Come organizzare viaggi di gruppo
L'estate si sta avvicinando e quest'anno vorresti passare le vacanze in compagnia dei tuoi amici, così hai proposto loro di fare un bel viaggio di gruppo e l'idea si è rivelata vincente: ora non vi resta che mettervi d'accordo sulla località in cui recarvi, prenotare il volo (oppure il biglietto del treno o dell'autobus) e scegliere la struttura in cui soggiornare. Purtroppo, però, non hai nessuna esperienza nell'organizzazione di viaggi di gruppo e temi di non essere in grado di portare a termine un'impresa del genere.
Su, non abbatterti! Se vuoi, posso mostrarti io come organizzare viaggi di gruppo ricorrendo a dei servizi online che, oltre a essere gratuiti, sono facilissimi da utilizzare. Come dici? Non hai molta dimestichezza nemmeno con la tecnologia? Ti garantisco che non hai alcun motivo per preoccuparti: ti guiderò passo-passo sia per quanto riguarda la prenotazione dei voli che delle strutture ricettive in cui soggiornerai insieme ai tuoi compagni di viaggio.
Allora, possiamo iniziare? Sì? Perfetto! Mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo necessario per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e utilizza i servizi che ti indicherò seguendo in modo scrupoloso le mie “dritte”. Non mi resta altro che augurarti buona lettura e, soprattutto, buon viaggio!
Indice
- Mettersi d'accordo sulla meta
- Trovare viaggi low cost
- Prenotare l'alloggio
- Organizzare pagamenti e prelievi
Mettersi d'accordo sulla meta
Quando bisogna organizzare viaggi di gruppo è fondamentale mettersi d'accordo sulla meta in cui ci si vuole recare oppure sul periodo che mette d'accordo tutti. Sia tu che i tuoi compagni di viaggio potreste avere già in mente la località in cui recarvi, ma alla fine dovrete fare una scelta e scartare alcune delle proposte che state attualmente valutando. Se vuoi optare per una scelta un po' più “democratica”, potresti realizzare un sondaggio e rendere partecipe i tuoi amici della scelta finale.
Puoi utilizzare a tale scopo Google Moduli, che permette di creare dei sondaggi o questionari e di condividerli con gli amici attraverso un link. Per crearne uno, collegati a questa pagina Web e, se richiesto, effettua l'accesso con il tuo account Google. Fatto ciò puoi subito iniziare a impostare il tuo sondaggio.
Nel campo Modulo senza titolo assegna un nome al sondaggio, per esempio Viaggio estate, se vuoi puoi anche aggiungere una breve descrizione del sondaggio, per esempio spiegando come rispondere o facendo un recap del viaggio, nel campo Descrizione modulo. Ora passa alle domande vere e proprie.
Nel campo Domanda senza titolo digita il primo quesito da porre alla compagnia di viaggio, per esempio Quale meta preferisci tra quelle proposte? o quel che ritieni più corretta. Accanto c'è un campo per scegliere la tipologia della domanda: con Scelta multipla puoi aggiungere tu delle opzioni e gli altri devono votare esprimendo una preferenza, con Caselle di controllo invece si possono indicare più preferenze, altrimenti ti consiglio anche Risposta breve in cui gli utenti possono scrivere una loro proposta.
Scelta multipla e Caselle di testo possono essere utili se avete già delle mete tra cui siete indecisi e tra cui scegliere, mentre Risposta breve vi aiuta con la raccolta delle proposte: ognuno può indicare una città in cui vuole andare, in un secondo momento puoi creare una nuova domanda e con Scelta multipla mettere ai voti le varie proposte.
Procedendo con Scelta multipla e Caselle di testo in basso compare Opzione 1 dove scrivere la prima risposta, per aggiungerne altre clicca su Aggiungi opzione. Il pulsante Aggiungi “Altro”, invece, serve proprio per inserire l'opzione di risposta Altro.
Scegli se inserire un'immagine, vedi l'icona di un dipinto per procedere in tal senso, e se hai bisogno di inserire ulteriori domande ti basta cliccare sul simbolo + che vedi in alto nella colonnina a destra della domanda in corso.
Quando hai terminato, clicca su Pubblica in alto a destra e ricorda di mantenere su ON l'interruttore relativo ad Accetta risposte. Se vuoi, scegli le Persone che possono rispondere cliccando su Gestisci.
Nella schermata apposita è possibile aggiungere persone o gruppi che collaborano al Modulo, se per esempio hai bisogno di una mano per controllare le risposte, altrimenti mantieni Visualizzazione intervistato su Chiunque abbia il link. L'opzione Con limitazioni, al contrario, permette l'accesso solo alle Persone con accesso, quindi dovresti aggiungere tutti i tuoi compagni nel campo precedente. Premi su Fine e poi di nuovo su Pubblica.
Per ottenere il link, premi su Pubblicazione in alto a destra e poi su Copia link di compilazione. Ti consiglio di apporre la spunta alla voce Abbrevia URL, quindi clicca su Copia. Non ti resta che passarlo ai tuoi amici, per esempio puoi inviare il link su WhatsApp o su qualsiasi altra chat di messaggistica che siete soliti usare.
Per controllare le risposte devi semplicemente posizionarti nella scheda Risposte che vedi in alto. Ricorda che puoi accedere a Google Moduli anche in un secondo momento, collegandoti qui. Vedrai il sondaggio sotto a Moduli recenti, ho dedicato una guida completa a come creare moduli Google, consultala in caso di dubbi.
Google Moduli è una valida opzione per non creare chiacchiericcio e non perdere i risultati del sondaggio, ma ti ricordo che anche su WhatsApp è possibile creare sondaggi. In questo caso dovresti prima creare un gruppo con i compagni di viaggio e poi fare un sondaggio, segui i miei tutorial per ottenere i vari passaggi.
Trovare viaggi low cost
Una volta che tu e gli altri partecipanti al viaggio vi sarete accordati sulla meta da raggiungere, dovrete definire tutti gli altri dettagli del viaggio. Uno degli aspetti più importanti è prenotare il mezzo di trasporto, magari trovando viaggi low cost. Che tu scelga di partire in aereo, in treno o con il bus, anche in questo caso puoi rivolgerti a servizi online che permettono di risparmiare qualcosina sulle spese di viaggio.
Ti fornirò le istruzioni per procedere dai siti Web, ma tieni presente che la procedura da app è molto simile per cui non farti prendere dal panico in caso scegliessi di procedere da app.
SkyScanner (Online/Android/iOS/iPadOS)
Uno dei servizi online più famosi per trovare voli low cost è Skyscanner, un motore di ricerca per i voli (disponibile anche sotto forma di app per Android e iOS/iPadOS) che permette di confrontare le offerte di molteplici compagnie aeree. Utilizzarlo è semplicissimo: basta collegarti alla sua pagina principale, definire i dettagli del viaggio e completare la prenotazione sul sito della compagnia aerea scelta.
Collegati, quindi, alla pagina principale di SkyScanner e compila il modulo che ti viene proposto inserendo tutti i dati richiesti: la città di partenza nel campo Da e la città di destinazione nel campo A, poi la data di Partenza e la data di Ritorno, infine indica Viaggiatori e classe viaggio. Scegli se attivare le opzioni Inclusi aeroporti vicini per le città di partenza e di arrivo e se ottenere solo Voli diretti, semplicemente spuntando le relative caselle.
Completati tutti i campi, clicca su Cerca e attendi che SkyScanner trovi tutti i voli disponibili in base ai dati forniti. Confronta i risultati, guarda anche le compagnie aeree e gli orari oltre che il prezzo, quindi premi su Seleziona per andare avanti con un'offerta.
Ti vengono proposti dei siti mediante cui puoi prenotare, ma potresti anche recarti direttamente sul sito della compagnia aerea e prenotare lì il tuo viaggio. SkyScanner resta comunque un ottimo motore di ricerca per confrontare i voli tra le diverse compagnie per poi scegliere con quale partire.
Google Voli (online)
Un'altra importante risorsa per cercare voli low cost è Google Voli, il servizio messo a disposizione da Google per la ricerca dei voli. Utilizzandolo (dopo aver effettuato il login al proprio account Google), è possibile ricevere degli alert grazie ai quali monitorare i prezzi dei voli a cui si è interessati.
Per utilizzare Google Voli, collegati alla sua pagina principale e compila i campi richiesti in modo tale da effettuare la ricerca dei voli disponibili: indica se vuoi prenotare un volo Andata e ritorno o Sola andata, inserisci il numero di passeggeri cliccando su 1▼ accanto all'omino, e indica anche la classe di viaggio cliccando su Economy ▼ per cambiarla.
Quindi compila i campi Da dove vuoi partire? e Dove vuoi andare? con le città di partenza e di destinazione, inserisci che le date di Partenza e Ritorno o solo Partenza in caso di Solo andata. Quando sei pronto e hai inserito tutti i dati corretti, premi su Esplora.
Ora hai a disposizione ulteriori filtri per ottenere i risultati più adatti alle tue esigenze, per esempio gli Scali, le Compagnie aeree, i Bagagli o il Prezzo, gli Orari e così via. Cliccando su Tutti i filtri potrai vedere tutti i filtri disponibili e compilare quelli che ritieni opportuno indicare nella tua ricerca.
In basso ci sono invece i voli disponibili, con gli orari di partenza, eventuali scali, le emissioni di CO2e e infine il prezzo. Clicca su Ordinati per voli più pertinenti per scegliere un ordine diverso: c'è Prezzo, Ora di partenza, Ora di arrivo, Durata, Emissioni.
Fai clic sul volo che ti interessa per espandere i dettagli dello stesso ed eventualmente completa la prenotazione sul sito della compagnia aerea che lo ha messo a disposizione. Clicca su Seleziona volo dopo aver aperto i dettagli e trovi il collegamento al sito della compagnia così come ad altri siti di prenotazione voli, ti basta premere su Continua per procedere sul link che preferisci. Più facile di così?!
In questa schermata, inoltre, è possibile attivare gli alert inerenti le variazioni dei prezzi dei voli: posta su ON l'interruttore che trovi all'interno del riquadro Monitora prezzi in alto a destra, sotto al costo del volo.
Trainline (Online/Android/iOS/iPadOS)
Hai deciso di partire in treno? In tal caso, ti suggerisco di rivolgerti a Trainline, un comodo servizio online (disponibile anche sotto forma di app per Android e iOS/iPadOS) che può essere utilizzato anche senza registrazione e grazie al quale è possibile risparmiare sui viaggi in treno acquistando i biglietti al prezzo migliore possibile.
Per prenotare il treno con Trainline, collegati alla sua home page e compila il modulo di ricerca: inserisci la stazione di partenza e quella di arrivo negli appositi campi di testo (Da e A), scegli se prenotare un viaggio Solo andata oppure A/R (Andata e Ritorno), quindi passa a compilare le date di andata e ritorno cliccando sui giorni del calendario. Indica anche il numero di passeggeri: cliccandoci sopra potrai aggiungere Ragazzo 0 — 25, Adulto 26 — 59, Senior 60+.
Scegli se chiedere a Tranline di cercare anche alloggi, lascia o rimuovi la spunta alla voce Cerca un alloggio in tal senso, quindi clicca su Ottieni biglietti più economici. Attendi, quindi, il caricamento dei risultati di ricerca e, nella pagina che si apre, filtra i risultati cliccando sui pulsanti Treno o Pullman, Solo diretti, Qualsiasi prezzo per impostare una fascia di costo, Operatori per scegliere le compagnie che preferisci.
Fatto ciò, consulta le proposte e clicca su quella che ti interessa, quindi accanto premi su Continua per andare avanti e prenotare il viaggio. Dovrai fornire i tuoi dati personali e premere su Continua per andare avanti, quindi scegli le opzioni di cancellazione e prosegui verso il metodo di pagamento. Puoi pagare con carta di credito, Satispay o PayPal, segui le istruzioni a schermo in base alla modalità scelta e concludi l'operazione.
Flixbus (Online/Android/iOS)
Se hai la necessità di prenotare un autobus, ti suggerisco di rivolgerti a FlixBus, un servizio online (anch'esso disponibile sotto forma di app per Android e iOS) che permette di prenotare viaggi in autobus a partire da 5 euro. Per tua informazione, FlixBus copre oltre 120.000 tratte in Italia e nel resto d'Europa.
Per utilizzare FlixBus, collegati alla sua home page e scegli innanzitutto se si tratta di un viaggio Solo andata oppure Andata e ritorno, quindi compila i campi Da e A con le città di partenza e di destinazione, inserisci le date del viaggio di Andata e di Ritorno e, naturalmente, anche il numero di Passeggeri. Dopodiché clicca sul pulsante Cerca così da avviare la ricerca del biglietto.
Nella pagina che si apre individua l'offerta che ti interessa maggiormente, mentre in alto hai modo di modificare i dati del viaggio se hai flessibilità e puoi partire in altri giorni, magari a un prezzo più conveniente. Non appena ne avrai individuato una, clicca sul pulsante Continua e inserisci Nome e Cognome dei passeggeri, scegli se effettuare o meno la Prenotazione del posto (a partire da 2,49 euro) e indica se desideri degli Extra, per esempio ulteriori bagagli che vanno pagati (i costi partono da 5,49 euro).
Inserisci i Contatti, scegli il Metodo di pagamento e clicca su Paga ora in basso. Ora la procedura varia in base al metodo di pagamento scelto, ma ti basta seguire le indicazioni a schermo e compilare i campi richiesti per completare la prenotazione.
Prenotare l'alloggio
Dopo aver prenotato il viaggio, puoi passare allo step successivo: prenotare l'alloggio. Anche in questo caso puoi affidarti ad alcuni servizi online facili da utilizzare e che permettono di risparmiare un bel po'.
Booking (Online/Android/iOS/iPadOS)
Uno dei principali siti per prenotare online le strutture ricettive è Booking (disponibile anche sotto forma di app per Android e iOS/iPadOS). Può essere usato anche senza creare un account, ma tieni conto che la registrazione al servizio permette di accedere a tariffe scontate.
Per utilizzare Booking, collegati alla sua home page, inserisci la destinazione in cui recarti nel campo Dove vuoi andare?, compila i campi Data check-in e Data check-Out, indicando le date di partenza e di arrivo, seleziona il numero di viaggiatori dall'apposito menu a tendina e il numero di camere che intendi prenotare. Non appena avrai finito di impostare tutti i parametri di ricerca, clicca sul pulsante blu Cerca.
Nella pagina che si apre, usa il menu Filtra Per collocato sulla sinistra per affinare ulteriormente la ricerca impostando il budget a disposizione, i filtri più popolari come per esempio il Bagno privato, i quartieri, la Cancellazione gratuita e così via. Puoi scegliere i Servizi, la Tipologia struttura, quante Camere da letto e bagni, i Pasti e molto altro ancora. Più filtri imposti, più la ricerca sposa le tue esigenze.
Una volta che avrai individuato la struttura che fa al caso tuo, clicca sul pulsante Vedi disponibilità, consulta la scheda relativa alla Tipologia delle camere o degli appartamenti e scegli una delle stesse riempiendo il campo contenente lo zero e impostando 1 o 2 o il numero di camere di cui necessiti. Quindi procedi su Prenota e seguendo poi le istruzioni che visualizzi a schermo puoi portare a termine la procedura di prenotazione.
Per maggiore supporto leggi come prenotare con Booking.
Trivago (Online/Android/iOS)
Un'altra utile soluzione che ti aiuterà a pianificare la tua vacanza di gruppo è Trivago, un sito Web specializzato nella ricerca di hotel e strutture ricettive low cost disponibile anche sotto forma di app per Android e iOS. La sua interfaccia semplice e intuitiva ti permetterà di fare tutto con estrema facilità.
Per prenotare hotel con Trivago, collegati alla sua pagina principale e compila i campi con i dati del tuo viaggio: la località nel campo Dove vuoi andare?, poi le date di Arrivo e di Partenza, compila infine Ospiti e camere con il numero di viaggiatori e quante camere volete e clicca su Cerca. Ora hai davanti la schermata con i risultati che Trivago ha trovato per te.
In base ai parametri di ricerca che hai impostato, Trivago ti proporrà i risultati contrassegnati dai prezzi confrontati con quelli offerti dagli altri portali Web per l'organizzazione dei viaggi, così che tu possa prenotare al prezzo più basso possibile. Interessante, vero?
Se desideri filtrare i risultati di ricerca, serviti del menu in alto: puoi impostare il campo Ordina per e scegliere quali risultati vedere per primi, impostare Prezzo, Valutazione, Tipo di struttura, Posizione e cliccando su Filtri si aprono ulteriori filtri più usati, per esempio Parcheggio, Spiaggia, Animali ammessi, Colazione inclusa e molto altro.
Non appena avrai individuato una struttura ricettiva che può fare al caso tuo, clicca sul pulsante verde Vedi l'offerta: verrai rimandato sul sito Web che offre il prezzo più basso in quel dato momento e da lì potrai valutare al meglio la struttura di tuo interesse ed eventualmente procedere con la prenotazione vera e propria.
Airbnb (Online/Android/iOS)
Airbnb è un altro servizio da tenere in considerazione quando si prenota un alloggio. Consente di affittare per brevi periodi case vacanze e anche di dare in affitto la propria abitazione (o soltanto alcune delle sue stanze) ed è disponibile anche sotto forma di app per Android o iOS.
Per utilizzare Airbnb, collegati alla sua home page e, se lo desideri, procedi subito con l'iscrizione, altrimenti fallo solo in caso trovassi un alloggio da prenotare. Per effettuare una ricerca, digita la città nel campo Dove, inserisci le date di Check-in e di Check-out e indica il numero di ospiti nel campo Chi. Premi sulla lente d'ingrandimento per avviare la ricerca.
Nella pagina con gli alloggi disponibili, in alto c'è il pulsante Filtri per impostare ulteriori preferenze e puoi zoomare la mappa per individuare gli alloggi in una determinata zona. Clicca su un alloggio per vedere più foto e tutti i dettagli, se ti convince premi su Prenota di lato sulla destra,
Nella pagina che si apre, leggi attentamente il riepilogo della prenotazione e, se ti è tutto chiaro, clicca sul pulsante Conferma e paga in modo tale da procedere con il pagamento e portare a termine la prenotazione.
Per maggiori informazioni su come funziona Airbnb, dai un'occhiata al tutorial che ho dedicato a questo utilissimo servizio.
Organizzare pagamenti e prelievi
Prima di affrontare un viaggio, è di fondamentale importanza organizzare anche il modo in cui gestire i pagamenti e i prelievi nei luoghi nei quali ci si recherà. A tal proposito, il mio consiglio è quello di usare un conto di moneta elettronica che abbia una carta associata e che sia utilizzabile anche all'estero sia per i pagamenti che per i prelievi.
Entrando più nel dettaglio, mi sento di consigliarti HYPE: un conto che si può aprire e gestire direttamente da app per Android (scaricabile dal Play Store o da Huawei AppGallery) e iPhone oppure da PC e che include una carta Mastercard, sia fisica che virtuale.
HYPE permette di effettuare acquisti online e nei negozi fisici (anche tramite i sistemi Google Pay e Apple Pay, con inoltre la possibilità di ottenere dei cashback su oltre 500 negozi online), inviare e ricevere denaro, inviare e ricevere bonifici gratuitamente, pagare bollettini e bollette, effettuare prelievi da ATM, comprare e vendere Bitcoin e molto altro ancora. Per l'organizzazione dei viaggi, poi, torna molto utile la funzione legata alla creazione degli obiettivi, la quale permette di impostare degli obiettivi (come per l'appunto un viaggio) e di risparmiare mese dopo mese per raggiungerli.
Oltre che in Italia, HYPE si può usare senza alcun problema anche all'estero, in quanto la carta del circuito Mastercard associata al conto viene accettata in tutto il mondo sia per acquisti in negozio che per acquisti online (con la tecnologia Mastercard Secure Code che garantisce la massima sicurezza e la protezione dei dati a ogni pagamento). Inoltre, prelevare è gratuito in tutti gli sportelli ATM dell'eurozona fino a un massimo di 250 euro, oltre questa somma si applica una commissione di 2 euro ai prelievi. Maggiori info qui.
HYPE non è l'unica soluzione valida per i tuoi viaggi all'estero. Posso consigliarti per esempio anche Revolut, molto utilizzata all'estero per i suoi numerosi vantaggi, oltre che la sua comodità e affidabilità. Le commissioni all'estero variano in base al piano di abbonamento, te ne ho parlato meglio nella mia guida su come usare Revolut all'estero. Se invece ti interessa saperne di più su come funziona Revolut ti rimando a quest'altra mia guida dedicata.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
