Come inviare file pesanti via mail
Al lavoro ti è stato chiesto di inviare, tramite posta elettronica, un file molto importante. Purtroppo, però, stai riscontrando dei problemi nel svolgere questo compito, in quanto l'allegato che devi inviare supera di gran lunga i limiti di upload fissati dalle principali caselle di posta elettronica.
Sei quindi alla ricerca di una soluzione alternativa che ti permetta di inviare questo file di grosse dimensioni all'indirizzo email del destinatario. Beh se le cose stanno in questo modo, non temere: ci sono diverse soluzioni alle quali puoi affidarti e io oggi sono qui per illustrartele in dettaglio.
Nel corso di questo tutorial, infatti, ti spiegherò come inviare file pesanti via email mostrandoti come utilizzare le funzioni cloud di alcuni dei principali provider di posta elettronica e dei servizi esterni pensati proprio per la condivisione di file pesanti. Continua a leggere per saperne di più!
Indice
- Come inviare file di grandi dimensioni via email
- Come inviare file pesanti via PEC
- Come inviare file pesanti online
Come inviare file di grandi dimensioni via email
Iniziamo questo tutorial partendo dai principali provider di posta, poi passeremo a servizi più specifici nel caso tu abbia esigenze particolari.
Come inviare file di grandi dimensioni via Gmail
Iniziamo da Gmail, il provider di Google che la maggior parte delle persone utilizza quotidianamente. Esso di base ti permette di caricare dei file per un massimo totale di 25 MB, oltre il quale ti verrà fornita come opzione quella di appoggiarti a Google Drive, il servizio di cloud storage del colosso di Mountain View (il quale offre 15 GB di spazio online gratis).
Andando per ordine, apri Gmail nel tuo browser (non puoi agire da client offline) e clicca sul pulsante Scrivi che trovi in alto a destra, poi componi la tua email. Per allegare i file, premi sull'icona della graffetta e scegli cosa desideri che venga incluso dalla memoria del tuo PC, attendendo il caricamento.
Se il peso totale dei file supera i 25 MB, ti comparirà un messaggio dicendo che, i tuoi allegati, verranno caricati sul tuo spazio Google Drive e che il destinatario riceverà il link per scaricarli. Fai clic sul pulsante OK per confermare e continua a caricare ciò che devi. Quando hai finito, premi il pulsante Invia.
Questa funzione è anche disponibile per smartphone e tablet tramite l'app per Android e iOS/iPadOS. Se vuoi sapere più in dettaglio come funziona Gmail, ti lascio al mio tutorial dedicato.
Come inviare file di grandi dimensioni via Outlook
Il funzionamento di Outlook.com è molto simile a quanto abbiamo appena visto per Gmail, ma con alcune differenze che vanno tenute a mente. In primis, la soglia oltre il quale i file verranno caricati su OneDrive è di 34 MB, quindi leggermente superiore.
Per iniziare a comporre la tua email, vai alla pagina principale di Outlook (devi agire da Webmail) e inserisci le tue credenziali di accesso. Ora premi il pulsante Nuovo messaggio che si trova in alto a sinistra, poi scrivi la tua email. Adesso, quando vuoi allegare i file, premi il pulsante Allega seguito dalla voce Cerca in questo computer.
Da qui naviga per cercare i file, selezionandoli e premendo il pulsante Apri. Se i file sono corposi, ti apparirà un primo messaggio che ti chiede fin da subito se vuoi allegarli o caricarli sul cloud, ma qui puoi scegliere l'opzione che ti sembra più opportuna. Quando avrai superato il limite massimo, ti apparirà nuovamente la medesima finestra, dandoti come unica opzione di selezione il caricamento tramite OneDrive.
Una volta cliccato su questa voce, i file verranno caricati sul cloud e al destinatario verrà fornito un link per scaricarli. Ricorda però che OneDrive ti offre 5 GB di spazio cloud e che il limite per i singoli allegati è fissato a 2 GB di peso.
Puoi inviare email pesanti anche tramite l'app di Outlook per Android (disponibile anche su store alternativi) e iOS/iPadOS. Se vuoi sapere più in dettaglio come funziona Outlook, ti lascio al mio tutorial dedicato.
Come inviare file di grandi dimensioni via Apple Mail
Se sei un utilizzatore di dispositivi Apple, è molto probabile che tu ti serva del client predefinito Apple Mail. Ebbene, sappi che quest'ultimo permette di utilizzare il servizio Mail Drop (basato su iCloud ma che non erode lo spazio di archiviazione su iCloud Drive) per mandare allegati da 20 MB a 5 GB condividendone il link direttamente con il destinatario.
Tutto quello che devi fare è comporre un messaggio in Mail su Mac o iPhone/iPad e selezionare normalmente gli allegati: quando avrai superato la soglia dei 20 MB, tu non dovrai fare nulla, ma Mail caricherà automaticamente i dati su iCloud e genererà il link per scaricarli.
La medesima procedura si può seguire anche da iCloud Mail via browser. Se vuoi sapere più in dettaglio come configurare Apple Mail, ti lascio al mio tutorial dedicato.
Come inviare file pesanti via PEC
Se stai cercando un sistema per inviare file pesanti via PEC, le cose non stanno troppo diversamente da quanto visto poc'anzi per i servizi di posta “tradizionali”: ruota tutto intorno a quali provider sono coinvolti da mittente e destinatario. A seconda di questo fattore infatti, i limiti d'invio potrebbero cambiare sostanzialmente, quindi verifica il tuo piano di posta elettronica certificata e quello dei tuoi destinatari per capire cosa puoi mandare o meno.
In generale, comunque, per le PEC più diffuse i limiti per gli allegati si attestano sui 30 MB, anche se alcune aziende offrono limiti superiori, che vanno anche oltre i 100 MB.
Per farti un esempio concreto, Aruba PEC offre un limite massimo di file allegabili ai messaggi di 100 MB, i quali vanno divisi per il numero di destinatari (quindi, per esempio, puoi inviare un file di 80 MB a una persona ma non a due, in quanto il peso totale verrebbe interpretato come 160 MB).
Inoltre ricorda sempre che, sebbene tu possa inviare file via PEC anche per 100 MB complessivi, non è detto che il destinatario possa scaricarlo, in quanto sono applicati dei limiti anche in ricezione. Se vuoi sapere più in dettaglio come creare una PEC, ti lascio al mio tutorial dedicato.
Come inviare file pesanti online
Quando ti trovi nella situazione di dover inviare file molto grandi, come video ad alta risoluzione, cartelle di foto, presentazioni lunghe o progetti di lavoro, ti sarai accorto che la normale email con allegato spesso non è sufficiente. I servizi di posta tradizionali hanno infatti limiti di dimensione che possono arrivare a qualche decina di megabyte al massimo. Per poter inviare file pesanti occorre dunque adottare delle soluzioni alternative, spesso usufruendo di servizi esterni al client email.
Per superare questi limiti puoi affidarti ad alcuni servizi online che ti permettono di caricare uno o più file sui loro server e di condividerli con chi vuoi tramite un semplice link o un messaggio. Per rispondere alla domanda su come inviare file pesanti, una delle soluzioni che vengono subito alla mente è senza dubbio WeTransfer, un portale che ti consente di trasferire file di grandi dimensioni in modo immediato e gratuito, senza neanche essere obbligato a registrarti.
Per usare WeTransfer ti basta collegarti al sito, accettare i termini di utilizzo e trascinare dentro i file che vuoi inviare. Una volta selezionati, clicca sul simbolo dei tre puntini presente in basso a destra per scegliere se inviare i file via mail (inserendo il tuo indirizzo e quello del destinatario) o creare un link da copiare e incollare dove preferisci. Ti verrà chiesto di digitare anche il tuo indirizzo e-mail, così il servizio potrà notificarti quando il file sarà stato scaricato. Se non sei registrato alla piattaforma WeTrasfer potrebbe chiederti di inserire il codice OTP inviato via mail per confermare la tua identità. Il servizio è gratuito ma con un limite di 3 giorni di validità dei file inviati e un totale di 3 GB al mese da dividere in un massimo di 10 trasferimenti al mese. In alternativa puoi optare per uno dei pacchetti a pagamento, come il piano individuale Ultimate che per 23 euro al mese permette di abbattere tutti i limiti precedentemente elencati.
Un’altra soluzione molto valida è SwissTransfer, un servizio operato da Infomaniak che permette di caricare file più grandi rispetto a WeTransfer, fino a 50 GB, e di scegliere per quanto tempo rendere disponibile il link. Anche in questo caso non è necessaria la registrazione, e puoi decidere di inviare i file sia con un link sia direttamente tramite e-mail. In questo ultimo caso, come per WeTrasfer, puoi copiare il link contenente i tuoi file pesanti e incollarlo direttamente all’interno del corpo della mail.
Simile come funzionamento, ma con caratteristiche leggermente diverse, è Smash, un servizio che consente di inviare file fino a 2 GB e valido fino a 7 giorni nella versione gratuita e con la possibilità di generare link condivisibili via mail. Smash risulta tra i più veloci e semplici da usare, con un piano a pagamento più economico di alcuni concorrenti che porta il limite a 250 GB e validi fino a 30 giorni al costo di 4,80 euro al mese.
In più dei servizi di trasferimento dedicati, molte piattaforme di posta elettronica ormai integrano funzioni simili direttamente nell’interfaccia. Ad esempio, quando invii file con Gmail e superi il suo limite di allegato, il sistema può collegarsi automaticamente a Google Drive per caricare il file e inserirne il link nella mail; allo stesso modo, Outlook ti propone di usare OneDrive per allegare file pesanti tramite link.
Anche alcuni programmi di produttività implementano strumenti simili: ad esempio, il plugin Outlook Adobe Send & Track consente di inviare file di grandi dimensioni come collegamenti direttamente da questo client mail. I file allegati vengono caricati in Adobe Creative Cloud e nel corpo del messaggio vengono inseriti i relativi collegamenti, senza dover passare per servizi esterni o link separati.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
