Questo sito contribuisce alla audience di Il Messaggero
Settimana del Black Friday
Scopri le migliori offerte dell'Amazon Black Friday 2018. Vedi le offerte Amazon

Programmi per archiviare documenti

di

Pensa a come sarebbe bello se invece di tenere quella pila di documenti cartacei sulla tua scrivania potessi digitalizzare il tutto, in modo tale da tenerli ben custoditi ed ordinati sul computer, senza dover sudare sette camicie, come si suol dire, ogni volta che hai bisogno di trovare questa o quell’altra scartoffia. Basterebbe infatti qualche clic ed una rapida per avere subito a portata di mano, o meglio di mouse, ciò di cui hai bisogno.

Già ma… come riuscire a fare ciò? Domanda lecita, anzi di più. Se vuoi posso spiegartelo io, con questo mio tutorial incentrato proprio sui migliori programmi per archiviare documenti. Dedicami dunque qualche minuto del tuo prezioso tempo libero oltre che della tua attenzione e provvederò ad indicarti (oltre che esplicarti) quali sono le più interessanti risorse che hai dalla tua per riuscire nell’impresa. Grazie ad esse potrai quindi custodire, catalogare, ordinare e gestire tutti i tuoi documenti, non solo quelli che in origine erano cartacei, come nell’esempio ad inizio guida, ma anche quelli disponibili direttamente in formato digitale. Senza contare la disponibilità di risorse utili per crearne di nuovi al PC.

Allora? Posso sapere che cosa ci fai ancora li impalato? Posizionati bello comodo dinanzi il tuo fido computer ed inizia immediatamente a concentrati sulla lettura di questo articolo. Sono sicuro che alla fine potrai dirti ben contento e soddisfatto di quanto appreso e che, addirittura, in caso di necessità sarai anche pronto a fornire utili spiegazioni al riguardo a tutti i tuoi amici interessanti allo steso argomento. Che ne dici, scommettiamo?

Indice

Evernote (Windows/Mac)

Programmi per archiviare documenti

Ha davvero bisogno di presentazioni? Evernote è una delle soluzioni più diffuse per la creazione e la gestione di annotazioni. Può essere usato per scrivere delle semplici note oppure, grazie alla funzione di allegati, per gestire documenti di vario genere creando un archivio organizzato e facilmente consultabile.

È disponibile sia per Windows che per Mac (oltre che per device mobile) e sincronizza in maniera automatica le note e gli allegati via Internet. La versione di base gratuita prevede alcune limitazioni (es. la sincronizzazione su un numero limitato di dispositivi) che possono invece essere aggirate sottoscrivendo il piano a pagamento.

Per servirtene, collegati alla pagina di download del programma ed attendi che lo scaricamento del software venga avviato e portato a termine.

A download ultimato, se stai usando Windows apri il file .exe ottenuto e clicca su Si. Seleziona la casella Accetto i termini del contratto di licenza e clicca su Installa. Porta poi a termine il setup pigiando su Termina.

Se invece quello che stai usando è un Mac, apri il pacchetto .dmg ottenuto, clicca su Agree e trascina l’icona dell’applicazione sulla cartella Applicazioni di macOS. Dopodiché facci doppio clic sopra e seleziona Apri in risposta all’avviso che compare su schermo.

Ora, a prescindere dal sistema operativo impiegato, compila i campi Email: e Password: nella finestra del programma con i dati richiesti e premi su Registrati per registrare un account per usufruire del servizio.

Una volta visualizzata la finestra principale del software potrai iniziare a gestire note e documenti vari importandoli e creandoli tramite il menu File. A ciascuna nota puoi allegare documenti ed elementi multimediali.

Tutte le note vengono organizzate in taccuini, a cui puoi accedere facendo clic sulla voce apposita presente a sinistra. Per vedere invece le varie note aggiunte ad un taccuino, seleziona queste ultime dalla parte centrale della finestra del programma. Per gestire invece le proprietà di una nota, facci clic destro sopra e serviti delle voci annesse al menu contestuale che compare.

Da notare poi che sempre dalla barra laterale di sinistra della finestra di Evernote puoi gestire i tag ed accedervi al volo, puoi accedere al cestino ed ai collegamenti rapidi.

Dropbox (Windows/Mac)

Programmi per archiviare documenti

Dropbox è uno dei più popolari servizi di cloud storage presenti attualmente sul mercato che consente di archiviare i propri documenti online e di sincronizzarli tramite Internet su tutti i propri dispositivi, non solo computer ma anche smartphone e tablet. Basta inserire i file che si desidera archiviare/sincronizzare nella cartella del programma e questi vengono salvati online e sincronizzati automaticamente su tutti i device in possesso dell’utente.

La versione base del servizio è gratuita ed offre 2 GB di spazio (espandibili tramite link referral, servizi universitari e concorsi organizzati da Dropbox annualmente) ma è possibile sottoscrivere dei piani di abbonamento pay. È compatibile con Windows e Mac (oltre che con le piattaforme mobile).

Per effettuare il download del client sul tuo computer, collegati al sito Internet del programma, clicca sul collegamento Scarica presente in alto a destra e poi sul bottone Download di Dropbox.

A download ultimato, se stai usando Windows apri il file .exe ottenuto e clicca su Si. Ad installazione ultimata, clicca sulla voce Registrati nella finestra su schermo e compila i campi visualizzati con i dati richiesti, in modo tale da registrare il tuo account gratuito per poter utilizzare il servizio. Spunta poi la voce relativa all’accettazione dei termini del servizio e pigia su Registrati. In seguito, clicca su Apri il mio Dropbox. Se vuoi, salta pure il tutorial introduttivo.

Se invece quello che stai usando è un Mac, apri il pacchetto .dmg ottenuto, fai doppio clic sull’icona del programma nella finestra che vedi apparire sulla scrivania e segui la semplice procedura di setup che ti viene proposta, similmente a quanto visto insieme poc’anzi per Windows.

In seguito, a prescindere dal sistema operativo in uso, potrai archiviare i tuoi documenti su Dropbox trascinandoli nella cartella del programma, quella denominata Dropbox, appunto. Per quel che concerne la condivisione, la copia del link ed altre operazioni, fai clic destro sul file di riferimento per visualizzare le varie opzioni disponibili.

Puoi accedere ai tuoi file su Dropbox anche tramite l’icona del programma che è stata aggiunta all’area di notifica (su Windows) ed al menu di sistema (su Mac). Dal menu che appare puoi altresì gestire le opzioni di utilizzo del servizio.

Eventuali documenti caricati da altri computer e/o device mobile su cui hai effettuato l’accesso con il medesimo account saranno sincronizzati con il dispositivo in uso e visibili nella cartella summenzionata. Per maggiori dettagli, fa’ riferimento alla mia guida dedicata in via specifica proprio a come funziona Dropbox.

FlashJet Scan (Windows)

Un altro tra i programmi per archiviare documenti di cui desidero parlarti è FlashJetScan. Si tratta di un software gratuito che consente di raccogliere in unico archivio tutti i documenti cartacei scansionati in formato PDF, organizzandoli per tipologia.

È molto semplice da usare e consente di suddividere i documenti in categorie personalizzate, cosa che non solo permette di gestirli al meglio ma anche di velocizzare in maniera significativa il rintracciamento delle informazioni in esso. È compatibile con tutte le principali versioni di Windows e tutti gli scanner attualmente in commercio.

Pe scaricarlo sul tuo computer, collegati alla pagina di download presente sul sito Internet di Softpedia e clicca sul bottone Download posto in alto a sinistra. Nella pagina che successivamente ti viene mostrata, fai clic sul collegamento Softpedia Secure Download (US).

A scaricamento ultimato, estrai l’archivio compresso ottenuto in una qualsiasi posizione di Windows ed avvia il file .exe. Clicca quindi su Accept, su Si, su Installa e poi su Esegui.

Ora che visualizzi la finestra del programma sul desktop, per poter scannerizzare ed organizzare i tuoi documenti in base alla tipologia provvedi in primo luogo a creare le categorie di riferimento. Per riuscirci, clicca su Add category nel menu a sinistra, digita il nome della categoria da creare nel campo Name nella finestra che si è aperta, clicca sul bottone […] per selezionare la cartella in cui salvare i documenti digitalizzati in quella categoria e premi sul bottone Save per salvare le impostazioni.

Dopo aver generato tutte le categorie, accendi lo scanner o la stampante multifunzione, posiziona i documenti da scannerizzare sotto il coperchio e clicca sul pulsante Scan document nella finestra del programma per avviare la procedura di scansione.

Nella schermata che vedrai apparire, seleziona la categoria del documento da digitalizzare tramite il menu a tendina Category, assegna un nome al file digitandolo nel campo Description e clicca sull’icona dello scanner in alto a sinistra.

Indica poi, tramite l’ulteriore finestra che vedrai apparire, la qualità con cui desideri digitalizzare il documento e premi sul bottone Scansione, su Fine e sull’icona del floppy disk.

Potrai poi accedere all’archivio dei documenti sottoposti a scansione facendo clic sul bottone Search documents nel menu laterale nella finestra principale di FlashJetScan. I file archiviati possono essere cercati in base al nome, alle categorie ed alla data di creazione. Per aprire quanto di tuo interesse facci doppio clic sopra.

ResophNotes (Windows)

Programmi per archiviare documenti

ResophNotes è un programma molto piccolo ma molto efficace che permette di creare e gestire le proprie annotazioni attraverso un’unica interfaccia molto semplice da usare. Per farla breve, si potrebbe dire che è un manager per i file di testo attraverso il quale si può creare un archivio di annotazioni ed utilizzare semplici file TXT al posto di soluzioni “chiuse” per appuntare i propri impegni, recapiti telefonici, ecc..

Usato in combinato con Dropbox o servizi simili, permette di sincronizzare le proprie annotazioni su più computer e dispositivi. Supporta inoltre la sincronizzazione diretta con applicazioni mobile come Simplenote. È solo per sistemi operativi Windows, è gratis ed è anche fruibile in una variante portable (quella che ho usato io per redigere questo passo).

Per usarlo, collegati al sito Internet del programma e clicca sul bottone Download che trovi sopra la dicitura Portable 64-bit oppure Portable 32-bit a seconda della versione di Windows che stai utilizzando, in modo tale da avviarne la procedura di download sul computer.

A scaricamento completato, estrai l’archivio ZIP appena ottenuto in una qualsiasi posizione di Windows ed avvia il file .exe presente al suo interno.

Una volta visualizzata la finestra principale del programma sul desktop, potrai cominciare a digitare il testo delle tue note nella parte destra. Puoi anche aggiungervi dei tag, compilando il campo Add tag… apposito che sta in alto a destra. A sinistra, invece, troverai l’elenco completo delle annotazioni ed i pulsanti [+] e [-] per, rispettivamente, aggiungerne di nuove o eliminare quelle esistenti.

Ciascuna annotazione può essere contrassegnata come preferita, visualizzata in modalità Markdown, inviata “al volo” tramite posta elettronica oppure stampata. Per riuscirci, ti basta fare clic sui pulsanti che trovi nella parte in alto a sinistra della finestra del programma.

Se poi vuoi intervenire su tutte le varie ed eventuali impostazioni del programma e collegare il tuo account Simplenote al servizio, fai clic sul pulsante con l’ingranaggio che sta nella parte in basso a destra della finestra.

Benubird PDF (Windows)

Programmi per archiviare documenti

Benubird PDF rientra a pieno titolo tra i programmi per archiviare documenti. È infatti un’applicazione molto facile da usare che permette di gestire documenti in formato PDF e file di Office tramite un’unica comoda interfaccia.

Utilizzandolo, è possibile filtrare e cercare i propri documenti secondo vari parametri, taggarli e organizzarli in maniera estremamente intuitiva. Il programma è scaricabile gratuitamente e funziona su tutte le principali versioni del sistema operativo Windows.

Per servirtene, provvedi in primo luogo a collegarti alla pagina di download del programma presente sul sito Internet di Softpedia e clicca sul bottone Download in alto a sinistra dopodiché clicca sul collegamento External Mirror 1, in modo tale da avviare lo scaricamento di Benubird PDF.

A download completato, apri il file .exe ottenuto e clicca su Si. Successivamente pigia su Next, su I Agree, su Install e poi su Finish.

Una volta visualizzata la finestra del programma sul desktop, pigia sul bottone From File oppure su quello From Folder nella sezione Import in alto a sinistra per importare, rispettivamente, singoli file o intere cartelle. Assegna quindi una categoria di riferimento per gli elementi importanti compilando il campo apposito e clicca su OK.

Tutti gli elementi importanti saranno visibili nella parte destra della finestra del programma, mentre sulla sinistra trovi le varie opzioni per filtrare la tua libreria per tipologia, per collezione e le voci smart. Puoi anche effettuare una ricerca per nome, per autore, per oggetto oppure per tag usando il campo in alto a destra, nella sezione Search.

Per visualizzare un dato documento, invece, fai doppio clic sul suo titolo. Si aprirà dunque una nuova scheda del programma con all’interno il file selezionato. Se invece vuoi modificare la modalità di visualizzazione dei file in elenco, serviti delle voci annesse alla sezione Show/Hide, sempre presente sulla barra degli strumenti del programma.

Se poi desideri esportare i tuoi file, utilizza le opzioni che trovi in corrispondenza della sezione Export che sta in alto, mentre per gestire tag e libreria utilizza i bottoni annessi alla sezione Manage. Per gestire le tue collezioni puoi invece servirti dei bottoni annessi alla sezione Create.

iDocument (Mac)

Programmi per archiviare documenti

Quando si parla di programmi per archiviare documenti è praticamente impossibile non menzionare iDocument. Si tratta infatti di un’applicazione gratuita (ma eventualmente disponibile anche in variate a pagamento, con funzioni aggiuntive) per macOS che consente di organizzare e catalogare i documenti sul Mac in maniera incredibilmente semplice e veloce. Consente di creare un vero e proprio archivio digitale con un’interfaccia che ricorda molto da vicino quella di iTunes.

Per effettuarne il download sul tuo Mac, collegati alla relativa sezione del Mac App Store Online e clicca sul bottone Vedi in Mac App Store. Nella finestra del Mac App Store “vero e proprio” che compare sul desktop, pigia sul bottone Ottieni/Installa (e se necessario inserisci anche la password del tuo ID Apple).

Ad installazione completata, richiama l’applicazione tramite il Launchpad, facendo clic sulla sua icona. Clicca quindi su OK in riposta all’avviso che vedi apparire su schermo e ti ritroverai al cospetto della finestra principale del programma. Trascinaci sopra i documenti che intendi organizzare ed attendi che vengano caricati nell’interfaccia del software.

Facci clic destro sopra e serviti delle voci annesse al menu che appare per aggiungere dei tag, per spostare il documento in una data collezione ecc. Se invece vuoi visualizzare tutte le info del caso, seleziona semplicemente i file e troverai i dettagli di cui hai bisogno sulla destra (puoi anche editarli), mentre per aprire un dato documento facci semplicemente doppio clic sopra.

Una volta aggiunti i tuoi documenti, puoi cercarli per parola chiave tramite il campo apposito che sta in alto a destra oppure puoi filtrarli per titolo, dimensioni ecc. servendoti delle voci poste nella parte in alto al centro della finestra di iDocument.

Nella parte sinistra della finestra del programma trovi invece le varie sezioni in cui è suddivisa la libreria dell’applicazione. Per aggiungere nuove voci, clicca sul bottone [+] che sta in basso a sinistra.