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Come fare videoconferenza

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Per motivi di studio e/o di lavoro ti è stato chiesto di realizzare una videoconferenza e, non essendo tu particolarmente pratico con i mezzi tecnologici, sei andato subito in panico perché non sai “dove mettere le mani”? Non ti preoccupare, ci sono qui io a darti una mano.

Se vuoi, nei prossimi paragrafi di questa guida, posso dunque spiegarti come fare una videoconferenza adoperando alcune delle più famose piattaforme di videocalling presenti sulla piazza. Sono tutte utilizzabili gratuitamente (almeno nelle rispettive versioni base) e sono semplicissime da adoperare.

Allora, si può sapere che ci fai ancora lì impalato? Forza e coraggio: mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo di cui hai bisogno per concentrarti sulla lettura delle prossime righe e, cosa ancora più importante, cerca di attuare le “dritte” che ti darò, così da non avere problemi nel portare a termine la tua “impresa” tecnologica di oggi. Ti auguro buona lettura e buon divertimento!

Indice

Come fare videoconferenza con Meet

Se stai cercando informazioni su come fare videoconferenza con Meet, la soluzione per le videoconferenze di casa Google, nei prossimi paragrafi troverai tutto ciò di cui hai bisogno.

Cominciamo col dire che, di base, Google Meet è sempre stata una piattaforma gratuita e accessibile a tutti, ma la creazione di nuove stanze e l’aggiunta di nuovi partecipanti erano funzioni riservate alle aziende ed erano a pagamento.

Da maggio 2020, però, Google ha deciso di rendere fruibile a tutti queste feature e, nel momento in cui scrivo, è possibile effettuare videoconferenze di 60 minuti, con un numero massimo di 100 partecipanti. Le aziende, invece, possono fare videoconferenze senza limiti di tempo e gestire fino a 250 partecipanti.

Chiarito ciò, lascia che ti spieghi come adoperare Google Meet da mobile e da desktop. Solo una cosa prima di iniziare: per fare videoconferenze con Google Meet bisogna disporre semplicemente di un account Google. Se non ne hai ancora creato uno, leggi la guida in cui spiego come riuscirci.

Smartphone e tablet

Google Meet

Per avvalerti di Google Meet da smartphone e tablet, installa e avvia la sua app ufficiale per Androido iOS/iPadOS, premi sul pulsante Continua e concedile tutti i permessi che le servono per funzionare correttamente.

Nella schermata principale dell’app, fai poi tap sul pulsante Accedi e accedi al tuo account Google (se non vedi il pulsante in questione, evidentemente sei stato loggato automaticamente). Per creare una nuova conferenza, fai quindi tap sul pulsante (+) Nuova riunione.

Come puoi notare, nel box Aggiungi altri comparso sullo schermo è presente il link da inviare alle persone che vuoi invitare nella conferenza (il link in questione è visibile anche premendo sulla scheda (i) situata sulla destra). Per condividere le informazioni necessarie per partecipare alla riunione, puoi copiarle e incollarle in una chat o premere sul pulsante Condividi per inviarle tramite app di messaggistica, social network, etc.

Per partecipare come ospite a una riunione su Google Meet, invece, devi premere il pulsante Codice riunione, digitare nel campo di testo apposito il codice che ti è stato fornito dalla persona che ha organizzato la videoconferenza e premere sul pulsante Partecipa alla riunione. Fatto ciò, devi solo attendere che il creatore della riunione ti accetti all’interno della stanza.

Che tu abbia creato una riunione o che stia prendendo parte a una conferenza creata da un’altra persona, sappi che all’occorrenza puoi disattivare il microfono e la videocamera: ti basta premere sul simbolo del microfono o della cinepresa (se non li vedi, fai tap in un punto “vuoto” dello schermo). Per abbandonare la conferenza, invece, premi il pulsante raffigurante la cornetta rossa.

Per maggiori informazioni su come funziona Google Meet, ti rimando alla lettura dell’approfondimento che ho interamente dedicato alla piattaforma di videoconferenza del colosso di Mountain View.

Computer

Google Meet desktop

Se preferisci usare Google Meet da computer, sappi che non devi scaricare alcun software aggiuntivo sul tuo PC, in quanto il servizio è utilizzabile direttamente da Web sui seguenti browserGoogle Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge e Safari.

Per procedere, dunque, recati sulla pagina principale di Google Meet, clicca sul link Accedi (in alto a destra) ed effettua l’accesso al tuo account Google (se non l’hai ancora fatto). Dopodiché fai clic sul pulsante Avvia una riunione e consenti a Google Meet di accedere alla webcam e al microfono del tuo PC.

Dopodiché clicca sul pulsante Partecipa e, nella pagina che si apre, clicca sul pulsante Copia info per partecipazione, così da copiare il link da condividere con le persone da inviare alla conferenza. Volendo, puoi anche cliccare sul pulsante Aggiungi persone e inviare via mail l’invito agli utenti in questione.

Per prendere parte a una riunione già avviata, invece, devi inserire il codice riunione nel campo di testo apposito e poi fare clic sul pulsante Partecipa collocato sulla destra. Hai ricevuto un link di invito? In questo caso, ti basta cliccare su quest’ultimo, poi sul bottone Partecipa situato sulla destra e il gioco è fatto.

Che tu sia il creatore della riunione o un partecipante, puoi disattivare all’occorrenza il microfono e la webcam, muovendo il puntatore del mouse e cliccando sull’icona del microfono e/o della cinepresa situate in basso. Cliccando sul pulsante raffigurante la cornetta rossa, invece, puoi abbandonare la videocall.

Ti segnalo, infine, che Google Meet è disponibile anche in Gmail. Lo rovi nella barra laterale di sinistra accedendo semplicemente alla tua casella di posta elettronica da browser.

Se desideri avere qualche informazione in più su come funziona Google Meet, dai un’occhiata alla guida che ho dedicato al servizio di “Big G”.

Come fare videoconferenza con Zoom

Se vuoi fare videoconferenza con Zoom, piattaforma utilizzata molto anche in ambito aziendale e scolastico (oltre che dagli utenti privati), sappi che il servizio è utilizzabile gratuitamente previa registrazione (necessaria soltanto per chi avvia la conferenza, i partecipanti possono accedervi tramite un link e, quindi, non devono necessariamente registrarsi).

Ti segnalo, però, che la versione free di Zoom presenta dei limiti: permette di effettuare videocall illimitate solo tra due partecipanti e consente di effettuare videoconferenze di gruppo per un massimo di 40 minuti. Per abbattere queste limitazioni, bisogna sottoscrivere uno dei piani a pagamento, a partire da 13,99 euro/mese.

Smartphone e tablet

Zoom Meeting

Per usare Zoom su smartphone e tablet, se non l’hai già fatto, installa e avvia la sua app ufficiale per Android o iOS/iPadOS, fai poi tap sulla voce Sign Up posta in basso a sinistra e registrati usando il tuo indirizzo email: per riuscirci, compila i campi Email, First Name e Last Name con i tuoi dati, apponi la spunta sulla casella I agree to the Terms of Service e fai tap sul pulsante Next posto in alto a destra.

Apri, quindi, il messaggio che hai ricevuto all’indirizzo email con cui hai deciso di registrarti e fai tap sul link Activate account presente nel messaggio, così da convalidare l’email e attivare il tuo account. Nella pagina Web apertasi, poi, inserisci la password che intendi impostare a protezione del tuo account nei campi PasswordConfirm Password e vai avanti.

Ora, recati di nuovo nell’app di Zoom, fai tap sulla voce Sign In (in basso a destra), compila i campi Email e Password con le tue credenziali di accesso e premi sul pulsante Sign In per eseguire l’accesso. Se vuoi puoi accedere anche utilizzando il tuo account Google, il tuo account Facebook o il cosiddetto SSO (un dominio che è possibile acquistare, solo per gli utenti business).

Ora sei pronto per avviare la tua prima videoconferenza con Zoom: premi, dunque, sul pulsante arancione New Meeting situato in alto a sinistra e, se necessario, sposta su ON l’interruttore situato accanto alla dicitura Video On e poi premi sul pulsante Start a Meeting. Se non l’avevi ancora fatto, concedi all’app l’accesso alla fotocamera e al microfono.

Ora che la conferenza è avviata, puoi invitare altre persone a prendervi parte: ti basta fare tap sul pulsante Partecipants (se non lo vedi, tocca un punto “vuoto” dello schermo) e, nel menu che si apre, premi sul bottone Invite posto in fondo.

Seleziona, dunque, uno dei metodi di invito tra quelli disponibili (es. Messenger, Gmail, Outlook, etc.) o, se preferisci, copia il link della conferenza, premendo il pulsante Copy URL, e invialo come meglio credi (es. via SMS, su WhatsApp, etc.). Per accettare i partecipanti alla conferenza, fai tap sul pulsante Admit che compare a schermo (operazione che va ripetuta per tutti gli utenti che man mano entrano nella stanza).

Sei stato invitato a partecipare a una conferenza su Zoom? Per prendervi parte, dopo aver installato e avviato l’app del servizio, pigia sul link che ti è stato inviato, fornisci il tuo nome nel campo di testo apposito e fai tap sul pulsante Continue. Accetta, poi, le condizioni d’uso della piattaforma, facendo tap sulla dicitura I Agree presente nel riquadro apertosi e concedi all’app i permessi necessari per funzionare. Infine, fai tap sul pulsante Join with video e attendi che l’host ti includa nella stanza.

A conferenza avviata, in caso di necessità, è possibile attivare/disattivare il proprio microfono tramite il pulsante Mute/Unmute (in basso a sinistra) e attivare/disattivare la fotocamera mediante il bottone Stop Video/Start Video (in basso a sinistra). Per chiudere la conferenza (cosa che può fare solo l’host, ovvero la persona che l’ha avviata), invece, bisogna premere la voce End e confermare l’operazione pigiando sulla voce End Meeting nel menu che si apre a schermo. Per abbandonare una conferenza a cui si è preso parte, invece, bisogna fare tap sulla voce Leave situata in alto a destra e confermare l’operazione, pigiando sulla voce Leave Meeting.

Per maggiori informazioni su come usare Zoom Meeting, ti rimando alla lettura della guida che ho dedicato interamente al servizio.

Computer

Zoom desktop

Per procedere da computer, devi innanzitutto installare il client ufficiale di Zoom. Per riuscirci, recati sulla sua pagina di download e clicca sul pulsante azzurro Download posto in alto, sotto la dicitura Zoom Client for Meetings.

Successivamente, se usi Windows, apri il file .exe che hai ottenuto e clicca sul pulsante . Se usi un Mac, invece, apri il pacchetto .pkg ottenuto, fai clic sul pulsante Continua, concedi al programma il permesso per accedere alla cartella Download e fai clic sul pulsante OK presente nel riquadro apertosi.

Clicca, dunque, sul pulsante Sign In e, se non l’hai ancora fatto, registrati: clicca sul pulsante Sign Up Free e completa la registrazione con la tua email (i passaggi da seguire sono pressoché identici a quelli che ti ho illustrato nel capitolo precedente, per cui eviterò di ripeterli inutilmente). A registrazione fatta, accedi al tuo account Zoom, compilando i campi di testo Email e Password, e poi fai clic sul bottone Sign In. Volendo puoi loggarti anche con il tuo account Google o il tuo account Facebook, facendo clic sui bottoni appositi.

Dopo esserti registrato e loggato al tuo account Zoom, clicca sul pulsante Continue, quindi sul bottone New Meeting posto in alto a sinistra e concedi al programma il permesso di accedere alla webcam e al microfono del tuo PC. Successivamente, clicca sul pulsante Join With Computer Audio.

A questo punto, la conferenza è avviata e sei pronto per invitare altri utenti a prendervi parte. Per riuscirci, fai clic sul pulsante Partecipants e, nella finestra che compare sulla destra, clicca prima sul pulsante Invite e poi sulla scheda Email (in alto a destra).

Non ti resta, ora, che scegliere come inviare l’invito (es. Gmail, Yahoo Mail, etc.) o, se preferisci, fai clic sulla voce Copy URL posta in basso a sinistra e invia il link per partecipare alla videoconferenza come più preferisci (es. WhatsApp Web, Telegram Web, Facebook Messenger, etc.). Per consentire agli utenti che inviti di partecipare alla conferenza, clicca sul pulsante Admit situato in corrispondenza del loro nominativo (nella finestra Partecipants situata sulla destra). L’operazione in questione va ripetuta ogni volta che altri utenti chiedono di entrare nella stanza.

Se anziché creare una conferenza su Zoom sei stato invitato a prendere parte a una videocall altrui, tutto ciò che devi fare è cliccare sul link che ti è stato inviato dalla persona che ha organizzato la chiamata e acconsentire ad aprire il client di Zoom. Successivamente, fai clic sul pulsante Join with video e attendi che l’host ti includa nella stanza.

A conferenza avviata, in base alle tue esigenze, puoi avvalerti dei pulsanti situati in basso per attivare/disattivare il microfono (Mute/Unmute) e attivare/disattivare la webcam (Stop Video/Start Video). Per chiudere la conferenza (cosa che può fare solo l’host), invece, devi cliccare sulla voce End Meeting e confermare l’operazione facendo clic sulla voce End Meeting for All nel riquadro che compare a schermo. Per abbandonare una conferenza a cui si è preso parte, invece, bisogna fare clic sulla voce Leave Meeting situato in basso a destra e conferma l’operazione, facendo clic sulla voce Leave Meeting presente nel riquadro apertosi.

Ci tengo a dirti, inoltre, che Zoom è disponibile anche come applicazione Web, utilizzabile su Chrome (accedendo alla sua pagina principale) oppure come estensione per Chrome e Firefox. Se desideri avere ulteriori delucidazioni su come usare Zoom Meeting, dai un’occhiata all’approfondimento che ho interamente dedicato a questa nota piattaforma di videoconferenze.

Come fare videoconferenza con Skype

In un articolo su come fare videoconferenza gratis, non si può non parlare di Skype: “storico” servizio di videochiamate di proprietà di Microsoft che permette di avviare delle videoconferenze anche senza effettuare alcuna registrazione, direttamente dal browser (sia da mobile che da desktop).

Di base è gratis, ma ti ricordo la possibilità di acquistare dei crediti con cui effettuare chiamate a consumo verso numeri di cellulare e di rete fissa “tradizionali” (come ti ho spiegato in quest’altra guida).

Smartphone e tablet

Skype

Se preferisci usare Skype da smartphone e tablet, installa l’app del servizio sul tuo dispositivo AndroidiOS/iPadOS, fai tap sul bottone Inizia, pigia sulla dicitura Accedi o crea account, inserisci i dati del tuo account Skype nei campi Skype, telefono o email e Password e premi sul bottone Accedi. Se non disponi ancora di un account, fai tap sulla voce Fai clic per crearne uno e registrati seguendo le indicazioni che vedi a schermo (magari aiutandoti con questa mia guida).

Successivamente, pigia sulla voce Chiamate, posta in basso e fai tap sul simbolo della cinepresa posto in corrispondenza del nominativo del contatto che intendi videochiamare per avviare la call. Se un utente non è tra i tuoi contatti, pigia sul pulsante Contatti in basso a destra, fai tap sul simbolo dell’omino e cerca l’utente da aggiungere ai contatti.

Una volta avviata la videochiamata, per prendervi parte, la persona dovrà semplicemente rispondere all’invito sul suo dispositivo. Se vuoi aggiungere altri partecipanti, premi sul bottone (+) posto in basso, premi la voce Aggiungi persone, seleziona un altro contatto dalla lista che compare a schermo e poi premi sul pulsante Aggiungi.

A chiamata avviata, è possibile gestire il proprio microfono e la propria videocamera mediante gli appositi pulsanti posti in basso. Per abbandonare la conferenza, invece, bisogna fare tap sul pulsante raffigurante la cornetta rossa.

Per maggiori informazioni sull’utilizzo di Skype, ti rimando alla guida in ho approfondito il funzionamento come usare Skype su PC.

Computer

Skype Web

Se preferisci agire da computer, potresti trovare pratico usare Skype senza account, agendo direttamente da uno dei browser supportati, ovvero Google Chrome e Microsoft Edge. Per avvalertene, recati su questa pagina Web e fai clic sul pulsante Crea una riunione gratuita.

Così facendo, verrà avviata la creazione di una stanza e ti verrà fornito il link alla stessa, che dovrai condividere con le persone che desideri far partecipare alla conferenza. Dopodiché clicca sul pulsante Avvia chiamata, concedi al servizio l’accesso alla webcam e al microfono del PC e il gioco è fatto.

Le persone a cui invierai il link, potranno parteciparvi cliccandoci sopra e partecipare come ospiti (con un account guest valido 24 ore) oppure effettuare l’accesso con il proprio account Skype. A conferenza avviata, potrai sfruttare le varie funzioni incluse in Skype e controllare il tuo microfono, la videocamera, la condivisione dello schermo, etc. mediante i pulsanti posti nella parte inferiore della pagina. Per abbandonare la conferenza, invece, dovrai fare clic sul bottone raffigurante la cornetta rossa.

Se sei interessato all’uso della versione desktop completa di Skype (cioè il classico client da installare in locale), ti rimando all’approfondimento in cui spiego in modo dettagliato come usare Skype su PC.

Come fare videoconferenza con Teams

Microsoft Teams registrazione

Adesso parliamo di Teams, altra piattaforma di casa Microsoft incentrata sulla produttività e lo scambio di documenti tra colleghi (come facilmente intuibile dal suo stesso nome).

Di base è utilizzabile gratuitamente. Ti segnalo, comunque, la possibilità di sottoscrivere un abbonamento a Microsoft 365 (ex Office 365), per usufruire di funzioni aggiuntive, a partire da 4,20 euro/mese + IVA per ciascun utente (con fatturazione annuale). Maggiori info qui.

Prima di illustrarti il funzionamento del servizio, ti consiglio di creare preventivamente un account Microsoft Teams. Per riuscirci, recati sul sito ufficiale di Microsoft Teams, clicca sul pulsante Iscriviti gratis, inserisci il tuo indirizzo email nel campo testuale apposito e clicca sul pulsante Avanti (se hai un già un account Microsoft, puoi usare la stessa e-mail associato a quest’ultimo).

Nella nuova pagina apertasi, spunta la casella Per il lavoro (se opti per la voce Per amici e parenti, infatti, ti verrà consigliato di avvalerti di Skype) e clicca sul bottone Avanti. Nel caso tu abbia deciso di avvalerti dell’account Microsoft, dovrai fornire la password di quest’ultimo nell’apposito campo testuale e poi cliccare sul bottone Accedi.

Per concludere, fornisci i dati relativi al tuo nome, cognome, nome dell’azienda e paese o area geografica, clicca sul bottone Configura Teams e attendi che la configurazione venga portata a termine. Fatto ciò, sei pronto per avvalerti di Microsoft Teams seguendo le indicazioni riportate qui sotto.

Smartphone e tablet

Microsoft Teams

Se preferisci agire da smartphone e tablet, installa e avvia l’app di Microsoft Teams sul tuo dispositivo Android o iOS/iPadOS, premi sul bottone Accedi e accedi all’account Microsoft Teams che hai configurato poc’anzi: per farlo, compila il campo di testo email e password e poi premi sul bottone Accedi per proseguire.

Ad accesso effettuato, seleziona il nome della tua azienda, fai tap sulla voce Successiva (per due volte di seguito) e poi premi sul bottone OK. Nella schermata che si apre, assicurati che il tuo nome sia corretto, premi sul bottone Successiva e poi fai tap sul pulsante Invita altri, per invitare altri utenti nel team.

Inserisci, quindi, l’indirizzo email della persona da invitare nell’apposito campo di testo, premi sul pulsante (+) e ripeti l’operazione con gli indirizzi email delle altre persone da invitare. Infine, fai tap sul pulsante (✓) situato in alto a destra, per proseguire.

Fatto ciò, pigia sul pulsante Chiamate situato in basso, pigia sul simbolo della cornetta che si trova in basso a destra, digita il nome della persona che intendi contattare nel campo di testo A:, premi sull’icona della cinepresa posta in corrispondenza del nominativo di tuo interesse e concedi all’app i permessi che le servono per funzionare correttamente.

A questo punto, la videochiamata verrà avviata e dovrai semplicemente attendere che i partecipanti vi prendano parte.

Computer

Microsoft Teams desktop

Per usare Teams su computer, collegati al sito ufficiale del programma e scarica il client dell’applicazione: per farlo, clicca sui pulsanti Scarica per il desktop e Scarica Teams e attendi lo scaricamento del file d’installazione del programma.

A download completato, apri il file .exe e attendi che venga portata a termine l’installazione automatica del programma. A questo punto, inserisci l’indirizzo email associato al tuo account Microsoft (lo stesso che hai usato poc’anzi per iscriverti a Teams) nel campo Indirizzo di accesso, premi sul pulsante Accedi, inserisci la tua password nel campo apposito e clicca nuovamente sul pulsante Accedi, per effettuare il login.

Su Mac, invece, apri il pacchetto .pkg ottenuto, fai clic sul pulsante Continua (per due volte di seguito) e premi in seguito sul bottone Installa. Inserisci, dunque, la password del tuo account utente su macOS, premi sul bottone Installa software e, per finire, clicca sui pulsanti Chiudi e Sposta.

Dopo aver installato e avviato Teams, clicca sul pulsante Accedi ed effettua il login all’account Microsoft Teams che hai configurato prima: per procedere in tal senso, compila i campi di testo email e password e poi clicca sul pulsante Accedi, per proseguire. A login effettuato, fai clic sul nome della tua azienda e poi sui bottoni Continua (per due volte di seguito) e OK.

Successivamente, fai clic sulla scheda Chiamate situata sulla sinistra e, se non l’hai ancora fatto, aggiungi nuovi contatti al tuo team: per riuscirci, seleziona la voce Contatti, fai clic sul bottone Aggiungi contatto e compila la scheda relativa al contatto da includere nel team.

Per avviare la videochiamata, poi, dopo aver selezionato la scheda Chiamate nel menu situato sulla sinistra, clicca sul pulsante Chiama, digita i nomi dei contatti che intendi chiamare e fai clic sull’icona della cinepresa posta in basso. Non ti resta, ora, che attendere che i partecipanti che hai invitato alla chiamata rispondano e vi prendano parte.

Ti ricordo che, se vuoi, puoi avvalerti di Microsoft Teams direttamente nel browser, accedendo al servizio dal suo sito ufficiale. Maggiori info qui.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.