Come mandare documenti in PDF dal cellulare
Ti trovi fuori ufficio, hai appena firmato un contratto importante e il tuo cliente ti chiede di inviargli immediatamente una copia digitale, ma l’unico strumento che hai a disposizione è il tuo smartphone. Oppure sei a casa, hai ricevuto via email alcuni documenti che devi urgentemente far arrivare a un familiare prima di una scadenza imminente e ti ritrovi a chiederti come mandare documenti in PDF dal cellulare senza perdere tempo prezioso. Situazioni come queste sono ormai all’ordine del giorno: viviamo in un’epoca in cui la mobilità è fondamentale e spesso ci troviamo nella necessità di gestire documenti importanti direttamente dal nostro dispositivo mobile, senza avere accesso a un computer.
La buona notizia è che oggi i nostri smartphone sono diventati veri e propri uffici portatili, equipaggiati con app e funzionalità che ci permettono di scansionare, modificare e condividere documenti PDF con la stessa facilità con cui inviamo una foto o un messaggio. Che tu possegga un Android o un iPhone, scoprirai che esistono molteplici strade per raggiungere il tuo obiettivo: dalle soluzioni integrate ad app di terze parti e servizi cloud che amplificano ulteriormente le tue possibilità di condivisione.
Quello che stai per leggere ti trasformerà in un vero esperto della gestione dei documenti da mobile. Preparati a scoprire trucchi e segreti che ti faranno risparmiare tempo prezioso e ti permetteranno di apparire sempre professionale e organizzato, anche quando sei in movimento. Dalle tecniche di scansione più efficaci ai metodi di condivisione più sicuri, passando per gli applicativi che davvero vale la pena avere installate sul proprio dispositivo. Prendi pure il tuo telefono, perché è arrivato il momento di sfruttare appieno le sue potenzialità!
Indice
- Come mandare documenti in PDF dal cellulare Android
- Come mandare documenti in PDF con iPhone
- Come mandare un documento in PDF su WhatsApp
- Come mandare documenti in PDF: altre soluzioni
Come mandare documenti in PDF dal cellulare Android
Se possiedi uno smartphone Android e hai bisogno di inviare documenti in formato PDF, hai a disposizione diverse soluzioni integrate nel sistema operativo di Google. Vediamo insieme le più efficaci e immediate.
Gmail
Il servizio di posta elettronica Gmail di Google rappresenta un’ottima soluzione per condividere vari tipi di file. L’applicazione relativa può essere scaricata sui dispositivi Android (ma anche su iPhone e iPad) e permette di fare il tutto in una manciata di tap. Per procedere in tal senso, apri dunque Gmail e fai tap sul pulsante Scrivi posto in basso a destra.
Altrimenti, se vuoi rispondere a un’email che sia stata inviata, fai tap sull’anteprima di quest’ultima che trovi nella schermata iniziale dell’applicazione, poi scorri la schermata verso il basso e premi sul pulsante Rispondi (o sul pulsante Rispondi a tutti, se si tratta di una email rivolta a più di un utente e vuoi che il tuo messaggio sia inviato a tutti).
A questo punto, fai tap sul campo A** posto in alto e digita in esso l’indirizzo del destinatario al quale vuoi inviare il messaggio (se stai rispondendo a una email che ti è stata inviata il destinatario sarà già visualizzato automaticamente e non dovrai quindi compiere questo passaggio).
Dopodiché, se necessario, digita l’oggetto del tuo messaggio nell’apposito campo e là dove è riportata la dicitura Scrivi email digita il testo del tuo messaggio.
Per allegare il tuo documento PDF, tocca l’icona della graffetta che trovi in alto a destra. Dal menu che si apre, hai due opzioni principali. Se selezioni File, potrai raggiungere la cartella in cui è presente il PDF tramite il file manager che si apre automaticamente. Una volta individuato il documento, fai tap su di esso per selezionarlo e aggiungerlo come allegato alla tua email.
In alternativa, puoi scegliere Drive se il tuo PDF è già salvato su Google Drive. Dalla schermata Scegli un elenco, tocca Il mio Drive e cerca il PDF che ti interessa scorrendo l’elenco. Quando lo trovi, fai tap su di esso per selezionarlo e premi il tasto Seleziona in basso a destra per allegarlo alla tua email.
Per concludere e inviare dunque la email che hai composto, premi sul pulsante del triangolo che si trova in alto a destra. Tutto qui! Hai ancora qualche dubbio sull’utilizzo dell’applicazione che ti ho consigliato? Allora consulta il mio tutorial su come funziona Gmail, troverai in esso tutte le risposte che cerchi.
Google Drive
Google Drive è il servizio di cloud storage e collaborazione di “Big G”, parte integrante di Google Workspace, che permette di archiviare, sincronizzare e condividere file e cartelle da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Offre 15 GB di spazio gratuito (espandibile con piani a pagamento), controllo delle versioni, permessi di condivisione granulare (visualizzatore, commentatore ed editor) e integrazioni con Documenti, Fogli, Presentazioni e altre app.
Una delle caratteristiche principali per l’invio di PDF da smartphone è la scansione e creazione di PDF integrata. L’app Google Drive include, infatti, una funzione Scansiona che usa la fotocamera per acquisire documenti cartacei e salvarli direttamente in PDF nella cartella Drive scelta.
La condivisione è semplice e flessibile, con un controllo e sicurezza dei PDF garantiti da permessi granulari: puoi limitare l’accesso alle persone specifiche, impostare scadenze di condivisione e revocare l’accesso in qualsiasi momento. Se preferisci non esporre indirizzi email, puoi generare un link condivisibile con restrizioni.
Per quanto riguarda l’accesso offline e la sincronizzazione, puoi contrassegnare il PDF come Disponibile offline sull’app; verrà scaricato sul dispositivo per essere consultato o inviato anche senza connessione. La sincronizzazione automatica garantisce che ogni modifica (es. annotazioni PDF fatte con app esterne) venga rilevata e sincronizzata sul cloud non appena torni online.
Tieni poi presente che Google Drive è disponibile anche per iOS e iPadOS.
Per iniziare, avvia l’app dalla schermata Home o dal cassetto delle applicazioni. Se vuoi caricare un PDF già presente sulla memoria del tuo dispositivo, tocca il pulsante + in basso a destra e seleziona Carica dal menu che compare sotto.
Raggiungi la cartella in cui si trova il documento usando il file manager proposto e fai tap su di esso per selezionarlo. Puoi personalizzare volendo il nome facendo tap sulla x nel campo File name (Nome del file) e modificare il luogo di salvataggio tramite il menu a tendina di Posizione (es. Il mio Drive). Seleziona l’account Gmail tramite il menu a tendina Account e premi il tasto Carica in alto a destra per procedere.
Se invece vuoi scansionare un documento cartaceo per trasformarlo in PDF, tocca il bottone + in basso a destra e seleziona Scansiona dal menu che appare. Premi Mentre usi l’app o Solo questa volta quando ti viene chiesto Consentire all’app Drive di scattare foto e registrare video?.
Puoi selezionare Manuale o Scatto multiplo per catturare il documento manualmente o automaticamente. Attendi la scansione o premi il tasto bianco per catturare (puoi toccare l’icona del flash sbarrato in alto a destra per attivare eventualmente il flash della fotocamera).
Se hai più pagine da scansionare, tocca il rettangolo con il + sotto la pagina appena scansionata per aggiungerne una seconda. Puoi applicare eventuali modifiche e/o effetti tramite Ritaglia e ruota, Filtro o Pulisci (usa Nuovo scatto o Elimina per fare una nuova scansione o cancellare quella corrente).
Quando hai finito, premi il tasto Fine in alto a destra, modifica nome, posizione e account come visto prima, accertati che sia selezionato il formato PDF e tocca Carica in alto a destra per procedere con il caricamento.
Una volta che il tuo PDF è su Google Drive, per condividerlo tocca il file e poi i tre puntini in alto a destra. Hai diverse opzioni: se scegli Condividi, compila il campo Aggiungi persone o gruppi con il nome delle persone con cui condividere il file.
Tocca Editor e seleziona tra Editor, Visualizzatore o Commentatore in base ai permessi che vuoi concedere. Puoi lasciare o rimuovere la spunta a Invia notifiche (se vuoi o meno inviare una notifica) e compilare eventualmente il campo Messaggio.
Premi l’icona dell’aeroplanino in alto a destra per inviare il PDF. La persona invitata riceverà una mail con oggetto Elemento condiviso con te: [nome file].pdf e potrà toccare il tasto Apri per aprirlo e visualizzarlo.
Se preferisci condividere tramite link, seleziona Copia link per copiare il link al file negli appunti e inviarlo usando un’app esterna (es. WhatsApp). Per modificare i permessi del link, tocca di nuovo i tre puntini, seleziona Gestisci accesso, poi Modifica sotto a Con limitazioni.
Seleziona Chiunque abbia il link, attendi l’aggiornamento e sotto Visualizzatore puoi lasciare Visualizzatore o modificare con Commentatore o Editor in base alle tue esigenze.
Infine, puoi usare l’opzione Invia una copia per selezionare il metodo di invio preferito, come Telegram o altre app di messaggistica installate sul tuo dispositivo.
Come mandare documenti in PDF con iPhone
Se utilizzi un iPhone o un iPad, Apple ti mette a disposizione diverse soluzioni native per condividere i tuoi documenti PDF in modo rapido e sicuro. Vediamo insieme le principali.
AirDrop
Quando si tratta di capire come inviare documenti in PDF da iPhone, una delle soluzioni più rapide ed efficaci è sicuramente AirDrop. Si tratta della tecnologia Apple integrata in iOS, iPadOS e macOS che permette di condividere file (foto, video, contatti, documenti PDF, link ecc.) in modo rapido e sicuro fra dispositivi della “mela morsicata” posti nelle vicinanze, senza bisogno di connessione Internet.
AirDrop funziona attraverso una connessione diretta peer-to-peer. Utilizza Bluetooth Low Energy (BLE) per individuare i dispositivi Apple vicini e stabilire una connessione iniziale, per poi passare al Wi-Fi Direct (ad hoc) per trasferire i file a elevata velocità (fino a centinaia di Mbps), senza passare per un router o Internet.
I trasferimenti sono criptati end-to-end: nessuno può intercettare i dati durante il volo. AirDrop offre tre impostazioni di visibilità: Disattivato (nessuno ti vede), Solo contatti (visibile solo a chi è nella tua rubrica e dispone di un Apple ID) e Tutti (visibile a chiunque nelle vicinanze, indipendentemente dai contatti).
Se vuoi avere maggiori informazioni su questa tecnologia, ti consiglio di consultare la mia guida su come funziona AirDrop.
Prima di procedere con l’invio del tuo PDF, assicurati di aver attivato AirDrop sul tuo dispositivo. Per maggiori informazioni su come abilitare questa funzionalità, puoi consultare la mia guida su come attivo AirDrop.
Una volta effettuata correttamente l’attivazione, apri l’app in cui è presente il file PDF da inviare (es. Gmail) e tocca l’icona dei tre puntini collegati da linee (l’icona di condivisione) così da aprire il menu di condivisione. A questo punto hai diverse opzioni: puoi avvicinare la parte superiore del tuo iPhone a quella di un altro per inviare subito il file — il destinatario dovrà semplicemente toccare il tasto Accetta per ricevere il PDF in arrivo.
In alternativa, puoi toccare la scorciatoia con il nome del dispositivo e l’icona AirDrop che appare in basso a destra per selezionarlo subito e procedere con l’invio. Oppure, puoi toccare direttamente AirDrop, attendere che il device destinatario venga rilevato e fare tap su di esso per procedere con l’invio del file PDF.
File di Apple
Un’altra soluzione consiste nell’avvalerti del file manager File di Apple. Si tratta di un’applicazione piuttosto essenziale che ti permette di spostare, copiare rinominare, condividere e accedere ai file che hai salvato in memoria o su vari servizi di archiviazione cloud (come iCloud Drive, OneDrive, Dropbox e così via).
L’applicazione di cui ti parlo dovrebbe essere preinstallata sul tuo “melafonino”, se l’hai eliminata in precedenza ti basta visitare questa pagina dell’App Store per recuperarla.
Per inviare un file PDF, dunque, apri l’app suddetta (facendo tap sull’icona della cartella blu che puoi trovare nella schermata home o nella Libreria app) e digita il nome di quest’ultimo nel campo di ricerca situato in alto.
In alternativa, puoi anche premere sulla dicitura Sfoglia che si trova in alto ed esplorare il tuo dispositivo premendo sulla voce iPhone che vedi nel menu di sinistra.
Una volta che hai trovato il file che vuoi condividere, esegui un tap prolungato sulla sua anteprima e, dal menu che ti viene mostrato, seleziona la voce Condividi. Non ti rimane, quindi, che selezionare il nome del contatto o l’applicazione da utilizzare per inviare il PDF (per farlo premi sulle relative icone).
Come mandare un documento in PDF su WhatsApp
WhatsApp è senza dubbio una delle applicazioni di messaggistica più utilizzate al mondo e permette di condividere facilmente documenti PDF sia su Android che su iOS/iPadOS. Vediamo come procedere su entrambe le piattaforme.
Android
Per inviare un documento PDF tramite WhatsApp Android, innanzitutto avvia l’app (che puoi scaricare dal Google Play Store o dagli store alternativi) dalla Home screen o dall’app drawer.
A questo punto, se hai già una chat avviata con la persona a cui vuoi inviare il PDF, puoi cercarla scorrendo l’elenco nella scheda Chat o usando il campo Chiedi a Meta AI o cerca in alto. Una volta trovata, fai tap su di essa per aprirla.
Se invece devi avviare una nuova conversazione, tocca il tasto a forma di nuvola con + all’interno in verde che trovi in basso a destra. Puoi scorrere l’elenco dei contatti o usare la lente d’ingrandimento in alto a destra per trovare il contatto desiderato. Fai tap su di esso per avviare una nuova conversazione.
Ora che sei nella chat, per inviare il tuo documento PDF tocca l’icona della graffetta nel campo Messaggio. Dal menu che compare in basso, seleziona Documento. A questo punto puoi scegliere tra i documenti recenti scorrendo l’elenco Recenti o usare la lente d’ingrandimento in alto a destra per ricercare il tuo file.
In alternativa, puoi toccare Sfoglia documenti per scegliere il PDF navigando nel file manager proposto dal sistema. Una volta individuato il documento, fai tap su di esso per selezionarlo. Se lo desideri, puoi digitare un messaggio nel campo Aggiungi una didascalia…. Infine, premi il bottone dell’aeroplanino in verde in basso a destra per mandare il PDF.
iOS/iPadOS
Se ti stai chiedendo come mandare documenti in PDF dal cellulare iPhone tramite WhatsApp, la procedura è altrettanto semplice. Innanzitutto, avvia l’app dalla schermata Home o dalla Libreria app.
Se hai già una conversazione attiva con il destinatario, puoi scorrere l’elenco delle chat o usare il campo Chiedi a Meta AI o cerca in alto per trovarla rapidamente. Sfiora la conversazione per aprirla.
Per avviarne una nuova, invece, tocca il simbolo + in alto a destra. Puoi scorrere l’elenco dei contatti o usare il campo Cerca un nome o un gruppo in alto per trovare il contatto desiderato. Tocca il nome per avviare una nuova conversazione.
Una volta nella chat, premi il simbolo + in basso a sinistra e seleziona Documento dal menu che appare sotto. A questo punto hai due opzioni principali.
Se il tuo PDF è già salvato sul dispositivo, seleziona Scegli file. Cerca il PDF usando l’app File di Apple, fai tap su di esso per selezionarlo e premi Apri in alto a destra.
Se invece vuoi scansionare un documento cartaceo per trasformarlo in PDF, seleziona Scansiona documento. Inquadra il documento cartaceo da inviare usando la fotocamera del tuo iPhone o iPad. Puoi toccare Automatico in alto a destra per attivare la modalità Manuale e acquisire il documento manualmente premendo il tasto bianco dell’otturatore.
Usa l’icona del flash in alto per attivarlo (anche automaticamente) o disattivarlo oppure l’icona con tre cerchi per applicare un filtro (es. Scala di grigi o Bianco e nero). Se hai più fogli da scansionare, ripeti la stessa procedura. Una volta completata la scansione, premi il bottone Salva in basso a destra.
Fatto ciò, puoi compilare eventualmente il campo Aggiungi una didascalia… e premere il pulsante dell’aeroplanino in verde per mandare il PDF.
Come mandare documenti in PDF: altre soluzioni
Oltre alle soluzioni native e alle app di messaggistica più comuni che ti ho proposto nelle righe precedenti, esistono numerose alternative valide per inviare documenti PDF dal cellulare. Ecco una selezione delle migliori opzioni disponibili:
- Dropbox (Android/iOS/iPadOS) — Dropbox è un servizio di cloud storage che offre sincronizzazione automatica tra dispositivi, condivisione tramite link sicuri e un editor PDF integrato per annotazioni e firme elettroniche. Con l’app mobile puoi scansionare documenti cartacei trasformandoli in PDF di alta qualità, caricare file dalla memoria del telefono e condividerli via link attraverso qualsiasi app. La funzione Dropbox Transfer permette di inviare file fino a 100 GB (250 GB con componenti aggiuntivi) senza che il destinatario necessiti di un account. I vantaggi principali includono la disponibilità offline dei file, link protetti da password con scadenza temporale, collaborazione in tempo reale e integrazione con Microsoft Office e Google Workspace.
- OneDrive (Android/iOS/iPadOS) — OneDrive è il servizio cloud di Microsoft che offre 5 GB gratuiti (1 TB con Microsoft 365) e include scansione documenti con OCR integrato per rendere i PDF ricercabili. L’app permette di aggiungere annotazioni, evidenziazioni e disegni sui PDF, condividere tramite link con permessi personalizzabili e inviare copie dirette attraverso qualsiasi app installata. I principali vantaggi sono l’accesso universale ai file, la sincronizzazione offline con aggiornamenti automatici al ritorno online, la sicurezza con crittografia e il versioning per recuperare versioni precedenti dei documenti.
- Telegram (Android/iOS/iPadOS) — Telegram è una piattaforma di messaggistica che permette di inviare PDF fino a 2 GB ciascuno con archivio cloud illimitato. Offre anteprima integrata dei PDF direttamente nella chat, indicatori di progresso per upload/download e accesso multipiattaforma. Tra le funzionalità utili troviamo i Messaggi salvati come cloud privato, la possibilità di annotazioni e la condivisione rapida tramite link. La ricerca file permette di ritrovare facilmente tutti i PDF condivisi in una conversazione.
- Messenger (Android/iOS/iPadOS) — Messenger di Meta supporta l’invio di file PDF con alcune limitazioni. La dimensione massima è di 25 MB, oltre la quale è necessario usare link esterni da servizi cloud.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla รจ il blogger e divulgatore informatico piรน letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilitร nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. ร il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti piรน visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicitร a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
