Come funziona la posta elettronica certificata

La PEC (acronimo di Posta Elettronica Certificata) è uno strumento indispensabile per la Pubblica Amministrazione, per le società (anche quelle individuali), oltre che per i liberi professionisti iscritti agli ordini o ai collegi e amministratori di società. Dal momento che rientri in una di queste categorie, è giunto per te il momento di “correre ai ripari” e di attivare un indirizzo di posta certificata. Tuttavia, prima vorresti ricevere delucidazioni in merito al funzionamento di questo servizio, così da agire con consapevolezza e sicurezza. Ho indovinato?

Beh, se le cose stanno così, lascia che ti dica che sei appena atterrato nella pagina Web giusta. Nelle prossime righe, infatti, ti parlerò di come funziona la posta elettronica certificata, chiarendo anche come attivare un indirizzo PEC (esaminando anche le soluzioni gratuite disponibili) e alcune operazioni base, come il rinnovo del servizio e il download delle email certificate.

Come dici? Non vedi l’ora di cominciare? Allora mettiti seduto bello comodo e ritaglia cinque minuti del tuo prezioso tempo libero per scoprire tutto quello che c’è da sapere sulla posta elettronica certificata. Detto questo, a me non resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e farti un grande in bocca al lupo per tutto.

Indice

• Come funziona la PEC: Posta Elettronica Certificata
• Come fare la posta elettronica certificata
• Come fare la posta elettronica certificata gratuita
• Come rinnovare la posta elettronica certificata
• Come scaricare la posta elettronica certificata

Come funziona la PEC: Posta Elettronica Certificata

Come promesso, qui di seguito ti chiarirò come funziona la PEC (Posta Elettronica Certificata). Innanzitutto devi sapere che la PEC è un sistema di posta elettronica che conferisce valore legale equivalente a una raccomandata con ricevuta di ritorno (se queste vengono inviate da PEC a PEC).

Il suo funzionamento si basa su un processo certificato che garantisce la prova dell’invio, della trasmissione e della consegna dei messaggi.

Quando si invia un’email tramite PEC, infatti, il messaggio viene prima preso in carico dal gestore del mittente, che ne verifica la conformità con gli standard della posta elettronica certificata. Se questa prima verifica ha esito positivo, l’email viene passata al gestore del destinatario, che a sua volta effettua una seconda verifica.

In questa fase, il mittente riceve una prima email che attesta l’accettazione del messaggio da parte dei server del destinatario, confermando quindi l’avvenuta spedizione (notifica di accettazione). Se anche la seconda verifica va a buon fine, il messaggio viene finalmente recapitato all’utente finale. A questo punto, il mittente riceve una seconda email di notifica che attesta la consegna effettiva dell’email al destinatario (notifica di consegna).

Attenzione però: come per una raccomandata con ricevuta di ritorno, la notifica di avvenuta consegna della PEC non garantisce che il destinatario abbia effettivamente letto il messaggio, ma attesta soltanto che l’email è arrivata nella sua casella di posta.

Tutte le notifiche e i meccanismi che rendono la PEC tale – la certificazione dell’invio, la ricevuta di consegna e la validità legale – avvengono “dietro le quinte” in modo completamente automatico. Dunque, per utilizzare la PEC, ti basta entrare nella tua casella di posta certificata. Una volta nell’interfaccia, come per una email tradizionale, premi sul pulsante per creare un nuovo messaggio e compili i campi di testo relativi a destinatario (A), oggetto e corpo del messaggio. Fatto ciò, per inviare l’email, premi semplicemente sul pulsante di invio. Oltre a queste operazioni di base, non dovrai fare nulla: sarà il sistema a occuparsi automaticamente di garantire tutti gli aspetti certificativi.

Vorrei anche chiarire un aspetto importante: la PEC non richiede dispositivi hardware particolari per essere utilizzata. Funziona esattamente come un normale indirizzo di posta elettronica, quindi non sono necessarie né chiavette USB né smart card.

Infatti, puoi accedere al servizio di posta certificata utilizzando i metodi delle mail tradizionali.

• Tramite Webmail: puoi leggere e inviare mail certificate direttamente dal browser collegandoti al sito Web del servizio di Webmail del tuo provider. Maggiori info qui.
• Con client di posta: puoi configurare il tuo indirizzo PEC su client come Outlook, Thunderbird o Apple Mail per PC, smartphone o tablet, utilizzando i protocolli IMAP (o POP, anche se ormai sconsigliato). Maggiori info qui.
• Con app dedicate: per inviare PEC da smartphone o tablet, la maggior parte dei provider offre applicazioni ufficiali disponibili sia per Android che per iOS/iPadOS. Maggiori info qui.

In sintesi, la PEC mantiene tutta la praticità della posta elettronica tradizionale, aggiungendo il valore legale della certificazione senza complicazioni hardware. Tutti i meccanismi che garantiscono la validità legale delle comunicazioni avvengono automaticamente “dietro le quinte”, senza che l’utente debba compiere azioni specifiche.

Ci sono poi diversi gestori sul mercato (ovvero aziende che offrono la possibilità di aprire una casella PEC), ciascuno con proprie caratteristiche e soluzioni. Tra i principali provider italiani troviamo nomi noti come Aruba PEC, Register, Poste Italiane, Libero PEC, Infocert e Namirial (l’elenco completo ufficiale lo trovi qui).

Queste aziende forniscono caselle PEC con costi generalmente contenuti, che variano in base al tipo di servizio scelto e alle funzionalità incluse. Alcuni gestori offrono anche opzioni gratuite o periodi di prova, soprattutto per utenti privati o piccole realtà, mentre le soluzioni più complete per professionisti e aziende prevedono costi leggermente superiori ma includono servizi aggiuntivi come maggiore spazio di archiviazione, backup automatici o integrazioni con altri strumenti professionali.

Considera anche che le caselle PEC hanno solitamente una scadenza annuale con rinnovo automatico, garantendo così la continuità del servizio. Tuttavia, puoi rinnovare prima della naturale scadenza accedendo all’area personale. Comunque sia, i provider inviano notifiche di scadenza con un certo anticipo (di solito 30 giorni prima), fornendoti tutte le istruzioni necessarie per proseguire con il rinnovo; inoltre, dopo la scadenza c’è spesso un periodo di tolleranza durante cui la casella rimane in standby – dando così la possibilità all’utente di rinnovare in ritardo. Trovi maggiori dettagli qui.

Per quanto riguarda gli obblighi, è importante precisare che la PEC non è obbligatoria per i privati cittadini che non svolgono attività professionali o imprenditoriali. La situazione cambia per le imprese, i professionisti e gli amministratori di società.

Infatti, tutte le aziende (comprese le ditte individuali) hanno l’obbligo di inserire almeno un indirizzo di posta elettronica certificata nel Registro delle Imprese. Lo stesso vale per i liberi professionisti iscritti a un ordine o collegio professionale, che devono quindi avere una PEC per le comunicazioni ufficiali. Più recentemente, con la Legge di Bilancio 2025, tale obbligo è stato esteso anche agli amministratori di società.

Un’importante novità è rappresentata dall’INAD (Indice Nazionale dei Domicili Digitali), il portale online gestito dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e attivo dal luglio 2023. Questo sistema permette a cittadini, professionisti e imprese di istituire il proprio domicilio digitale registrando la propria PEC.

Attraverso l’INAD è possibile ricevere tutte le comunicazioni dalle Pubbliche Amministrazioni in formato digitale, evitando così l’invio di raccomandate cartacee. Se desideri saperne di più su questo portale, ti invito a leggere questa mia guida dedicata e visitare la pagina ufficiale del governo.

Per ricapitolare, la posta elettronica certificata è un requisito obbligatorio per le imprese (incluse le ditte individuali), per i professionisti iscritti a un albo o registro, e per gli amministratori di società. Al contrario, per i cittadini privati che non svolgono attività professionali o imprenditoriali, avere un indirizzo PEC non è un obbligo di legge. Tuttavia, può rappresentare uno strumento pratico per scambiare comunicazioni ufficiali con valore legale, sia con altri privati che con aziende o con la Pubblica Amministrazione.

Se sei alla ricerca di approfondimenti extra, nei miei articoli su come fare la posta elettronica certificata, come creare PEC, PEC: cos’è e come funziona e come funziona la PEC troverai senz’altro quello che stai cercando.

Come fare la posta elettronica certificata

Ora che abbiamo chiarito le basi, direi di vedere come fare la posta elettronica certificata. Innanzitutto devi sapere che avere la posta elettronica certificata non è per niente complicato: basta scegliere un gestore, configurare l’indirizzo PEC fornendo le informazioni e i documenti richiesti, quindi sottoscrivere un abbonamento (generalmente annuale, ma esistono anche altre opzioni). Al termine dell’attivazione, puoi iniziare a usare la casella tramite relativo sito Web, oppure configurare l’indirizzo PEC sul tuo client di posta preferito o scaricare l’app sul tuo smartphone o tablet.

Come appena chiarito, tutto parte dai gestori PEC, ovvero dalle aziende che offrono questo tipo di servizio. Tra i gestori più noti e diffusi troviamo Aruba PEC, Poste Italiane, Infocert, Namirial, Cedacri e Register. L’elenco completo dei gestori PEC autorizzati AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) è presente a questa pagina Web: cliccando sui loro nomi avrai modo di scoprire tutte le offerte disponibili atterrando direttamente sui rispettivi siti Web. Se sei alla ricerca di qualche consiglio extra, nel mio articolo dedicato alla miglior posta certificata ti parlo in maniera approfondita delle caratteristiche delle caselle PEC che puoi attivare con i gestori più noti in Italia.

Per quanto riguarda i prezzi per fare una PEC, questi variano a seconda del gestore scelto, del tipo di abbonamento (annuale, mensile ecc.) e dei servizi aggiuntivi inclusi. In generale, i costi partono da circa 10-20 euro all’anno per le offerte base e possono arrivare a diverse decine di euro per pacchetti più completi che includono servizi extra come conservazione sostitutiva, spazio di archiviazione maggiore, notifiche via SMS e così via.

Anche in questo caso, ti consiglio di visitare il sito Web ufficiale del gestore che ti interessa, per conoscere tutti i prezzi e le offerte in modo dettagliato.

Comunque sia, una volta scelta la soluzione più adatta alle tue esigenze, non resta che effettuare il pagamento del servizio (solitamente tramite carta di credito) e inviare la documentazione richiesta per la convalida dell’identità. Solitamente è sufficiente compilare e inviare un modulo con i propri dati personali e una copia fronte/retro di un documento d’identità in corso di validità. L’operazione, inoltre, può essere svolta in via telematica o via fax, seguendo le indicazioni fornite dal gestore.

Per farti un esempio pratico, se desideri aprire una PEC con Aruba, collegati al sito Web ufficiale dell’azienda, scegli l’offerta che desideri sottoscrivere tra quelle disponibili per Privati e Business e fai clic sul pulsante Acquista. Dopodiché, premi sul pulsante Prosegui e completa l’ordine, in modo da effettuare la procedura di registrazione e, successivamente, il pagamento (che può avvenire con carta di credito, PayPal, bonifico bancario e bollettino) tramite il pulsante Registrati e completa l’ordine seguendo le indicazioni.

Una volta ricevuta la conferma di attivazione (questa arriverà sulla casella di posta “tradizionale” indicata in fase di creazione della PEC), potrai iniziare a usare la tua PEC di Aruba accedendo tramite Webmail, client di posta (leggi la mia guida su come procedere con la configurazione per ulteriori dettagli) e tramite l’app Aruba PEC, disponibile gratuitamente per Android e iOS/iPadOS. Puoi trovare maggiori info e dettagli su come attivare la PEC Aruba e come inviare PEC con Aruba nelle guide che ti ho appena linkato.

Oltre Aruba, i gestori con cui puoi avere la posta elettronica certificata sono diversi: leggi le mie guide su come fare la PEC con Poste Italiane, come attivare PEC Libero, come creare PEC con Legalmail (InfoCert) e come fare la posta elettronica certificata con Virgilio per scoprire le procedure specifiche, i costi e le caratteristiche di ciascun servizio. Ti segnalo, inoltre, che nel mio approfondimento su come attivare PEC troverai anche come attivare la posta elettronica certificata di TIM e di Register.

Come fare la posta elettronica certificata gratuita

Se ti stai chiedendo come fare la posta elettronica certificata gratuita, devi sapere che oggi come oggi non è possibile avere una PEC illimitata a costo zero. Come ti ho già spiegato, si tratta di un servizio che, pur avendo costi accessibili (generalmente intorno ai 10-20€ all’anno), è generalmente a pagamento.

Esiste però un’eccezione: Namirial offre SpidMail, una casella PEC gratuita per uso personale con 1GB di spazio. La ricezione è completamente gratuita e illimitata, mentre per gli invii certificati è previsto un costo. All’attivazione vengono inclusi alcuni invii gratis, e in periodi promozionali possono essercene altri. Successivamente, ogni invio singolo presenta un costo a partire da 0,70 euro + IVA, oppure si possono acquistare pacchetti di invii a prezzi più convenienti.

Per attivare SpidMail, collegati al sito ufficiale dell’azienda e clicca prima sul pulsante Attiva GRATIS, poi su quello Attiva subito. Dopodiché, accetta i termini e le condizioni del servizio spuntando le relative caselle e premi su Prosegui. A questo punto, potrai attivare la PEC utilizzando lo SPID: SpidMail è infatti attivabile esclusivamente tramite la tua identità SPID. Se non ne disponi ancora, puoi creare lo SPID attraverso Namirial (e riscattare 2 invii certificati gratuiti) o rivolgerti a qualsiasi altro Identity Provider.

Dopo aver attivato SpidMail, riceverai subito un invio certificato gratuito. Se hai utilizzato lo SPID di Namirial per l’attivazione, otterrai altri 2 invii certificati. Inoltre, puoi ottenere ulteriori invii gratuiti per ogni amico che si iscrive al servizio tramite il tuo link di invito personale. Per maggiori informazioni, ti consiglio la lettura del mio tutorial di approfondimento interamente dedicato a SpidMail.

Oltre a SpidMail che risulta completamente gratuita (ma solo in ricezione), le soluzioni per attivare la posta elettronica certificata gratis a tua disposizione sono quelle che prevedono periodi di prova gratuiti (es. i sei mesi offerti da Legalmail e Register). Puoi approfondire il discorso dando un’occhiata ai miei articoli PEC gratuita e come avere una PEC gratis.

Come rinnovare la posta elettronica certificata

Per rinnovare la tua posta elettronica certificata, la procedura da compiere varia in base al fornitore dei servizi scelto. In linea generale, puoi agire prima della sua scadenza naturale accedendo al sito del tuo provider e seguendo la procedura di rinnovo dalla tua area utente. Il processo è solitamente semplice: selezioni la casella PEC, confermi le condizioni e completi il pagamento. Con metodi elettronici come carta di credito o PayPal, il rinnovo è istantaneo, mentre con bollettini o bonifici possono servire alcuni giorni. Per sicurezza, è consigliabile rinnovare con almeno 48 ore di anticipo.

Se la PEC è già scaduta, la situazione dipende da quanto tempo è passato. Se è scaduta da poco (generalmente entro 60 giorni), potresti ancora riuscire a rinnovarla, seguendo la stessa procedura appena illustrata, anche se alcuni provider potrebbero applicare un sovrapprezzo per il ripristino. Se invece è scaduta da molto tempo, probabilmente non potrai più rinnovare la vecchia casella. In questo caso, puoi creare una nuova PEC con lo stesso indirizzo, ma devi sapere che tutte le email precedenti e quelle arrivate durante il periodo di inattività andranno irrimediabilmente perse.

Per approfondire l’argomento, ti consiglio di leggere il mio articolo dedicato al rinnovo della PEC dove, oltre a spiegazioni e indicazioni generali, troverai istruzioni dettagliate su come procedere con il rinnovo di Aruba PEC, PEC Poste Italiane e Legalmail (InfoCert).

Come scaricare la posta elettronica certificata

Se ti stai domandando come scaricare la posta elettronica certificata, sappi che si tratta di un gioco da ragazzi. Basta infatti effettuare l’accesso tramite il pannello Web del proprio servizio di posta elettronica certificata, quindi aprire la PEC che ti interessa salvare e cercare l’opzione Scarica messaggio (o Salva messaggio/Esporta messaggio), solitamente disponibile all’interno del menu Altro (talvolta indicato come Azioni o rappresentato da tre puntini ⋮ o ⋯). In alcuni casi, puoi persino fare clic destro sull’anteprima del messaggio per poter trovare l’opzione di tuo interesse (potrebbe trovarsi a sua volta all’interno di una voce del menu come Altro/Azioni o simile). Fatto questo, la tua posta elettronica certificata verrà scaricata in un formato compatibile, come EML o HTML.

Su Aruba PEC, per esempio, basta effettuare l’accesso tramite il portale ufficiale Aruba, quindi aprire una cartella di posta dalla schermata principale, per esempio Posta in arrivo. Fatto ciò, fai clic sull’anteprima del messaggio da scaricare così da aprirlo, quindi fai clic sui tre puntini (⋯) in alto a destra nella finestra del messaggio e seleziona la voce Scarica messaggio. Se stai utilizzando la precedente interfaccia Webmail, potresti trovare il comando che ti interessa selezionando le voci Altro > Esporta messaggio dalla barra in alto. In ogni caso, il messaggio di posta elettronica certificata verrà scaricato in formato EML.

Se le opzioni di cui ti ho parlato non fossero disponibili, puoi utilizzare client di posta come Thunderbird o Outlook. In questi programmi, infatti, puoi scaricare la posta elettronica certificata rapidamente, sfruttando le funzioni di salvataggio integrate. Nelle mie guide su come accedere alla PEC e su come impostare la posta elettronica certificata su PC trovi le istruzioni per configurare questi client, mentre nella guida dedicata a come salvare la posta elettronica trovi tutti i dettagli sul procedimento.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.