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Come funziona webinar

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Devi organizzare un seminario e hai scoperto che puoi farlo anche online, raggiungendo addirittura un numero maggiore di partecipanti, che potranno collegarsi al tuo simposio ovunque si trovino. Tuttavia, non hai ancora idea di come passare dalla teoria alla pratica. Se le cose stanno così, nessun problema, questo tutorial ti aiuterà proprio a orientarti sulla questione.

Nei prossimi paragrafi, infatti, ho intenzione di spiegarti come funziona webinar, tale è il nome con cui ci si riferisce a un seminario organizzato sul Web, elencandoti le possibilità che può darti questo tipo di esperienza, gli strumenti utili per organizzarne uno e una panoramica sulle migliori piattaforme per webinar, con le loro differenze.

A questo punto, non ti resta che ritagliarti qualche minuto di tempo libero e metterti comodo, per leggere quanto ho da dirti sul tema: vedrai che, alla fine, avrai ben chiaro come funziona un webinar e potrai scegliere gli strumenti e i servizi da usare secondo le tue necessità. Ti auguro una buona lettura e un in bocca al lupo per la tua attività!

Indice

Cosa è un webinar

Come funziona webinar e di cosa si tratta

Prima di addentrarci nel tutorial su come funziona un webinar, voglio darti qualche informazione in più su cosa è un webinar. Ebbene, sappi che con “webinar” ci si riferisce a un seminario online in cui i partecipanti possono interagire da remoto, tramite Internet, da dispositivi quali computer, smartphone o tablet. In effetti, la parola inglese webinar deriva dall’unione dei termini Web e Seminar.

Un webinar è interattivo: nel caso sia tu l’organizzatore, avrai il ruolo di coordinatore, o di docente, a seconda della proposta informativa oppure educativa dell’intervento, che avverrà di fronte a un pubblico connesso. Quest’ultimo potrà porre domande e fare osservazioni, creando anche uno scambio reciproco.

Condizioni indispensabili per un webinar sono avere una connessione Internet funzionante e aver scaricato un software, o essersi collegati a un’applicazione Web, in grado di mettere in comunicazione tutti i partecipanti a distanza. Nelle prossime righe conoscerai alcune di queste piattaforme, che ti descriverò.

Posso dirti che, in genere, dovrai inviare un link via posta elettronica, messaggistica istantanea o altri mezzi alle persone interessate a prendere parte al webinar che intendi programmare; o meglio, una volta ufficializzato l’evento, il link sarà inviato automaticamente dal servizio prescelto. In alternativa gli utenti potranno decidere se attivare un promemoria ed essere raggiunti da una notifica (questo funziona soprattutto per i live streaming sui canali social).

Esistono strumenti per organizzare webinar gratuiti e a pagamento: tu stesso potrai decidere se indire il seminario online a partecipazione libera, oppure richiedere l’iscrizione tramite una sorta di biglietto che avrà un determinato prezzo.

Si evince, quindi, che un webinar può essere considerato anche uno strumento di marketing, in grado di far conoscere la propria attività a un pubblico potenzialmente interessato ai servizi offerti. Dunque, potresti anche iniziare a pensare come guadagnare con un webinar.

Informazioni generali

Ora che stai entrando nell’ordine delle idee in merito a come funziona un webinar, devo anche fornirti alcune informazioni generali sulla strumentazione che potrebbe esserti utile per renderlo attuabile e funzionale per gli utenti connessi. Con un minimo d’impegno, riuscirai certamente a produrre un webinar di qualità, con cui farai un’ottima impressione sul tuo pubblico.

Occorrente

Come funziona webinar e strumentazione occorrente

Sei pronto per il tuo webinar ma non sai come metterlo in pratica? Niente panico, comincia con questa lista di materiale occorrente, che dovrai predisporre per la buona riuscita della conferenza online.

Credo di poter dare per scontato il fatto che tu abbia un computer e un collegamento alla Rete: in caso, ti consiglio di leggere la mia guida su come velocizzare connessione Internet, per ottimizzare la sua performance, quindi produrre un webinar fluido, senza fastidiose interruzioni e/o interferenze, fastidiose per chi ascolta.

Ciò che di sicuro ti servirà, invece, è una webcam: puoi sfruttare quella integrata al monitor del tuo PC, tuttavia ti consiglio vivamente di acquistarne una ad alta risoluzione, di tipo esterno, comunque facile da coordinare al dispositivo. A tal proposito, puoi leggere la mia guida su come collegare una webcam al PC.

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Se hai una fotocamera di ultima generazione in casa, sappi che potrebbe essere un’ottima idea sfruttarla per trasmettere i tuoi webinar: oggi molte case produttrici di macchine fotografiche digitali hanno messo a disposizione degli utenti delle utility per utilizzarle anche in tal senso. Leggi la mia guida su come usare una fotocamera come webcam e, se vuoi, dai un’occhiata ai migliori modelli in vendita online, perché se i webinar diventeranno un’attività importante e continuativa per te, potrebbe rivelarsi un buon investimento.

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Come dici? Lo smartphone potrebbe essere adatto per riprendere un webinar? Certamente, soprattutto se dotato di un comparto video di qualità: a tal proposito, ho realizzato per te una guida all’acquisto dedicata ai migliori camera phone.

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Un altro elemento fondamentale, è il microfono: un audio cristallino e chiaro, è importantissimo durante un webinar, per permettere al pubblico collegato di ascoltare e capire tutto. Puoi scegliere un microfono a condensatore, da tenere sulla scrivania, se l’esposizione dei tuoi concetti resta abbastanza statica e l’inquadratura avviene costantemente a mezzo busto, oppure optare per un microfono wireless da appuntare ai vestiti, mentre ti muovi liberamente, dovendo illustrare contenuti per cui devi stare anche in piedi e apparire a figura intera. Puoi trovare con facilità dei microfoni di tutti i tipi sui vari marketplace online a prezzi accessibili.

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Lo stesso concetto della ripresa a mezzo busto, oppure a figura intera, si applica alle luci fotografiche, sempre utili per ottenere un’immagine migliore a video e acquisire subito un tono più professionale. Se l’esposizione durante il webinar non prevede che tu ti muova molto oltre la tua postazione, scegli dei faretti LED di piccole dimensioni, o delle ring light, cioè lampade di forma anulare, sempre a tecnologia LED, particolarmente adatte per illuminare in maniera uniforme il volto.

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Qualora avessi bisogno di allestire una sorta di set, per isolarti dall’ambiente circostante (ricorda: è sempre meglio apparire in video all’interno di un contesto neutrale utilizzando, ad esempio, un fondale tinta unita, oppure recandosi in un angolo dalle pareti bianche), sempre sul Web trovi dei kit già belli e pronti, contenenti luci, diffusori per modulare l’illuminazione e sfondi monocromatici e green screen.

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Di base questo è tutto ciò che ti occorre per assicurare una trasmissione ottimale, puoi anche dotarti di altri accessori per affinare la tecnica, ma credo che capirai cos’altro può esserti utile con il tempo e l’esperienza sul campo.

Come fare un webinar

Come funziona webinar YouTube

Oltre alla strumentazione adatta e necessaria, se vuoi imparare come fare un webinar, devi sapere che avrai bisogno di una piattaforma Web, dove tu ti collegherai, insieme ai partecipanti al seminario: insomma sarà come una “sala riunioni virtuale”.

Come scegliere la piattaforma migliore per le tue esigenze? Innanzitutto bisogna fare una distinzione: ci sono servizi utilizzabili online, collegandosi semplicemente al loro sito (di solito sono anche gratuiti, nelle loro versioni base). Tra di essi vanno menzionati Google Meet, Microsoft Teams e persino le funzioni dedicate alle dirette in live streaming integrate nei maggiori social network, come Facebook, Instagram, Twitch YouTube. Utilizzare questi strumenti ti permette di dare libero accesso alle persone interessate ai tuoi contenuti, su invito oppure liberamente e si rivelano ottimi soprattutto da un punto di vista promozionale.

Ci sono, poi, piattaforme che prevedono il download di un client per PC, smartphone e/o tablet. Questi strumenti, in genere, hanno un accesso e dei piani gratuiti con alcune limitazioni, affiancati da piani d’iscrizione a pagamento che permettono di far collegare al webinar molte persone, senza barriere temporali o quant’altro. Software del genere sono Skype oppure Zoom e GoToWebinar. Servizi del genere rispondono a necessità professionali, che possono vedere coinvolte anche centinaia di persone, incluso un pubblico pagante.

In linea di massima, potrai decidere se collegarti in diretta, forse la scelta migliore per un seminario online interattivo, oppure registrare l’intervento: in entrambi i casi potrebbe esserti utile un programma come OBS, un software per computer completamente gratuito e open source che permette sia di registrare che di effettuare live su varie piattaforme, con la possibilità di riprendersi, catturare lo schermo del computer, il microfono e molto altro ancora.

Come funziona webinar Zoom

Come funziona webinar Zoom

Se credi di aver proprio bisogno di una piattaforma facile da usare e che, soprattutto, includa almeno un piano gratuito per le videoconferenze, devi assolutamente imparare come funziona Zoom.

Zoom permette ai suoi utenti di collegarsi per videochiamate tra più persone, sostenere colloqui a distanza, seguire lezioni, corsi, talk e, ovviamente, indire e partecipare ai webinar. Per utilizzare Zoom, puoi raggiungere il sito ufficiale del servizio, scorrere la home page fino in fondo e selezionare la lingua italiana, quindi restare connesso tramite il browser (solo se sei un partecipante a una videoconferenza), oppure scaricare il client dell’applicazione.

Inoltre, troverai disponibile anche l’app per smartphone e tablet: per dispositivi Android è scaricabile da Google Play Store (o da uno store alternativo, se non si dispone dei servizi Google sul dispositivo), mentre per iPhone e iPad si può effettuare il download da App Store.

Il piano gratuito di Zoom prevede una durata di 40 minuti a collegamento, per un massimo di 100 partecipanti. Si può, poi, acquistare il piano Zoom Pro al costo di 13,99€ al mese, così come scegliere un’opzione ancor più mirata. Nel tuo caso, ad esempio, proprio quella Webinar video Zoom, per seminari online professionali: come funziona? Dovrai stabilire un numero massimo di partecipanti ai tuoi webinar, in un ventaglio di proposte che va da 100 persone fino a 10.000 persone, con una spesa che parte da 37€/mese/licenza per 100 persone. Maggiori info qui.

Se hai ancora qualche dubbio sull’attivazione di Zoom, leggi la mia guida su come scaricare Zoom, quindi fatto ciò, leggi anche il tutorial su come registrarsi su Zoom, dato che sarà il passo successivo.

Una volta ottenuto il client di Zoom, o l’app, all’interno del tuo profilo potrai decidere di programmare il tuo webinar oppure avviarne uno in diretta, invitando gli utenti a partecipare tramite un link di accesso che arriverà loro via e-mail. Per sapere come fare, leggi la mia guida su come creare un link su Zoom.

Il servizio integrato Zoom video webinars, tra le altre cose, permette di creare una landing page con la registrazione del seminario, per promuovere l’attività, di chattare con i partecipanti durante la diretta, di raccogliere i loro dati (previo consenso) per inviare email informative (CRM) e di testare il gradimento dell’intervento. Maggiori info qui.

Ricorda di predisporre al meglio l’inquadratura, prima d’iniziare la conferenza, così come di fare qualche prova audio e video, utilizzando gli accessori di cui ti ho parlato nel paragrafo relativo all’occorrente per creare un webinar.

Per ulteriori dettagli sull’utilizzo di questa piattaforma, particolarmente indicata se hai un pubblico di piccola o media entità, leggi le mie guide su come funziona l’app Zoom e su come aggiornare Zoom, per permettere al servizio di funzionare sempre nel migliore dei modi.

Come funziona webinar GoToWebinar

Come funziona webinar con GoToWebinar

Sebbene anche Zoom preveda delle funzioni per permetterti di monetizzare con i tuoi webinar, forse ciò che stai cercando è uno strumento più completo e specifico per lo scopo. Molto bene: quello che ti serve è sapere come funziona GoToWebinar.

GoToWebinar è un servizio avanzato, indicato soprattutto per webinar a pagamento: permette al promotore dell’iniziativa di stabilirne un costo e ai partecipanti di pagare comodamente tramite carta di credito/debito. Per ricevere il denaro dei “biglietti virtuali” pagati dagli utenti, ci sarà bisogno di collegare il servizio di terze parti Stripe all’account personale su GoToWebinar.

Per il resto, GoToWebinar propone piani di abbonamento a partire da 109€ al mese (89€ al mese se si sceglie la fatturazione annuale), permettendo di usufruire di una prova gratuita di 7 giorni. Tra le funzioni del servizio c’è la possibilità di registrare dirette simulate, utili per pianificare un intervento su scala globale, senza preoccuparsi del fuso orario, così come di pubblicare i propri webinar sulla piattaforma GoToStage, pensata per dare maggiore visibilità ai contenuti e acquisire nuovo pubblico.

Per utilizzare GoToWebinar, se sei un organizzatore (ma potrebbe essere indispensabile anche se sei un partecipante a un webinar), dovrai scaricare l’applicazione desktop del servizio per Windows o macOS. Inizia, dunque, collegandoti al sito ufficiale che, però, troverai sotto il nome di GoToMeeting: di fatto sarai reindirizzato a questo sistema per l’organizzazione dei tuoi seminari online, in quanto GoToWebinar è un prodotto interno a tale servizio. Puoi anche scaricare l’app da Google Play Store (o da uno store alternativo, se non disponi dei servizi di Google) se hai un dispositivo Android, oppure da App Store, se hai un iPhone/iPad.

Leggi poi con attenzione la mia guida su come scaricare GoToMeeting su PC, non solo per conoscere la procedura di attivazione del servizio correlato a GoToWebinar ma, soprattutto, per sapere quali sono i requisiti minimi per poterlo usare, a livello di sistema operativo, browser e hardware. Per maggiori info, leggi anche la pagina del supporto tecnico di GoToWebinar.

Altre soluzioni per webinar

Come funziona webinar con Cisco Webex Meetings

L’argomento ti stimola interesse e, oltre alle piattaforme descritte nei paragrafi precedenti, a questo punto vorresti conoscere altre soluzioni per webinar. Perfetto! Ecco una lista delle migliori.

  • Twitch — decisamente una delle piattaforme online in maggiore ascesa per il live streaming (disponibile anche in versione app per Android e iOS/iPadOS), può essere sfruttata anche per webinar, corsi, tutorial (ormai non più solo a tema videogiochi). Se ancora non la conosci, leggi la mia guida su come funziona Twitch.
  • Cisco Webex Meetings — è un’altra delle applicazioni Web più note per videoconferenze, utilizzabile anche gratuitamente e da app Android e iOS/iPadOS, permette di invitare fino a 40.000 persone, pianificare le presentazioni e condividere lo schermo facilmente, quando necessario. Per maggiori info sul servizio, leggi la mia guida su come scaricare Cisco Webex.
  • ClickMeeting — se sei interessato a produrre dei webinar a pagamento, si tratta di un’ottima alternativa a GoToMeeting/GoToWebinar. Si accede al servizio attraverso piani a pagamento che partono da 22€ al mese e si possono gestire i flussi anche tramite PayPal Anche in questo caso è disponibile la versione app di ClickMeeting per Android e iOS/iPadOS.

Infine, t’invito a leggere le mie guide su come fare un webinar e come registrare un webinar, per conoscere nel dettaglio i maggiori servizi dedicati allo scopo e utili indicazioni su come fare un webinar efficace.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.