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Come scannerizzare un documento e inviarlo via mail

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Qualche giorno fa hai portato a casa dei documenti dalla tua postazione di lavoro, tuttavia il tuo capo ne ha urgente bisogno e non hai la possibilità di recarti in ufficio per consegnarglieli. Dopo aver lanciato un’occhiata allo scanner che hai accanto, hai pensato che sarebbe una buona idea scannerizzare quei fogli così utili e inviarli al tuo capo tramite la posta elettronica: il problema è che non hai idea di come procedere, non essendo poi così pratico di tecnologia.

Oggi è il tuo giorno fortunato, poiché questa guida può tirarti fuori dai guai: di seguito, infatti, ti spiegherò come scannerizzare un documento e inviarlo via mail usando differenti procedure, che variano a seconda del sistema operativo che possiedi. Inoltre, se il tuo scanner (o la tua stampante multifunzione) non vuole saperne di funzionare, ti illustrerò anche dei validi metodi per effettuare la scansione e l’invio dei documenti tramite la fotocamera di smartphone e tablet.

Come ti ho già accennato, tutti i metodi illustrati di seguito sono di semplice applicazione e possono essere messi in pratica senza sborsare un solo euro! Fatta questa doverosa premessa, è il momento di metterti all’opera: siediti comodo alla scrivania e prenditi un po’ di tempo libero per leggere tutto quanto ho da dirti sull’argomento. Sono sicuro che al termine di questa guida saprai perfettamente come muoverti e come evitare una sonora ramanzina dal tuo boss. Detto ciò, non mi resta che augurarti buona lettura e buon lavoro!

Indice

Operazioni preliminari

Se la tua intenzione è quella di scannerizzare un documento e inviarlo via mail, la prima cosa che devi fare, se non hai già provveduto, è quella di installare i driver dello scanner (o della stampante multifunzione) sul tuo computer.

Qualora nella confezione del tuo dispositivo sia presente un CD contenente i driver, tutto ciò che devi fare è inserire il dischetto nel tuo computer e seguire le istruzioni fornite a schermo per procedere all’installazione e alla configurazione del dispositivo (solitamente il tutto si riduce a premere un po’ di volte il tasto Avanti), collegandolo infine quando richiesto. Nel caso tu possieda un Mac, puoi accertarti che il tuo scanner sia stato correttamente riconosciuto nel seguente modo: apri Preferenze di sistema tramite la sua icona collocata nel Dock, pigia sull’icona Stampanti e scanner e assicurati che il tuo scanner o la tua stampante multifunzione siano segnalati nella finestra che si apre.

In caso il tuo computer non avesse riconosciuto “al volo” il dispositivo, o se non hai a disposizione nessun dischetto con il materiale necessario, ti suggerisco di cercare i driver su Internet, attraverso Google: inserisci nella barra di ricerca il testo [nome scanner/stampante] driver Windows se usi Windows, o [nome scanner/stampante] driver macos se invece disponi di un Mac, facendo attenzione a scaricare materiale solo da siti affidabili, meglio ancora dal sito Internet della casa produttrice del tuo scanner o della tua multifunzione.

Se necessiti di aiuto per il download dei driver necessari, ti invito a consultare i miei tutorial su come trovare driver Canon, driver HP, driver Samsung e driver Epson e, qualora il tuo dispositivo non fosse tra questi, puoi far riferimento alla mia guida su come trovare driver mancanti. Se cerchi una procedura specifica per le stampanti multifunzione, invece, ti consiglio di seguire le istruzioni riportate nelle mie guide su come configurare stampante WiFi e su come collegare una stampante.

Completata l’installazione e il collegamento dello scanner, il passo successivo è quello di configurare il tuo programma/app di posta elettronica preferito per l’invio e la ricezione di e-mail: in genere, ciò che devi fare è richiamare la funzione per aggiungere un nuovo account, compilare i campi proposti con il nome utente e la password usati per l’accesso alla posta elettronica e inserire, dove richiesti, i parametri IMAP relativi al servizio di posta elettronica scelto. Di seguito ti segnalo una lista di guide che potrebbero fare al caso tuo.

Questo passaggio non è necessario qualora tu abbia intenzione di utilizzare una webmail, cioè di accedere alla tua posta elettronica usando il browser Internet a tua disposizione, senza avvalerti di altri programmi esterni.

Scannerizzare un documento e inviarlo via mail con Windows

Ora che hai installato il tuo scanner/stampante e configurato il tuo programma di posta elettronica preferito, è arrivato il momento di metterti in azione e di inviare tramite posta elettronica il tuo importante documento.

Per quanto riguarda il sistema operativo Windows, la prima cosa che devi fare è avviare il programma Fax e scanner di Windows, richiamandolo dalla cartella Accessori/Accessori Windows presente nel menu Start (a cui puoi accedere cliccando sul pulsante a forma di bandierina collocato nell’angolo in basso a sinistra dello schermo). Una volta avviato il programma, inserisci il documento da scannerizzare all’interno del tuo scanner e pigia sul pulsante Nuova digitalizzazione collocato in alto a sinistra.

All’interno della nuova finestra proposta, seleziona Documenti Foto dal menu a tendina Profilo (a secondo del tipo di documento da scannerizzare), scegli le impostazioni sul colore (colore, bianco e nero o scala di grigi) all’interno del menu a tendina Formato colore e, infine, imposta la risoluzione che intendi usare per la scannerizzazione dal menu Risoluzione (DPI) e l’estensione con cui intendi salvare il file dal menu Tipo di file. Completate queste impostazioni, fai clic sul pulsante Anteprima per visualizzare un’anteprima della digitalizzazione e, qualora il risultato fosse soddisfacente, pigia successivamente sul pulsante Digitalizza per avviare l’acquisizione vera e propria (a seconda della risoluzione usata, il processo potrebbe impiegare anche qualche minuto).

Fatto ciò, il documento comparirà nella schermata principale del programma: fai clic destro sul file digitalizzato e seleziona la voce Salva con nome dal menu proposto per salvarlo nella posizione a te più comoda.

Per quanto riguarda Windows 10, puoi anche avvalerti della semplicissima applicazione Scanner Windows, installabile gratuitamente dall’interno del Microsoft Store. Una volta completata la procedura di installazione, richiamala dal menu Start e impostala come segue.

  • Scanner – seleziona lo scanner (o la multifunzione) da utilizzare per la digitalizzazione.
  • Origine – lascia la voce Configurazione automatica.
  • Tipo file – scegli il tipo di file da usare per salvare il tuo documento.
  • Salva file in – scegli la cartella in cui salvare il tuo documento.

Terminata la configurazione, clicca pulsante Digitalizza collocato in basso e attendi il completamento della scansione, che verrà notificato con un apposito messaggio. Se sei alla ricerca di altri programmi per scannerizzare i tuoi documenti in un formato diverso (ad es. PDF), ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida su come scannerizzare con Windows 10.  A questo punto, la procedura da seguire varia in base al programma/metodo che hai scelto per gestire la posta elettronica.

App Posta di Windows 10

Inviare un documento scannerizzato tramite l'app Posta di Windows 10

Se utilizzi Windows 10 e sfrutti l’app Posta già installata nel sistema operativo per gestire le tue e-mail, questa è la parte della mia guida adatta al tuo caso. Per prima cosa, avvia l’app Posta di Windows 10 richiamandola dal menu Start o dalla Start Screen (il pulsante a forma di bandierina che trovi in basso a sinistra), pigia sul pulsante Nuovo Messaggio (o (+)) collocato nella parte sinistra della finestra, digita il destinatario del messaggio, l’oggetto e il corpo dell’e-mail nei campi dedicati, dopodiché clicca sulla voce Inserisci collocata in alto e poi sul pulsante File.

A questo punto, usa la nuova finestra per selezionare il documento scannerizzato in precedenza, fai doppio clic su di esso per aggiungerlo al messaggio di posta elettronica e, infine, pigia sul pulsante Invia posto in alto a destra per inviare il messaggio di posta elettronica così composto.

Microsoft Outlook

Ti affidi al programma Outlook per gestire la posta elettronica sul tuo computer? Allora l’operazione di invio di un documento scannerizzato è ancora più semplice! Usando Esplora File, portati nella cartella che contiene il documento scannerizzato salvato in precedenza, fai clic destro sulla sua icona, seleziona Invia a dal menu contestuale proposto, clicca successivamente sulla voce Destinatario Posta e, se necessario, sul pulsante Allega che viene mostrato subito dopo.

In questo modo, il file viene automaticamente allegato a una nuova e-mail: una volta aperta la finestra di composizione nuovo messaggio, non ti resta che compilare i campi richiesti con l’indirizzo di posta del destinatario, l’oggetto e il corpo del messaggio e, infine, pigiare sul tasto Invia.

In alternativa, per inserire “manualmente” l’allegato, avvia il programma Outlook, fai clic sul pulsante Nuovo messaggio di posta elettronica collocato in alto a sinistra, compila i campi con le informazioni relative al tuo messaggio, pigia sul pulsante Allega File, poi sulla voce Esplora questo PC… disponibile nel menu proposto e seleziona il documento scannerizzato in precedenza. Una volta verificata la bontà del tuo messaggio, provvedi a inviarlo pigiando sul pulsante Invia.

Gmail

Se utilizzi il servizio di posta elettronica Gmail direttamente dal browser, questa è la sezione più adatta a te. Per prima cosa, collegati al sito Internet di Gmail, effettua l’accesso (se necessario), fai clic sul pulsante Scrivi collocato in alto a sinistra, inserisci dove richiesto il destinatario, l’oggetto e il messaggio di posta elettronica, dopodiché pigia sul pulsante Allega File (quello a forma di graffetta) collocato nella barra inferiore della schermata di composizione.

Usando la finestra proposta, portati nella cartella in cui hai salvato il file scannerizzato in precedenza, selezionalo con un doppio clic e pigia successivamente sul pulsante Invia per inviare il messaggio di posta elettronica. Se lo desideri, puoi inserire più allegati nello stesso messaggio; inoltre, per eliminare un allegato inserito per errore, puoi fare clic sulla piccola x collocata in corrispondenza del file, nella parte inferiore della schermata.

Outlook.com

Utilizzi il servizio di posta Outlook direttamente dal browser? Non preoccuparti, puoi allegare documenti scannerizzati e inviarli tramite mail con pochissima difficoltà. Tanto per cominciare, collegati alla pagina Internet di Outlook.com, effettua l’accesso (se richiesto) e pigia sul pulsante Nuovo collocato in alto (o Nuovo Messaggio collocato in alto a sinistra, se stai usando la versione beta).

All’interno della nuova finestra di composizione, inserisci le informazioni relative al tuo messaggio di posta elettronica negli appositi campi (destinatariooggettotesto), pigia sul pulsante Allega (contrassegnato dall’icona a forma di graffetta), poi sulla voce Computer (collocata nella parte laterale della nuova finestra); seleziona, tramite il pannello proposto, il file scannerizzato in precedenza e pigia infine sull’opzione Allega come copia. Se invece stai usando la versione Beta di Outlook, devi selezionare la voce Computer dal piccolo menu a tendina che compare pigiando sul pulsante Allega. A questo punto, non ti resta che inviare il messaggio cliccando sul pulsante Invia.

Scannerizzare un documento e inviarlo via mail con macOS

Hai a disposizione un Mac? Perfetto, sappi che è possibile scannerizzare un documento e inviarlo via mail con una semplicità a dir poco disarmante! Una volta completata la configurazione dello scanner, avvia l’utility Acquisizione Immagine dalla cartella Altro del Launchpad (l’icona a forma di razzo collocata sul Dock), seleziona il nome del tuo scanner (o della stampante multifunzione) collocato nella barra laterale di sinistra, all’interno della nuova finestra.

Se desideri impostare dettagli aggiuntivi (formato dell’immagine e risoluzione), puoi pigiare sul pulsante Mostra dettagli e agire sulle apposite voci. Completate le impostazioni, pigia sul pulsante Scansione collocato in basso a destra: dopo qualche secondo, l’immagine contenente il tuo documento viene salvata nella cartella Immagini di macOS.

A questo punto, la procedura per inviare il documento così acquisito varia in base al metodo che utilizzi per gestire la posta elettronica: di seguito ti illustro come procedere con il programma Apple Mail e con le versioni Web di GmailiCloud.

Apple Mail

Inviare il documento scannerizzato con Apple Mail è estremamente semplice! Per prima cosa, apri il Finder e recati nella cartella in cui l’hai salvato in precedenza, fai clic destro sulla sua icona e seleziona la voce Condividi > Mail dal menu proposto: in questo modo, il file viene automaticamente allegato a un nuovo messaggio di posta elettronica.

Una volta aperta la finestra di composizione di Apple Mail, digita nei campi preposti le informazioni sul destinatario, sull’oggetto e sul testo del messaggio di posta elettronica, dopodiché pigia senza remore sul pulsante Invia per spedire il tuo allegato. Se vuoi, puoi inserire nel messaggio anche altri file (nei limiti previsti dal servizio di posta da te utilizzato) pigiando sul pulsante a forma di graffetta e selezionando il file dal pannello proposto.

Gmail

Se utilizzi Safari (o un altro browser per macOS) per accedere a Gmail, puoi allegare un documento al messaggio di posta elettronica tramite la pratica interfaccia Web del servizio. Per procedere, puoi seguire alla lettera le istruzioni che ti ho già fornito nella corrispondente sezione dedicata a Windows: il procedimento è assolutamente identico.

iCloud

Se gestisci il tuo indirizzo di posta iCloud utilizzando Safari o altro browser, puoi allegare il documento scannerizzato in precedenza senza nessuna difficoltà. Innanzitutto, collegati alla pagina della Mail di iCloud, effettua l’accesso (se necessario) e, una volta caricata la schermata della posta elettronica, pigia sul pulsante Nuovo Messaggio (il quadrato con la penna all’interno) collocato in alto.

A questo punto, compila i campi richiesti con le informazioni relative al messaggio di posta (destinatariooggettotesto), clicca sul pulsante a forma di graffetta collocato in alto, verso destra, e seleziona il documento scannerizzato in precedenza dal pannello del Finder che viene proposto, dopodiché pigia sul pulsante Scegli. Se vuoi, puoi allegare altri file seguendo la medesima procedura: una volta completato il tuo messaggio di posta, pigia senza esitazione sul pulsante Invia per spedirlo al destinatario prescelto.

Scannerizzare un documento e inviarlo via mail da smartphone e tablet

Hai deciso di utilizzare il tuo smartphone o il tuo tablet per inviare documenti scannerizzati a mezzo posta elettronica, e ti stai preoccupando perché temi che configurare il tuo scanner sia particolarmente difficile. Non avere paura, grazie a una serie di pratiche app puoi fare a meno dello scanner e utilizzare uno strumento che hai già a portata di mano: la fotocamera a bordo del tuo dispositivo!

Di seguito, ti illustrerò il funzionamento di tre ottime app realizzate per lo scopo: sto parlando di Office LensScanbot e Google Drive, tutte disponibili sia per Android che per iOS. Tutte sono dotate di un efficiente meccanismo di riconoscimento caratteri e permettono di inviare i documenti in formato PDF.

Office Lens

Office Lens è un’app progettata da Microsoft per la scansione dei documenti tramite la fotocamera di smartphone e tablet: è disponibile gratuitamente sia per Android che per iOS, e puoi scaricarla comodamente tramite la consueta procedura prevista dal tuo terminale.

Fatto ciò, procedi come segue: se ti trovi su Android, fai due volte swipe verso destra, pigia sul pulsante Inizia a usare Office Lens, scegli la voce Documento (o la voce Foto, se hai bisogno di acquisire un’immagine), inquadra il documento che ti interessa acquisire e fai tap sul cerchio rosso che trovi al centro. Completata l’acquisizione, pigia sul pulsante Salva, imposta il segno di spunta sulla casella Raccolta e fai ancora tap sul pulsante Salva. A questo punto, sfiora l’icona Condividi collocata accanto al nome del documento appena scannerizzato e scegli dal pannello proposto l’app di posta elettronica che utilizzi di solito: il file viene automaticamente inserito come allegato ed è pronto per essere inviato.

Se invece ti trovi su iOS, fai un doppio swipe verso destra, togli il segno di spunta dalla casella Automatically send data to help us improve Office Lens, sfiora il pulsante Allow Access e poi il pulsante OK. A questo punto, utilizzando uno swipe, portati sulla voce Documento, inquadra il documento da scannerizzare e fai tap sul pulsante rosso collocato in basso, al centro. Pigia successivamente sul pulsante Fatto e seleziona la voce Posta (o altra app di posta elettronica installata sul tuo dispositivo) all’interno del riquadro Share To: in questo modo, il file viene automaticamente allegato al messaggio.

Scanbot

Hai scelto di utilizzare la pratica app Scanbot per eseguire la scansione del tuo documento? Perfetto, inizia con lo scaricarla dallo store del tuo dispositivo (è disponibile gratuitamente per Android e iOS), dopodiché segui le istruzioni che sto per fornirti: riuscirai nel tuo intento senza problemi.

Dopo aver installato l’app, fai quattro volte swipe verso sinistra, sposta l’indicatore collocato in basso sulla voce Gratis, pigia sul pulsante Non diventare Pro collocato in basso e, successivamente, sul pulsante Salta collocato in alto a destra (se ti trovi su iOS, sfiora successivamente il pulsante OK per consentire l’accesso alla fotocamera). A questo punto, inquadra il documento col tuo telefono finché non viene rilevato automaticamente (puoi avvalerti anche del Flash usando l’apposito pulsante collocato in alto): se hai bisogno di scansionare più pagine, sfiora il pulsante Multi-Pagina collocato in alto a sinistra.

Qualora l’acquisizione automatica non andasse a buon fine, puoi “fotografare” manualmente il tuo documento pigiando sul pulsante tondo. Una volta completata la scannerizzazione, pigia sul pulsante Salva/Salvare collocato in alto a destra: ora, se ti trovi su Android, pigia sulla voce Decidi in seguito, poi sul pulsante Condividi, scegli il formato con cui condividere il file (PDF o JPG) e, infine, seleziona l’app di posta elettronica da te utilizzata nel riquadro proposto. Per quanto riguarda iOS, invece, tutto ciò che devi fare è sfiorare la voce Condividi… e selezionare la tua app per la gestione delle email: in entrambi i casi, il file viene allegato automaticamente al nuovo messaggio.

Google Drive

L’ultima opzione che voglio proporti per scannerizzare documenti da smartphone e tablet è Google Drive: l’app dedicata al cloud di Google, infatti, contiene una pratica funzionalità che permette di eseguire scansioni “al volo” di documenti e immagini, con la possibilità di condividerle tramite posta elettronica dopo il salvataggio sullo spazio cloud.

Una volta installata l’app dallo store dedicato (è disponibile sia per Android che per iOS, ma su iOS non offre una funzione di scansione vera e propria) ed effettuato l’accesso, pigia sul pulsante (+) collocato in basso e seleziona il pulsante Scansiona dal pannello proposto.

Completata l’operazione, inquadra il documento da scannerizzare, pigia sul pulsante rotondo collocato al centro della schermata per acquisirlo, dopodiché fai tap sul pulsante OK, poi sul pulsante (+) per acquisire una nuova pagina, sulla freccia circolare per ripetere la scansione, o sul pulsante a forma di spunta per procedere al caricamento su Google Drive. Se lo desideri, puoi ritagliare il documento acquisito o impostarne i colori utilizzando gli appositi pulsanti collocati in alto.

Una volta completata la procedura di caricamento su Google Drive, fai un tap prolungato sul file appena creato, pigia sul pulsante (…) accanto al nome del documento, seleziona la voce Invia copia dal menu che compare e scegli la tua app per la posta elettronica dal piccolo pannello proposto: in questo modo, il documento acquisito viene automaticamente allegato al nuovo messaggio.