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Come inviare un documento PDF via email

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Hai da poco creato il tuo primo account di posta elettronica, un amico ti ha chiesto di spedirgli tramite email il PDF di un documento e tu non hai la più pallida idea di come compiere l’operazione in questione? Non preoccuparti, è facilissimo, ben più di quanto tu possa immaginare. Ad ogni modo, se vuoi, posso darti una mano io.

Prenditi, dunque, qualche minuto di tempo libero solo per te e comincia subito a concentrarti sulla lettura di questa mia guida dedicata in maniera specifica proprio a come inviare un documento PDF via email. Insieme, andremo a scoprire come riuscirci agendo tramite i più diffusi servizi di Web mail e le relative app per smartphone e tablet, oltre che sfruttando i principali client per la posta elettronica per computer. Insomma, alla fine dovresti avere un quadro piuttosto completo della situazione.

Allora? Posso sapere che cosa ci fai ancora lì impalato? Posizionati bello comodo e inizia immediatamente a mettere in pratica le istruzioni sul da farsi che trovi proprio qui di seguito. Sono sicuro che potrai poi dirti ben contento e soddisfatto di quanto appreso e che sarai anche pronto ad affermare che in realtà era un vero e proprio gioco da ragazzi. Che ne dici, scommettiamo?

Indice

Come inviare un documento PDF via email da Webmail

Ti interessa capire come fare per inviare un documento PDF via email agendo da computer? Allora segui le istruzioni sul da farsi che trovi qui di seguito riguardo i più diffusi servizi di Web mail, quali: Gmail, Outlook.com, Yahoo Mail e iCloud.

Gmail

Come inviare un documento PDF via email da computer

Utilizzi Gmail e ti piacerebbe capire come inviare un documento PDF via email in tal caso? Allora, tanto per cominciare, apri il browser dal tuo computer (es. Chrome), collegati alla home page del servizio ed effettua il login al tuo account Google (se necessario).

Ora che visualizzi la pagina principale di Gmail, avvia la composizione di un nuovo messaggio di posta facendo clic sul bottone Scrivi collocato in alto a sinistra, digita l’indirizzo email del destinatario nel campo A, l’oggetto della mail nel campo Oggetto e il corpo del messaggio nel campo sottostante.

Provvedi poi ad allegare il PDF che vuoi spedire mediante email facendo clic sull’icona della graffetta posta in basso (Allega file) e selezionando i file di riferimento dal tuo computer. È possibile inviare allegati aventi una dimensione massima pari a 25 MB (sia singolarmente che complessivamente).

Nel caso in cui tu voglia allegare un PDF già presente su Google Drive o che sia di dimensioni maggiori a quelle indicate nel paragrafo precedente, ti basta fare clic sull’icona di Drive che trovi sulla barra degli strumenti in basso. Nella scheda che ti viene mostrata, utilizza la scheda Carica per importare un PDF di grandi dimensioni oppure importa un PDF in cloud tramite le schede I miei file o Condivisi con me.

Quando hai importato il tuo file PDF nella schermata di composizione del messaggio, questo sarà disponibile proprio sopra la barra degli strumenti in basso. Premi poi il tasto Invia per inviare l’email.

Outlook.com

Outlook

Se, invece, il servizio di posta elettronica che stai utilizzando è Outlook.com, per poter inviare un PDF come allegato procedi nel seguente modo: innanzitutto, avvia il browser che di solito usi per navigare sul Web da computer, recati sulla pagina iniziale del servizio ed effettua l’acceso al tuo account (se necessario).

In seguito, avvia la composizione di un nuovo messaggio di posta elettronica facendo clic sul pulsante Nuovo messaggio presente in alto a sinistra. Nella parte destra della pagina, compila, dunque, i campi relativi alla nuova email che stai per creare. Per cui, nel campo A digita l’indirizzo email del destinatario, nel campo Aggiungi un oggetto digita l’oggetto del messaggio e nel campo sottostante digita il corpo dell’email.

Successivamente, fai clic sull’icona della graffetta che si trova in basso, clicca sulla voce Cerca in questo computer dal menu che si apre e seleziona il PDF sul tuo computer che intendi spedire come allegato. Tieni presente che il limite alle dimensioni degli allegati per i file locali è di 33 MB (sia singolarmente che complessivamente).

Fatto ciò, nel riquadro che ti viene mostrato, se il file si trova entro il limite di dimensioni sopra indicato, premi sulla voce Allega come copia, in modo da incorporarlo nel messaggio di posta. Se invece il file risulta di dimensioni maggiori, premi sulla voce Carica e condividi come collegamento a OneDrive – Personale, così da effettuare l’upload del file in cloud e allegarlo all’email.

Se, invece, il file si trova su OneDrive, puoi prelevarlo direttamente da lì scegliendo l’opzione Cerca nei percorsi sul cloud dal menu visibile previo clic sull’icona della graffetta. Tramite la schermata che ti viene mostrata, sfoglia le cartelle in cloud, seleziona il PDF da allegare e premi sul tasto Condividi collegamento (per inoltrare il semplice link al file nel cloud) o Allega (per allegare il file direttamente al messaggio se entro i limiti di dimensioni).

Attendi quindi che l’upload dei PDF venga avviato e portato a termine, dopodiché spedisci il messaggio facendo clic sul pulsante Invia posto in basso. Facile, dico bene?

iCloud Mail

iCloud

Utilizzi iCloud come servizio per la posta elettronica e ti piacerebbe capire come inviare dei documenti PDF come allegati email? Ti accontento subito. In primo luogo, collegati alla home page del servizio tramite il browser Web che di solito usi per navigare in Internet da computer ed effettua l’accesso al tuo account iCloud (se necessario).

A login avvenuto, fai clic sul pulsante con il foglio e la matita che si trova in alto a destra per avviare la composizione di un nuovo messaggio e, nella nuova finestra che si apre, compila il campo A con l’indirizzo email del destinatario, quello Oggetto con l’oggetto dell’email e il campo sottostante con il corpo del messaggio.

Clicca poi sull’icona della graffetta che si trova in alto a destra e seleziona il PDF salvato sul tuo computer che intendi allegare all’email. Tieni presente che la dimensione massima prevista per gli allegati è pari a 20 MB (sia singolarmente che complessivamente).

Se devi spedire dei documenti che hanno un peso maggiore, ti verrà chiesto se desideri usare Mail Drop: si tratta di un servizio che consente di caricare i file su iCloud e consente di spedire documenti aventi un peso massimo di 5 GB (sia singolarmente che complessivamente). I file sono disponibili al download fino a 30 giorni. Se desideri utilizzare questo servizio, premi sul tasto Utilizza Mail Drop. Completata la procedura di upload, fai clic sulla voce Invia in alto a destra per spedire il messaggio.

Se il file PDF si trova già su iCloud Drive, accedi al servizio da Web con il tuo ID Apple, individualo e fai clic sull’icona dell’omino in alto. A questo punto, nel riquadro che ti viene mostrato, premi sulla voce Email e poi sul tasto Condividi, per aprire il servizio di posta di Apple e trovare, dunque, il file PDF allegato già al messaggio da inviare.

Yahoo Mail

Yahoo

Se il servizio di posta elettronica che stai impiegato è Yahoo Mail, per inviare un file PDF come allegato la prima cosa che devi fare è quella di collegarti alla home page del servizio usando il browser che in genere impieghi sul tuo computer e di effettuare il login al tuo account (se necessario).

Ad accesso avvenuto, avvia la composizione di un nuovo messaggio di posta elettronica facendo clic sul pulsante Scrivi situato in alto a sinistra e compila il campo A con l’indirizzo email del destinatario, quello Oggetto con l’oggetto del messaggio e il box sottostante con il corpo dell’email.

Successivamente, fai clic sull’icona della graffetta che si trova in basso e seleziona dal tuo PC il documento PDF che vuoi allegare, selezionando la voce Allega file dal computer. Tieni presente che la dimensione massima consentita per gli allegati non può superare i 25 MB (sia singolarmente che complessivamente).

Se il file si trova già in cloud su Google Drive o su Dropbox, dopo aver fatto clic sull’icona della graffetta, premi rispettivamente sulle voci Condividi file da Google Drive o Condividi file da Dropbox. Nel caso in cui l’allegato si trovi incorporato in un’altra email ricevuta o inviata, premi sulla voce Allega file da email recenti. Per concludere, premi sul pulsante Invia che si trova sempre in basso e il messaggio verrà spedito.

Come inviare un documento PDF via email da PC

Per la gestione della posta elettronica utilizzi un client email invece che un servizio di Web e ti stai chiedendo come fare per inviare un documento PDF come allegato in tal caso? Nulla di più semplice! Troverai le indicazioni nei capitoli che seguono.

Ti ricordo che i client di gestione delle email hanno dei limiti nell’upload degli allegati, che derivano principalmente dalle limitazioni imposte dai vari servizi. A tal proposito, ti consiglio di consultare tali informazioni nei capitoli precedenti dedicati ai maggiori servizi di posta elettronica.

Posta (Windows)

Posta

Se utilizzi il client Posta di Windows 10 e Windows 11 per gestire la tua posta elettronica, per inviare un PDF in allegato, avvia la suddetta applicazione tramite la sua icona nel menu Start e premi sul tasto Nuovo messaggio che trovi in alto a destra.

A questo punto, nella schermata di composizione del messaggio, fai clic sulla scheda Inserisci e poi sul tasto file (l’icona della graffetta). Scegli dunque il file PDF nel tuo computer e premi sul tasto Apri, per allegare il file.

Per inviare il messaggio, componi il campo A relativo al destinatario, il campo Oggetto e il testo del messaggio. Premi infine il tasto Invia, per spedire il PDF via email.

Microsoft Outlook (Windows/macOS)

Outlook

Se utilizzi Microsoft Outlook incluso nella suite Office e vuoi inviare un file PDF in allegato a un messaggio di posta elettronica, quello che devi fare è aprire il suddetto software e premere innanzitutto sul tasto Nuovo messaggio di posta elettronica, che trovi nella barra degli strumenti in alto, nella scheda Home.

A questo punto, nella nuova schermata di composizione dell’email, premi sulla scheda Inserisci e poi fai clic sul tasto Allega file. Adesso, se vuoi allegare un file dal tuo PC, seleziona la voce Cerca in questo computer e individua il file PDF da allegare.

Se vuoi allegare un file dal tuo cloud OneDrive (se hai associato un account Outlook), scegli invece le voci Cerca nel Web > OneDrive Personale e scegli il file PDF dalle cartelle in cloud tramite la schermata che ti viene mostrata. Per inviare il messaggio, componi i campi A e Oggetto e il corpo del messaggio e premi poi il tasto Invia.

Mail (macOS)

Mail

Tramite l’applicazione Apple Mail, puoi inviare un file PDF durante la composizione del messaggio di posta elettronica. Per fare ciò, avvia l’app Mail tramite l’icona sul Dock o nel Launchpad e premi sull’icona della matita in alto, per aprire la schermata di composizione dell’email.

Fatto ciò, fai clic sull’icona della graffetta in alto per aggiungere gli allegati. Individua dunque il file PDF tramite la schermata che ti viene mostrata e aggiungilo come allegato. Compila i campi A e Oggetto e digita un messaggio nel corpo dell’email. Infine, premi sull’icona dell’aeroplanino in alto per spedire l’email con il PDF in allegato.

Come inviare un documento PDF via email da cellulare

Passiamo ora al versante smartphone e tablet e andiamo a scoprire come fare per inviare un documento PDF via email da Android e iOS/iPadOS, usando le app di tutti i più diffusi servizi per la posta elettronica. Trovi spiegato tutto in dettaglio proprio qui di seguito.

Gmail (Android/iOS/iPadOS)

Inviare allegati PDF con Gmail app

Se stai usando l’app di Gmail per il tuo smartphone o tablet Android oppure per iOS/iPadOS, per poter inviare un PDF come allegato provvedi innanzitutto ad avviare l’app facendo tap sulla relativa icona che trovi nella schermata home, dopodiché premi sul pulsante Scrivi posto in basso a destra.

Successivamente, digita nel campo A l’indirizzo email del destinatario, in quello Oggetto l’oggetto del messaggio e nel campo Scrivi email il corpo dell’email. Premi poi sull’icona della graffetta collocata in alto e allega il PDF tenendo conto di quelli che sono i limiti relativi alle dimensioni massime di cui ti ho parlato nel passo dedicato a Gmail Web presente a inizio guida.

Per la precisione, se stai usando Android, seleziona la voce Allega file oppure quella Inserisci da Google Drive per, rispettivamente, prelevare il PDF dalla memoria del tuo dispositivo oppure da Google Drive. Se, invece, stai usando iOS/iPadOS, puoi selezionare gli allegati presenti localmente o su Google Drive, tramite il riquadro che si apre in basso.

Se il tuo PDF è salvato in un altra posizione, apri la relativa app (es. File), seleziona il documento, premi sul bottone per la condivisione (quello con il rettangolo e la freccia) e seleziona l’icona di Gmail dal menu che compare, per avviare la composizione di un nuovo messaggio di posta con il PDF allegato.

Per concludere, e quindi per spedire il messaggio, premi sull’icona dell’aeroplanino che trovi nella parte in alto a destra del display. Ecco fatto! Nel giro di qualche istante la tua email verrà spedita e recapitata al destinatario.

Outlook (Android/iOS/iPadOS)

Outlook

Usi l’app di Outlook sul tuo dispositivo Android (disponibile anche su store alternativi) o su iOS/iPadOS? In questo caso, per poter inviare un documento PDF via email devi, in primo luogo, avviare l’app in questione facendo tap sulla relativa icona presente in home screen e, nella nuova schermata visualizzata, avvia la composizione di un nuovo messaggio premendo sul pulsante con la matita posto in basso a destra.

Nella nuova schermata visualizzata, compila il campo A con l’indirizzo email del destinatario, quello Oggetto con l’oggetto dell’email e il campo sottostante con il corpo del messaggio.

Seleziona poi l’icona della graffetta posta in basso a destra e scegli l’opzione Scegli dai file. A questo punto, fai tap sulla voce File per prelevare il PDF da OneDrive oppure su Dispositivo per prelevare il PDF dalla memoria dello smartphone o tablet. In seguito, seleziona il file di riferimento tenendo conto delle limitazioni relative alle dimensioni massime che ti ho indicato nel passo dedicato all’uso di Outlook da Web.

Per procedere con l’invio, premi sul pulsante raffigurante un aeroplano di carta situato in alto a destra ed è fatta.

Mail (iOS/iPadOS)

Mail

Se vuoi sapere come inviare file pdf via mail su iPhone o su iPad, puoi utilizzare il servizio di posta elettronica di iCloud tramite l’app predefinita Mail (scaricabile anche dall’App Store in caso di rimozione). Per poter spedire un PDF come allegato email provvedi (se necessario) a configurare il tuo account di posta sul dispositivo seguendo le istruzioni sul da farsi che ti ho fornito nella mia guida sull’argomento.

Dopodiché avvia la composizione di un nuovo messaggio premendo sul bottone con il foglio e la matita che si trova in basso a destra. Nella nuova schermata visualizzata, digita nel campo A l’indirizzo email del destinatario, in quello Oggetto l’oggetto del messaggio e nell’area presente più in basso il corpo dell’email.

Provvedi poi ad allegare il PDF facendo tap in un punto vuoto dell’area dedicata all’immissione del corpo, selezionando la voce Allega file dal menu che si apre (fai tap sulle frecce se la voce non risulta immediatamente visibile) e selezionando posizione e documento di riferimento dalla schermata successiva (localmente o su iCloud Drive). Per quel che concerne le limitazioni relative al peso, tieni conto di quanto ti ho fatto presente nel passo dedicato all’uso di iCloud via Web.

Per concludere, spedisci il messaggio premendo sull’icona della freccia presente in alto a destra. È stato facile, vero?

Yahoo Mail (Android/iOS/iPadOS)

Yahoo Mail

Vediamo ora come spedire un PDF come allegato usando l’app di Yahoo Mail disponibile per Android (anche su store alternativi) e iOS/iPadOS. In primo luogo, avvia l’app facendo tap sulla relativa icona presente nella schermata home e premi sul pulsante raffigurante una matita che si trova in alto a destra.

Nella nuova schermata visualizzata, compila il campo A con l’indirizzo email del destinatario, quello Oggetto con l’oggetto del messaggio e l’area sottostante con il corpo dell’email.

Successivamente, premi sull’icona del foglio in basso a destra, premi sul tasto Esplora i file, individua il file PDF dalla memoria del dispositivo (tenendo conto delle limitazioni relative al peso di cui ti ho parlato nel passo dedicato alla versione Web di Yahoo Mail) e fai tap sulla voce Allega. Se, invece, il file si trova sul cloud, premi sull’icona della nuvoletta e preleva il documento da Dropbox oppure da Google Drive.

Per concludere, spedisci il messaggio di posta elettronica selezionando la dicitura Invia che si trova nella parte in alto a destra dello schermo.

Come inviare un documento PDF pesante via email

Logo PDF

Stai provando a inviare come allegato email un PDF ma visualizzi un messaggio mediante cui ti viene comunicato che il messaggio di posta elettronica non può essere spedito in quanto il file al seguito risulta essere troppo pesante? Se le cose stanno così, comprimilo per risolvere il problema!

Utilizzando appositi servizi online o programmi per computer, infatti, puoi ridurre il peso dei tuoi PDF senza per questo andare ad alterarne il contenuto. Per scoprire quali sono gli strumenti che hai dalla tua per compiere l’operazione in questione, ti rimando alla lettura della mia guida su come comprimere un file PDF tramite cui ho provveduto a parlarti in dettaglio della pratica in questione.

In alternativa, puoi valutare l’uso di alcuni servizi online pensati in via specifica per l’invio dei file di grandi dimensioni sempre a mezzo email, come nel caso di quelli che ti ho descritto nella mia guida su come inviare file pesanti.

Puoi altresì prendere in considerazione l’ipotesi di caricare i tuoi file PDF su uno dei tanti servizi di cloud storage disponibili su piazza, ai quali ho anche accennato nelle righe precedenti, e di condividere poi il link al file mediante email, invece che caricare il documento come allegato. Così facendo, andrai ad aggirare le limitazioni imposte dai vari servizi email per quel che concerne il peso massimo concesso per gli allegati.

Se la cosa ti interessa e desideri approfondire l’argomento, queste sono le mie guide all’uso facenti riferimento ai più diffusi servizi parte della categoria: Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud e MEGA.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.