Come inviare raccomandata online
Hai la necessità di inviare una raccomandata ma, attualmente, ti risulta molto difficile andare in posta, anche perché vorresti evitare le lunghe code che inevitabilmente si trovano in questi uffici. Per questo motivo, ti sei messo alla ricerca di soluzioni su come inviare raccomandata online e sei arrivato qui, su questo mio tutorial.
Se le cose stanno così, non ti preoccupare, sono qui per dirti che quest’operazione non solo è fattibile, ma anche piuttosto semplice. Trovi indicato tutto qui sotto: oltre a spiegarti come farlo attraverso il sito ufficiale di Poste Italiane, ti consiglierò alcuni servizi alternativi, attraverso compagnie di spedizione private. I costi sono variabili, ma sono del tutto comparabili a quelli offerti agli sportelli fisici delle Poste. Infine, accennerò alla posta elettronica certificata: uno strumento tecnologico molto comodo da prendere seriamente in considerazione come alternativa alle classiche raccomandate.
Tutto quello che devi fare, dunque, è prenderti cinque minuti di tempo libero, dedicarti alla lettura di questo tutorial e individuare la soluzione migliore per te per effettuare la spedizione di una raccomandata tramite Internet, compresa di servizio di prova di consegna A/R. Buona lettura!
Indice
- Informazioni preliminari
- Come spedire una raccomandata A/R online
- Alternative alla raccomandata online
Informazioni preliminari
Prima di entrare nel vivo del tutorial, partiamo dalle basi. Per spedizione raccomandata, si intendono quei tipi di corrispondenza che assumono un valore giuridico (se a questo scopo dovesse servirti anche la firma digitale, leggi la mia guida su come firmare un documento digitale), corrispondente alla garanzia della spedizione della missiva da parte del mittente effettivo riportato sulla busta.
Inoltre, viene garantito legalmente anche il recapito della lettera al destinatario, con la ricevuta che consente al mittente di tracciare l’andamento della spedizione tramite un codice univoco. L’apertura o lo smarrimento di una lettera raccomandata comporta dunque un reato giuridico.
Spesso, viene offerto un servizio denominato prova di consegna (A/R) che certifica, tramite la firma del ricevente, l’avvenuta consegna della lettera. Il mittente, in questo caso, potrà ricevere una ricevuta di ritorno, la quale attesta l’arrivo a destinazione del plico.
Per questo motivo, la spedizione raccomandata è utilizzata per la stragrande maggioranza delle comunicazioni ufficiali. L’invio di raccomandate, con garanzie di legge riconosciute, può essere effettuato anche attraverso compagnie postali private, le quali hanno ricevuto l’autorizzazione ufficiale da parte del Ministero dello Sviluppo Economico.
Un altro metodo riconosciuto pienamente dalla legislazione italiana per l’invio di corrispondenza digitale si ha con la posta elettronica certificata (PEC). Anche questo servizio viene erogato da enti riconosciuti dal Ministero e fornisce una garanzia sia di invio che di ricezione.
Per questo motivo, all’invio di una raccomandata online, si potrebbe preferire l’invio di una e-mail certificata tramite una casella di posta elettronica PEC, in quanto assume lo stesso valore legale di una raccomandata cartacea. Ti parlerò di questa possibilità più avanti.
Come spedire una raccomandata A/R online
Per spedire una raccomandata online comprensiva di prova di consegna A/R, si può fare affidamento principalmente al sito di Poste Italiane, il quale consente di inviare vari tipi di raccomandata, con servizi accessori che danno maggiori garanzie al mittente. I costi variano in base ai servizi scelti, ma sono equiparabili a quelli presenti negli uffici postali. Tramite il servizio online, Poste Italiane si riserva la facoltà di stampare e spedire il messaggio immesso, informandoti dei progressi della tua spedizione.
Lo stesso procedimento, però, può essere eseguito anche da alcuni operatori postali privati, che hanno attivato nel corso del tempo dei servizi online riconosciuti legalmente per la spedizione di raccomandate. Ti parlerò anche di questi ultimi. A te la scelta su quale soluzione adottare.
Come inviare raccomandata online: Poste Italiane
Tramite il sito di Poste Italiane, viene offerto il servizio di invio per le raccomandate online. I prezzi per il servizio di Raccomandata online partono da 4,52 euro, che poi vanno ad aumentare in base al peso o ai servizi scelti. Puoi consultare questa pagina per maggiori informazioni su prezzi e servizi annessi.
Per sfruttare il servizio, collegati a questa pagina, premi su Spedisci online e accedi al tuo account di Poste Italiane, tramite username e password, tramite il servizio SPID PosteID o tramite scansione del codice QR usando le app BancoPosta, Postepay o Poste Italiane. Nel caso non dovessi possedere un account, ti rimando a questo articolo, in cui ti spiego come fare per creare un account sul sito delle Poste, altrimenti consulta questo tutorial per capire come richiedere lo SPID di Poste e fare l’accesso al sito. Potrebbe tornarti utile anche la guida su come fare lo SPID con Poste Italiane.
Verrai reindirizzato su una pagina che presenta un editor di testo (un po’ come su Word e programmi simili), all’intero del quale potrai digitare il messaggio che hai intenzione di inviare. Ti verranno fornite diverse opzioni di formattazione del testo, con le quali modificare Font, Intestazioni, Dimensioni e Paragrafi.
Puoi anche fare clic sul collegamento Scegli Modello, posto al centro dello schermo, per accedere ad alcuni modelli preimpostati da utilizzare per la stesura del testo. Ad esempio, potrai scegliere fra Sollecito pagamento, utile per inviare comunicazioni ufficiali riguardo pagamenti arretrati; Lettera dimissioni, da utilizzare nel caso di dimissioni da ruoli lavorativi; Recesso anticipato contratto locazione, per comunicare le intenzioni di recedere da un contratto di affitto e così via.
Qualora non volessi usare modelli predefiniti, potrai gestire la composizione del tuo messaggio attraverso alcune impostazioni. In particolare, tramite il pannello Formattazioni, potrai modificare il testo selezionando se è un’Intestazione, quale Interlinea applicare fra Grassetto, Corsivo, Barrato e Sottolineato, se inserire dei Blocchi o che Allineamento dare al testo.
Tramite Paragrafo potrai modificare le intestazioni, mentre i font possono essere scelti tramite l’opzione Famiglia font. Con Dimensione, potrai modificare la grandezza del tuo testo.
Con il tasto Allega o trascina documento o immagine, posto in basso, potrai inserire eventuali allegati, da far stampare e spedire a Poste Italiane e da includere all’interno della tua raccomandata.
Potrai, inoltre, scegliere tramite le due impostazioni a fine pagina se effettuare una Stampa a colori e una Stampa fronte/retro, nel caso il documento contenesse più pagine.
Potrai inoltre allegare un file .doc, .docx, .xls, .xlsx, .txt, .rtf, .pdf, .tiff, .xff, .bmp, .gif, .png, .jpeg, .jpg, .jpf, .jpx, .jp2, .j2k, .j2c o .jpc, contenente al massimo 50 fogli in A4 e con una dimensione massima di 5 MB.
Una volta composto il tuo testo, fai clic sul tasto bianco Visualizza anteprima per controllare se è stato impostato tutto correttamente, dopodiché clicca sul tasto giallo Continua, una volta che è tutto OK.
Una volta terminata la tua raccomandata vera e propria, devi inserire i dati riguardanti la spedizione. Innanzitutto, se desideri spedire su territorio italiano, clicca su Voglio inviare in Italia, in caso contrario fai clic su Voglio inviare all’estero. Se devi spedire a un indirizzo fisico come quello di un’abitazione o di un’azienda, premi su Indirizzo fisico, mentre se spedisci a una casella postale, clicca su Casella postale.
Compila, ora, il modulo relativo ai dati di spedizione, inserendo nominativo, indirizzo, località e così via. Se vuoi salvare i dati di spedizione per riutilizzarli in futuro, apponi il segno di spunta in corrispondenza della voce Salva in rubrica. Sotto la voce Mittente, come puoi notare, ci sono i dati associati al tuo account, ma puoi modificarli cliccando sull’icona della matita accanto a questi dati, compilando il modulo con i dati corretti e premendo su Salva.
Se desideri spedire una raccomandata A/R e ti occorre la ricevuta di ritorno, spunta la casella Voglio ricevere l’Avviso di Ricevimento e verifica che i dati di spedizione di tale avviso siano corretti: se non lo sono, premi sull’icona della matita accanto a questi ultimi e modifica i dati dall’apposito modulo, quindi premi su Salva.
Una volta terminate tutte le modifiche, fai clic su Continua. A questo punto, puoi visualizzare il prezzo della raccomandata e un riepilogo dei dati inseriti che puoi ancora tornare a modificare cliccando sull’icona della matita accanto a ciascun gruppo di dati.
Ultimate le modifiche, premi su Conferma e fai clic su entrambe le caselle Accetto presenti nella sezione sulle condizioni generali del servizio. Seleziona, dunque, un metodo di pagamento tra Carta di pagamento (per pagare tramite una carta di credito o di debito del circuito VISA o Mastercard), Carta Postepay (per pagare con la prepagata Postepay o con la Postepay Evolution dotata di IBAN) o BancoPosta (per pagare con un conto corrente BancoPosta).
Fai attenzione agli orari in cui sono ammessi i pagamenti, riportati in corrispondenza di ciascun metodo di pagamento, altrimenti il tuo pagamento potrebbe non andare a buon fine. Se non ti trovi in un orario consono, puoi premere su Salva bozza per memorizzare quanto fatto finora e procedere all’invio successivamente. Se invece sei in orario ammesso per l’uso di uno dei metodi di pagamento, fai clic su Paga, in modo da poter compilare i dettagli sul tuo metodo di pagamento e confermare il pagamento stesso.
La spedizione di raccomandata può essere effettuata anche tramite l’applicazione Poste Italiane, disponibile per dispositivi Android (anche su store alternativi, per i device senza Play Store) e iOS/iPadOS.
Una volta installata l’applicazione (ti basta visitare i link che ti ho appena fornito dal tuo smartphone o tablet e premere sul pulsante Installa/Ottieni; su iPhone e iPad potrebbe esserti chiesta anche la verifica dell’identità), aprila e completa l’accesso con il tuo account Poste toccando su Accedi.
Sotto la voce Operazioni, nella schermata principale, scorri verso destra e premi su Spedisci posta non appena trovi questa voce. Fai tap su Invia raccomandata e poi su Compila in app, inserisci il tuo codice PosteID (o usa il metodo di autenticazione richiesto) e scegli la tipologia di raccomandata da inviare tra Documento (se vuoi allegare documentazione già pronta), Testo personalizzato (se vuoi scriverla al momento), Modello (se preferisci partire da un modello preimpostato) o Bozze (se in precedenza avevi già salvato una bozza).
Compila il modulo che si apre con i dati e il contenuto della raccomandata richiesto, poi fai tap su Continua e seleziona le opzioni di stampa più appropriate tra A colori / In bianco e nero e Fronte retro / Solo fronte. Adesso, fai tap su Continua e compila il modulo visualizzato con i dati del mittente, poi tocca ancora su Continua e premi su Aggiungi destinatario.
Ora, compila il modulo che si apre con tutti i dati del destinatario e scegliendo la modalità di consegna tra A domicilio e Casella Postale; tocca su Continua, apponi la spunta su Avviso di ricevimento se desideri la ricevuta di ritorno e premi ancora Continua. Adesso, seleziona Accetto in corrispondenza delle condizioni del servizio e dell’informativa privacy, poi premi su Continua per altre due volte.
Nella schermata del prezzo che si apre, premi sull’icona della matita nel box Scegli metodo di pagamento e inserisci le informazioni sul metodo di pagamento che desideri utilizzare tra quelli elencati. Fatto ciò, torna indietro toccando sull’icona della freccia rivolta a sinistra e premi su Paga [prezzo] per completare l’operazione.
Dall’app Poste Italiane si può anche predisporre l’invio di una raccomandata direttamente dallo sportello dell’ufficio postale. Per procedere in questa modalità, nella schermata principale dell’app premi su Operazioni a sportello e poi sul pulsante Raccomandata.
Ora, fai tap su Raccomandata Nazionale o Raccomandata Internazionale, in base a dove vuoi spedire la tua raccomandata. Scegli la tipologia di soggetto mittente tra Persona fisica (se sei un privato o altro soggetto identificabile come persona fisica) e Società (se vuoi inviare la raccomandata in veste di azienda), quindi compila il modulo visualizzato con i dati del mittente e premi su Continua quando hai terminato.
Adesso, compila allo stesso modo il modulo dei dati sul destinatario, poi scorri a fine pagina e scegli se vuoi spedire la raccomandata al domicilio del destinatario (A domicilio), se spedirla a una casella postale (Casella postale) o se farla consegnare in Fermoposta in un ufficio postale toccando su Fermoposta (Ufficio Postale); in quest’ultimo caso, dalla barra sottostante devi scegliere un ufficio postale.
Effettuata questa operazione, tocca su Continua. Scegli se includere nel servizio un avviso di ricevimento (la ricevuta di ritorno) e/o un contrassegno apponendo la spunta sulle omonime voci, quindi fai tap su Continua. Per concludere, tocca su Genera QR Code, per far aprire il QR Code da mostrare in ufficio postale per spedire la raccomandata.
Confermato l’ordine, potrai monitorare i progressi della tua spedizione tramite il codice che ti verrà fornito: ti consiglio questo tutorial nel caso avessi dubbi su come tracciare una raccomandata postale.
Come inviare raccomandata online: altri servizi utili
Nel caso avessi intenzione di rivolgerti a servizi esterni a quello delle Poste, ti segnalo alcuni operatori postali privati che, tramite i loro siti, offrono l’opportunità di effettuare la spedizione di raccomandate online con valore legale pari a quelle delle raccomandate inviate da Poste Italiane.
Uno di questi è LetteraSenzaBusta, un sito che fornisce l’invio di posta raccomandata online, anche senza registrazione, con prezzi che partono da 11,61 euro per la raccomandata nazionale e da 12,96 euro per la raccomandata A/R nazionale. Puoi trovare il listino prezzi completo su questa pagina.
Per inviare una raccomandata online con LetteraSenzaBusta, collegati a questa pagina del sito e seleziona fra i servizi di Raccomandata semplice, Raccomandata A/R e Raccomandata Internazionale, con i primi due che hanno anche l’opzione “1”, nel caso volessi selezionare spedizioni più veloci. Potrai monitorare sotto i bottoni che potrai scegliere le date di spedizioni previste per ogni servizio.
Scegli quella che preferisci, facendoci clic sopra, dopodiché scorri la pagina. Poco più in basso potrai inserire i tuoi dati nella sezione Inserisci mittente e i dati della persona a cui far recapitare la raccomandata, nella sezione Inserisci destinatario.
Compila con calma ogni informazione di recapito, dopodiché scorri fino a visualizzare il menu Contenuto della lettera. Con il bottone Carica File PDF o Immagine puoi allegare i file relativi al testo della tua lettera.
Una volta inserito il contenuto, più in basso potrai scegliere se inserire un numero di fax o un indirizzo e-mail PEC, nel caso volessi inviare la tua raccomandata anche attraverso questi canali; infine, premi il tasto verde Prosegui.
Ti verrà chiesto di registrarti al sito attraverso un modulo da compilare con i tuoi dati: fallo e spunta la casella vicino alla scritta che segnala l’accettazione dei termini e delle condizioni generali del sito, dopodiché, fai clic sul pulsante Registrati e Prosegui. Questi dati ti serviranno per effettuare il login sul sito più avanti.
Ti verranno mostrate a schermo i dati di mittente e destinatario e ti verrà chiesto di ricontrollarli con cura. Una volta ricontrollato tutto, fai clic sul tasto verde Procedi al Pagamento. Ti verranno mostrati il costo della tua raccomandata e i pulsanti per accedere al pagamento. Potrai selezionare sia una Ricarica Postale, sia un pagamento con Carta di debito. Scegli il metodo di pagamento a te più congeniale e conferma.
Completato l’ordine, potrai monitorare i progressi della spedizione facendo accesso alla tua area riservata, posta in alto a destra in corrispondenza del pulsante Ciao. Fai l’accesso con i dati immessi in sede di invio della lettera. Tramite l’opzione Ordini Posta potrai visualizzare i progressi della spedizione della tua raccomandata.
Ti segnalo che puoi inoltre inviare raccomandate e tracciarle anche attraverso l’applicazione di LetteraSenzaBusta per Android (disponibile anche su store alternativi) e iOS/iPadOS. Molto comoda l’opzione relativa alle notifiche push, che ti terranno informato sui progressi della spedizione sul tuo smartphone.
Alternative alla raccomandata online
Una delle migliori alternative alla raccomandata online è sicuramente rappresentata dalla PEC, la posta elettronica certificata: un servizio riconosciuto dallo Stato Italiano e che ha valenza giuridica equiparata a quello delle raccomandate con ricevuta di ritorno. Fornisce comunicazioni istantanee e ricevute sia di accettazione che di consegna delle email inviate.
Non è un servizio obbligatorio, eccetto che nei casi di aziende e liberi professionisti iscritti a ordini o albi professionali. Esistono diversi provider che la forniscono, tra cui anche la già citata Poste Italiane (tutti a pagamento, con alcuni casi delle prove gratuite iniziali). Per saperne di più, consulta i miei tutorial su cosa è la PEC e come aprire una casella PEC.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
