre soluzioni per organizzare viaggi di gruppo online di cui ti parlo di seguito, adatte a varie esigenze di pianificazione.
- Plan Harmony (Online) — questa piattaforma Web offre funzionalità evolute di programmazione condivisa dei viaggi sotto forma di calendario, con soluzioni destinate anche ai professionisti del settore. È gratis, ma con alcune limitazioni (ad esempio sul numero di eventi che è possibile inserire). Prevede comunque la possibilità di sbloccare delle feature Pro con un acquisto di 6,99$ una tantum.
- Planify.io (Online) — è un altro interessante planner online dedicato all'organizzazione di viaggi di gruppo con funzioni di condivisione delle informazioni, mappe visuali e strumenti per la partecipazione proattiva in tempo reale alla pianificazione. È a pagamento (con costi a partire da 9 euro al mese per il piano annuale), ma prevede la possibilità di usufruire di un periodo di prova gratuito.
- GroupWaysTravel (Online) — questa risorsa, diversamente da molte altre soluzioni della categoria, oltre a funzioni di planning dell'itinerario e condivisione delle informazioni, comprende anche strumenti integrati di pagamento per dividere direttamente le spese. Per viaggi fino a 5 partecipanti può essere utilizzata inizialmente gratis, mentre per esigenze maggiori sono previsti costi da 20$ a tour.
- TripIt (Android/iOS/iPadOS) — se cerchi un'app che, oltre a permettere una gestione condivisa del viaggio e del budget, ti consenta di ricevere suggerimenti sui posti da visitare, allora ti consiglio di prendere in considerazione questa risorsa, gratuita e molto semplice da utilizzare.
- Pilot (Android/iOS/iPadOS) — è un'altra app di pianificazione di viaggi di gruppo gratuita che permette di confrontare itinerari, accedere a mappe e condividere costi e gestione in maniera collaborativa.
Siti per organizzare viaggi di gruppo
Per concludere, desidero proporti un elenco di siti per organizzare viaggi di gruppo che ti consentiranno di trovare delle offerte su voli, sistemazioni e altre attività, magari usufruendo anche di sconti per comitive.
- TripMakery — questa piattaforma è specializzata in prenotazioni alberghiere di gruppo in Europa. Ti raccomando di utilizzarla se fai parte di un gruppo nutrito e hai per questo difficoltà a reperire soluzioni di alloggio a condizioni vantaggiose.
- WelcomeGroups — altro sito dedicato ai gruppi di minimo 10 persone per la prenotazione online di hotel e ostelli, ma anche tour e altre attività. Utilizza un motore di ricerca che si rivolge a strutture selezionate in grado di offrire un'ospitalità idonea a diverse esigenze (anche scuole, associazioni, musicisti e così via).
- WeRoad — se vuoi semplificarti le cose, puoi rivolgerti a questa innovativa agenzia di viaggi online, che propone tour organizzati di gruppo di vario genere, curati sotto ogni aspetto e con budget prestabiliti, coordinati da un membro della sua community. Se la prospettiva ti interessa, leggi la mia guida su come funziona WeRoad.
Ovviamente, nulla toglie che puoi rivolgerti tranquillamente anche ai siti per trovare offerte viaggi, al fine di trovare occasioni selezionate e procedere direttamente alla prenotazione, o a quelli per i viaggi di gruppo organizzati, aderendo quindi a tour già pronti, per i quali occorre fornire solo l'adesione.
Se non hai molta esperienza in generale sulle modalità di prenotazione online di alberghi, B&B, voli, treni, auto a noleggio e attività, e vuoi quindi valutare sistemi più diffusi, “tradizionali” e collaudati, ti raccomando invece di leggere la guida dedicata appena linkata, nella quale ti suggerisco quelle che a mio avviso sono le risorse migliori e più convenienti della categoria.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
